事业单位档案管理现存问题及对策

高永欣

摘 要：档案管理于事业单位经营管理中的地位、价值，在某种程度上对经营效益和社会发展起到推进作用。我们将从分析事业单位档案管理的重要性，浅析事业单位档案管理存在的问题，最后探讨优化事业单位档案管理应采取的对策，意在从根本上推进事业单位档案管理水平的提升。

关键词：事业单位；档案管理；问题及对策

档案管理涉及资料收集、整理和鉴定、保管、检索与统计等工作。伴随科技水平的进步，信息化档案管理对传统管理模式而言则为重要挑战。若要避免传统档案管理模式取缔问题，则应以管理目标为基准，通过社会服务的优化创新，保证传统档案管理、信息化档案管理兼并共存。但是，基于事业单位档案管理长远发展的脚步，其易在诸多因素的制约下，衍生各类管理问题，而该项工作正是档案管理人员亟待解决的对象。

1 事业单位档案管理的重要性

众所周知，事业单位档案管理工作，以现实性、真实性、动态性、保密性的特点，在事业单位经营管理中占据关键地位，充分体现档案管理工作的重要性。首先，人事管理方面。档案管理的核心目的在于为单位提供选人、用人的价值导向，是对职工政治、业务能力、学术经济与组织活动的记载，能反映党和国家的工作活动状态，具有严谨性、保密性。其次，人事考评方面。现阶段，国内诸多事业单位均已具备全面性、完整性考评体系，其结果和职工利益存在直接关联。其中，档案资料是衡量职工考评准确度的关键，原因在于：人事档案资料以真实且显示的记录标准为核心，对职工工作经历、个人经历予以明确说明，不仅是职工综合考查的前提，更是事业单位档案管理价值的根本体现。最后，提供考察依据。事业单位人事档案的动态性特点主要凸显在信息更新等层面，即结合职工岗位深造与工作经历，实时对档案资料予以更替。因此，人事档案能够对职工各时期和各阶段的工作态度、工作经历进行全方位呈现，促使其在上级考查中，发挥显著优势。此外，事业单位档案管理还具备时间跨越特点，即通过对职工资料的完整性保存，为后续各项工作的开展提供组织依据。

2 事业单位档案管理存在的问题

2.1 管理人员素质低下

一是专业技能的匮乏。在事业单位档案管理工作的开展，管理人员专业技能和理论知识的不高，甚者管理人员并非专业档案管理者，由此产生的档案管理效果与质量难于得到保障。二是责任心的缺乏。在实际管理过程中，由于管理人员缺乏足够的责任心，没有对档案信息予以及时更新，或者没有做好档案工作的保密性，工作态度不严谨，严重影响后续工作的开展。三是AB角色调配的不合理。单位没有合理安排好管理人员AB角色互换的机制，A角出现问题时，没有B角及时替上，造成档案管理工作滞后。

2.2 管理机制欠缺

“无规矩不成方圆”，若因规矩的缺失，则产生的后果将会难以想象，而事业单位档案管理工作也同样如此。职工只有在规章制度、道德规范兼并制约的前提下，方可对自身行为予以综合管控，使其能够落实事业单位档案管理意义的同时，保证档案真实性。但实际情况并非如此，部分事业单位因管理机制的欠缺，无法对人事档案实施管理，导致管理水平、管理质量低下。例如：案卷信息表达不清、序号杂乱无章、卷内目录繁乱或不全，甚至少数事业单位还尚未构建档案借阅和保密、保护、收集与整理等体系。之外，档案管理人员因岗位职责的认知偏差，使之无法以规章制度为根本，做好自身职责工作，导致事业单位档案管理机制的重要性流于形式，丧失其本真价值。

2.3 信息水平低下

鉴于科技的迅猛发展，政府部门、事业单位纷纷加大先进设备与先进技术的使用，并通过信息系统的辅助管理，推进自身管理效率的提升。然而，统筹分析事业单位的情况，发现于档案管理工作虽以迈向信息化发展的脚步，但仅在信息检索、录入与排序等层面对管理系统或软件予以利用，难以落实人事档案信息共享的目的。该项问题的衍生，既会对档案信息的实际使用率造成影响，还会遏制档案管理职能全面发挥。

2.4 经费与场地缺乏

由于事业单位档案管理工作涉及各部门、各职工，致使其以复杂化的缺陷，伫立于事业单位经营管理范畴。此环节的进行，若要从根本上彰显档案管理的价值，则应对设备设施以及场地予以根本上满足。但是，受到市场格局的影响，事业单位无法对档案管理设备设施施行充足配置，场地对设施受控要求等，产生该种现象的关键点在于办公系统的日渐完善，推进电子档案、纸质档案的兼并管理，而管理阶层的疏忽，使之档案管理经费相对减少，档案场地不够，难以实现信息化设备设施的建设，从而产生档案室温度、湿度控制问题的误差，导致纸质档案霉变的后果。

3 优化事业单位档案管理采取的对策

3.1 推进队伍标准化建设

人员作为档案管理的参与者、执行者，其综合素质与专业技能均是影响管理质量的首要因素，因此，事业单位档案管理水平高低取决于管理人员素质技能。档案管理人员应提高认识，明确自身“一线”职责，并于工作环节通过专业素养、技能水平的不断强化，有助于管理工作整体水平的提升。我们可以通过定期培训、定期考核、经验交流的组织活动所体现，即利用对管理人员工作流程的全面掌握以及合理部署，在优化其管理模式的基础上，推进管理人员工作效率的提升。同时，我们应注重分工协作，形成共同参与格局。事业单位档案管理工作中若因交接环节失误，易引发管理纰漏，甚至发生管理中断，我们应合理调配AB角色互换机制，及时衔接工作，减少因人员问题对档案管理工作的中断情况。

3.2 建立健全长效管理机制

档案管理作为协调事业单位工作的运行体系，而其制度的设定是确保单位稳定运转的根本前提。做好事业单位档案管理优化工作，应着重加强在职档案、转调档案中的管理。前者通过类别的差异，对其档案予以分类，以此为后续档案资料查找工作的进行奠定基础。后者应根据提取档案专项制度的制定，切勿于档案转接期间发生遗失等漏洞问题。另外，加强档案归还保存材料的精细检查制度，尤其针对私自涂抹、更改等行为，视情况追求当事人法律责任。

3.3 发挥信息化现代化作用

做好事业单位档案管理信息化、现代化建设的目标，一是实现資源数字化。资源数字化不仅作为当前信息与现代化建设的前提，还是确保档案原件完整性、真实性的关键手段。二是完善管理规范化。规范的管理是事业单位档案管理信息化目标的组成核心，又是衡量管理水平的“金指标”。因此，事业单位在针对档案管理工作中，应对信息化管理理念予以综合利用，依据国家现行档案管理标准，以自身需求及发展现状为切入点，编制事业单位内控管理体系，如管理软件、数据格式、着录项目与文档格式的明确，通过影像扫描和条码扫描等设备设施的辅助、对云技术的运用等手段，能有效确保档案管理的科学性、严谨性。

4 结束语

总之，做好事业单位档案管理工作，则应以时代特点的融入为前提，不断提升自身管理水平。由此可知，档案管理工作的施行，需将自身管理纳入核心目标，在详细探讨事业单位档案管理工作重要性的同时，对其问题予以综合分析，如管理人员素质低下、管理机制欠缺、信息水平低下、经费与场地缺乏等。为此，在事业单位档案管理寻找问题制因的基础上，通过推进队伍标准化建设、建立健全长效管理机制与发挥信息化现代化作用等对策的施行，确保自身稳定发展。

参考文献

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