浅议医院志愿服务档案的管理

陈琴华

摘 要：2009年“志愿服务在医院”活动启动后，各医院积极探索适合本院实际的志愿者服务模式，志愿服务活动过程中产生了越来越多的志愿档案。本文从志愿服务档案管理入手，分析志愿服务档案的作用、梳理志愿档案管理的几个步骤，以便更好地开展志愿服务工作。

关键词：医院；志愿服务；档案管理

随着社会的发展，志愿服务精神越来越深入人心。2009年卫生部、中宣部等8个部门共同启动“志愿服务在医院”活动，也促使医院进一步探索适合本院实际情况的志愿者服务模式，弘扬志愿服务精神，推动志愿服务工作发展。

长期以来，福建X医院秉承博爱济世的传统，注重履行公益职责。医院广泛调动医院职工的积极性，开展形式多样的门急诊导诊、义诊、健康教育、病房教室等志愿服务活动，在发扬志愿者精神，提高医务人员专业技术与服务水平的同时，也为方便群众，提高群众健康意识，和谐医患关系。随着医院志愿服务活动的开展，志愿服务档案种类杂、数量多、分类不清、管理不规范等问题随之而来。为推动志愿服务向前发展，规范志愿服务管理行为，使志愿服务规范化、制度化，因此加强医院志愿档案管理迫在眉睫。

1 医院志愿服务档案的概念

档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录[1]。医院志愿服务档案是指在医院志愿服务活动中形成的具有保存价值的文书、图表、音像等材料。

2 医院志愿服务档案的作用

（一）志愿服务档案具有凭证作用

档案所带来的信息不仅客观的反映了事物和思维发展的纵向而且广泛的反映了实践活动的广度和事物发展的领域[2]。志愿服务档案是志愿服务活动中的一个真实记录，是历史痕迹，记载着医院志愿服务工作从发展初期至逐渐完善的过程，包含制度的变迁，活动经验与教训、经费支持、历史荣誉等，真实、全面的反映医院志愿服务的发展，为记录医院历史提供了一个实实在在的凭证。

（二）保障志愿者权益的依据

志愿服务档案包含了志愿服务活动前期策划到后期的总结、志愿者名册、服务时间及其地点、服务流程和内容、上级指示文件等各种文件资料。志愿服务档案在记录志愿者奉献爱心的同时也为保障志愿者权益、开具志愿服务时间证明、评优评先提供真实依据。

（三）提供宣传志愿服务的素材

志愿服务档案是医院宣传志愿服务工作的重要素材，有利于展现医院志愿服务工作开展情况及水平，展现医院职工精神风貌。志愿服务档案记录了志愿者活动时的风采，留下的足迹、欢笑与汗水，为弘扬志愿服务精神，传递正能量起到了积极作用。

（四）志愿服务档案促进志愿服务工作的发展

志愿服务工作人员可以通过志愿服务档案了解志愿服务情况，吸取经验教训，更好地促进医院志愿服务工作的发展。活动类型、流程、参与的人员、物资及人员安排在档案里都有迹可循，对研究医院志愿服务工作历史、处理问题等具有重要的参考作用。工作人员可借鉴以往的志愿服务活动，完善志愿服务制度，创新服务形式，丰富服务内容，更好的满足广大群众的志愿服务需求，提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案。

3 医院志愿服务档案管理

（一）志愿服务档案的收集与整理

志愿服务档案包含内容广泛，主要分以下几类。一是，上级政府的政策文件、医院志愿者管理制度、志愿服务章程、志愿考核细则等，结合医院实际制定的“志愿服务在医院”活动实施方案。二是，志愿服务活动过程中产生的档案。志愿档案贯穿于志愿者招募、培训、考核、服务、考核表彰等各个环节，包括志愿者宣传折、招募公告；志愿者培训材料、医院资源手册；志愿者报名表、排班表、通讯录；志愿服务活动计划书、总结书、问卷；为志愿者提供交通、餐饮补贴时产生的物资票据；志愿者时长记录及精神和物质奖励情况及相关材料；志愿者工作提出意见和建议；退出志愿服务申请；志愿督导及志愿服务评估等。三是外单位发的关于支持义诊的函、录音录像、新闻宣传等其他志愿工作材料。

医院工作人员在做好志愿档案的收集与整理工作时，确保档案收集的及时、准确、完整。

（二）志愿服务档案的鉴定与分类

鉴定即检查收集整理的档案是否具有保存价值、是否符合归档要求，材料是否完整与准确。志愿服务档案的分类根据志愿档案的内容将其分为医院志愿服务概况档案、日常志愿服务工作档案、其他志愿服务材料。其中医院志愿服务概况档案为医院志愿服务历史、相关管理制度、大事记、机构结构、历史荣誉、干部人事等。日常志愿服务工作档案根据志愿服务内容分为门急诊导诊、义诊、健康教育、病房教室、爱心图书角等项目，各项目下再按时间进行分类整理。其他志愿服务材料包括新闻宣传、志愿者心得体会等，按项目和时间进行排序。

（三）志愿档案的保管与统计利用

医院志愿档案应由志愿服务工作人员专人保管，分为纸质版与电子版进行保管并编制索引目录，其中纸质版配备专柜放置。

注重做好对归档志愿档案的利用工作，将档案利用做到因地制宜，灵活有效，真正地提高档案利用率。定期对志愿档案进行统计，含志愿者人数、服务时长、服务次数、服务人数等，准确计算出志愿服务成效；将志愿服务中精彩的活动编辑成海报、宣传栏、新闻报道等，提高志愿者参与的积极性与荣誉感以及全院职工对志愿服务活动的关注度，进一步弘扬志愿服务精神；按上级要求及时报送有关数据及相关志愿服务材料，做好医院精神文明建设工作；对档案材料进行归纳分析，总结经验教训，积极创新志愿服务形式，从而推动医院志愿服务事业的发展。

医院志愿服务档案管理存在着志愿档案管理制度不健全、收集档案方式单调，保管设备少，管理方式落后，信息化不足，档案管理人员的素质有待进一步加强等不足。随着对医院志愿档案的重视，医院志愿档案管理的制度化、规范化，相信志愿服务档案将更好推进医院志愿服务工作的发展，为广大人民群众服务。

参考文献

[1]王麗.浅谈档案管理的重要性.科技信息[J]，2010，23：242

[2]覃爽，罗星伶.浅析独立学院青年志愿者协会档案管理制度的建立与完善.科学中国人[J]，2014，7：65