浅谈建设项目档案信息化管理

摘 要：项目档案是工程建设和管理中十分重要的组成部分，信息化社会，建设项目档案信息化势在必行。本文尝试从项目档案的特点和项目档案管理工作的问题入手，介绍项目档案信息化建设工作并提出相关建议。

关键词：建设项目；档案管理；信息化

项目档案是工程建设的重要组成部分，它凝结了项目管理人员、技术人员的智慧，是工程建设过程的真实记录，是工程使用阶段、再建设阶段以及同类新项目开展的重要依据，应充分利用信息化管理手段，通过档案信息管理系统与相关业务系统的对接，实现对项目档案的有效收集，确保其完整性和系统性。笔者在分析项目档案管理存在问题的基础上，简单介绍所在单位项目档案信息化建设工作，并针对信息化工作提出自己的一些思考。

1 建设项目档案管理中的主要问题及信息化的必要性

目前，建设项目档案管理工作普遍存在工程分散、工期长、人员流动性大等特点，加上信息化程度不高，档案意识薄弱等因素，导致档案工作和工程管理工作脱节，主要表现在以下三方面：

1.重工程建设，轻档案管理

目前在建设项目管理中普遍存在着重工程，轻档案的问题。尽管国家把项目档案管理作为建设工程管理的重要组成部分，印发多部制度和指导意见，为企业提供标准依据，很多企业也根据自身业务特点以国家各项标准规范为纲，制定了多项实施细则，指导本单位档案工作的开展。但是在实际工作中，受效益驱动因素影响，工程实体仍然会得到更多的重视。

2.项目档案信息化程度低

目前，大多单位都有意识的对项目文件进行电子化处理，很多单位也构建了针对项目管理的信息平台，但由于未能融入档案管理理念，电子文件的归档范围没能体现在管理系统之中，致使数据不完整。同时，由于没有和专门的档案管理平台进行对接，也导致了信息的孤立。

3.项目档案的形成与工程进度不同步

档案的形成和工程进度不同步是项目建设中普遍存在的问题。促成这种现象的主要原因有两个：一是项目上的档案工作人员大多身兼数职，给予档案工作的精力有限，加之对档案业务不熟悉，对档案工作标准不清晰，不能及时对项目文件资料进行收集、整理，致使档案工作滞后；二是项目档案管理欠规范，一些单位对项目档案的管理力度不够，致使项目档案工作的开展自主性、随意性较强，档案实体安全管理存风险。

4.项目档案信息化建设的必要性

对比传统档案管理模式的诸多弊端，信息化建设的整体优势十分明显：它能够确保归档电子文件的成套性，规范性和系统性；能够改变目前项目档案工作固步自封、难以发挥信息资源优势的现状，促使项目档案管理逐步走向开放；能够促使档案信息采集工作与项目进度同步，有效解决项目资料分散，后期收集整理难度大的问题，实现建设项目档案信息资源的科学管理。基于此，项目档案信息化建设就显得尤为必要，应加大投入，强力推进。

2 档案信息化建设的实践

笔者所在公司在开展档案信息化建设之初成立了档案管理系统项目工作组，确定了建设目标、工作计划，对各部门和所属单位的业务需求进行调研、分析、业务流程再造优化，并最终以调研成果作为系统开发的支持依据。公司档案信息化建设包括三方面内容：

1.档案管理系统的建设

公司档案管理系统将与OA等信息化系统进行接口管理，通过接口集成、数据迁移等方式完成档案管理模式的过渡与转化，融入到公司信息化规划体系中。系统将设有文件中心、档案中心、库房中心、利用中心等业务管理模块，在线开展电子档案“收、管、存、用”的基本业务，实现档案信息的实时采集、自动化管理和网络化利用，有效解决信息沟通渠道不畅，各类资料分部门重复立档的问题。

为避免大量有价值和凭证作用的电子文档在公司日常工作中不断沉淀，提升档案管理的统一协调办公效率，档案管理系统将与已有的OA等系统进行集成建设，同时为计划建设的系统留出接口。集成内容包括用户账户同步、权限统一、模块整合等，实现单点登录，避免数据的重复录入，实现数据的继承与共享。系统还将设置离线客户端程序，用于实现档案的离线整理、在线提交、客户端数据导入系统等业务功能，满足个别项目部在无内网或网络不稳定状态下进行档案数据的归档操作，对线下档案数据进行统一模式管理，方便档案数据的归档。

2.项目档案的数字化

项目档案资料数字化是项目档案信息化的基礎，其主要内容是通过信息化手段实现档案全文存储。公司档案数字化分四步走，首先通过与其他业务系统的融合，建立在建项目文件资料电子采集流程，实现在建项目电子档案的规范化、流程化管理，努力做到档案资料采集工作与项目建设同步进行；其次对纸质材料安全存隐患的重点项目档案进行数字化处理，将档案数字化与重点档案的抢救相结合，推动对重点档案的保护；再次对已完工处于运维期的项目档案进行数字化，将档案数字化与实体整理相结合，推动库藏档案的规范化管理；最后对已超出运维期的项目档案进行整理、扫描、著录等工作。

需要注意，数字化前整理工作是不容忽视的，必须明确库藏档案的类型、载体形态、库藏数量、档案信息利用等情况，以服务于公司生产经营为目的，注重效益，力争做到数字化的档案信息是高价值、高利用率、标准规范的信息资源。

3.制定和完善相关制度标准

公司原有的档案管理制度，其本质是为了规范档案工作，而信息化后档案工作将更多的融入到各业务部门的日程工作中，这就需要对档案制度进行完善，将电子档案管理规范列入其中，同时对档案管理流程进行创新，将信息化后的档案工作的整体规范、操作流程、增效制度、激励机制等都纳入到档案管理制度中来，并严格落实目标责任制、考核责任制，使档案工作问责制度落地生根，让制度成为硬约束。

3 项目档案信息化建设中应注意的问题

项目档案信息化建设是促进项目档案管理科学化，聚合内外部信息资源的有效途径，但在信息化给档案工作带来生机的同时也有一些问题需要引起注意。

1.要注重档案管理的安全性。档案信息化建设的目的不是为了摆脱纸质档案的存在，因此对于项目档案的管理一定要实行双轨并行机制，防止任一介质档案的遗漏，保证公司信息的安全、完整。此外，要充分保障网络信息系统的安全，数据库的自动备份、网络系统的病毒防范、严格的查阅权限和安全的加密保护功能都是档案信息化工作需要重点关注的问题。

2.要加强部门之间的协作。项目档案信息资源是从建设工程各项业务中产生，并最终可以为各项业务提供信息支持的。因此，项目档案信息化建设需要各部门相关业务人员的深度参与：系统规划设计阶段需要他们提出系统功能和信息服务的需求；系统测试阶段需要他们提供完善建议；系统运行阶段需要他们主动应用。档案工作者必须加强与业务部门的沟通，将档案工作的价值进行宣贯，通过为其提供准确的信息推送服务提高各业务部门对档案资料归档和积累的意识。

3.要加大档案信息资源整合的力度。档案资源的整合应在“统一领导，分层负责”的档案工作体制下实现现有档案资源的有效配置。档案资源整合的基本途径在于整理与组合。组合是将分散在各部门和驻外机构的档案资源进行集中，使档案资源在结构上趋于合理，在配置上趋于优化；整理则不仅仅是档案系统化和档案编目这些基础性整理，而且包括档案编研等研究性整理，促使其内在价值得到提升。

随着科技的进步，信息化已不可避免的进入了档案管理的领域。在信息技术改革创新速度迅速的今天，档案管理也将面临更大的挑战。如何面对信息技术带来的安全问题，如何有效整合资源快捷、准确的提供服务，都需要档案管理人员用心去领悟，并在实践中不断落实。

参考文献

[1]钟文玉.项目档案信息化管理.交流，2014（8）：68-69

[2]陈嫣.建设项目档案管理信息化的探讨.管理，2010（1）：206-208

[3]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设.中国科教创新导刊，2011（10）：137-138

作者简介

李艳平（1982-），女，河北，硕士，本科研修档案学专业，毕业于北京科技大学，馆员，研究方向：档案管理。