县级档案局现代化档案管理工作的探究

王亚平

摘要：在这个新的发展背景下，各个方面的工作都要做到与时俱进，档案的管理工作也是如此。在县级的档案局，档案管理可以说是一项非常重要的工作了。而且随着大数据的到来，档案不再是单单的保管，还要实现信息的资源共享。为了适应这个现代化的发展要求，本文将对如何做好这项工作进行探讨。

关键词：现代化管理；档案；县级档案局；信息技术

随着信息化的快速发展，现代化档案管理工作也迎来了新的挑战。为了更好地达到这次的工作要求，可以从以下方面进行改善。首先，与时俱进，跟上时代发展的脚步，将档案信息上传到电子数据库当中，进行统一化管理。其次，改善档案管理工作的工作制度。最后，始终遵循以人为核心的理念，加强档案馆人员的信息化技术。

1、档案信息与电子信息技术的完美结合

档案管理工作是县级机关的核心工作之一，也是这一机关工作价值的重要体现，所以各部门都非常重视。而且档案管理工作还保存着最真实的信息，所以这项工作是很有意义的。而且，伴随着科技的进步，现代化的电子信息技术是面向全球的。因此，对于县级档案局的现代化档案管理工作既是一个发展机遇，同时又是一项挑战。

若想更好地完成这项工作，首先要认识到档案信息与电子信息技术结合的意义所在。这项工作主要是将纸质的档案信息录入到计算机，存储到信息库当中去，建立电子版的档案来替代纸质档案，为信息找一个全新的载体。而且，计算机具有搜索功能，能够快速的查找需要的信息，减少了纸张的浪费，还大大提高了档案管理人员的工作效率。

在将档案信息与电子信息技术结合以后，还可以建立一个全面、综合性强、查找方便且迅速的档案信息网。人们可以通过这套网络体系，将公开的信息上传到县级档案局的工作网站中去，方便人们到网站中浏览，这就是在实现所谓的资源共享。这样一来，人们在查找信息的过程中，可能还会注意到县中的各个方面的发展动态，进而促使县里的经济得到发展。

2、全面改善档案管理工作的工作制度

2.1对档案进行全面的普查

为了更好地落实现代化的档案管理工作，将其变成有规划且标准性强的工作，首先要做的就是进行全面的普查。这些档案包含有几代人的信息，所以数量十分庞大，是一项十分艰巨且困难的任务。但是，正因为传统的档案管理工作不会对其进行普查，所以现代化档案管理工作才要完成这一艰巨的任务。不过，这项工作也不是毫无源头可抓的，普查工作可以专门针对那些长时间不会触碰的档案进行全面普查，而那些经常会翻阅的档案则可以粗略看一下。并且在普查的过程中，要懂得舍弃一些不再具有使用价值的信息，去除重复出现的信息，这也能使档案管理工作的效率有所提升。

2.2统一的为档案分配序号

我们所说的现代化档案管理工作，主要是运用计算机，相关工作人员需要将纸质档案中的信息记录到计算机的数據系统中去。为了加快计算机的搜索速度，录入信息时，工作人员可以给档案分配统一的序号，使信息按照序号的顺序排列。这样一来，不仅使得信息的查找速度加快，还方便相关工作人员检验信息是否完整，是否有遗漏，避免错误的发生。

2.3对题目名称进行规范

为了使大家查找信息的准确率更高，可以对档案的题目名称进行标准、规范化的修改。题目的命名，要能够正确的描述出机构的工作特性，尽量减少由于描述不准确，而在计算机中查找不到信息的情况发生。而且，在进行档案录入的过程中，相关工作人员不要偷懒，粗略的表述内容。要不辞辛苦的详细记录信息，做到时间、地点、人物、事件以及范围等各个信息都齐全，保证电子版的档案信息是完整的。在最后的信息审查过程中，一旦发现某个档案的信息不够完善的，要立刻将其补齐，若是信息重复了，也要及时处理掉，用心的做好这项工作。

3、培养一批优秀的现代化档案管理人才

首先，在挑选现代化档案管理人员的时候，这些人必须是对传统档案管理工作业务熟练的人。如果这些人连基础的业务技能都不具备，那需要进行培训的任务就太过繁重了，而且培养起来耗费的时间太长。其次，这些人不能是思想观念陈旧的人，要懂得追随时代的脚步，有先进的思想，喜欢并且敢于接受新鲜事物，这样的人培养起来会更加容易。最后，如果这些人具备创新思想，并且喜欢自学或者擅长计算机技术就更好了。

为了能够更快、更好的实现现代化档案管理工作，必须抓紧培养一批优秀的现代化档案管理人才，而这一工作就要求管理人员掌握一定的计算机专业技能，能够利用计算机处理一些事务。可以为挑选的这些人员开设一个计算机技术培训班，帮他们掌握计算机技能。正所谓：干一行，精一行，这应该是人们对于自身工作的态度。一个合格的现代化档案管理人员应该具备以下三个条件：第一，熟练掌握计算机在档案管理方面的专业技能，这样也有利于自身的更好发展；第二，业务能力要相当强甚至可以说是专业的，这样才能更好的服务大众，为他们答疑解惑；第三，档案管理工作涉及的内容其实相当广泛，除了掌握专业技能外，还要了解一定的其他方面知识，使自己更加充实，面对他人的提问，可以回答的出来。

4、结语

档案管理工作由原来的纸质版演变成现在的电子版，是现代化发展的必然趋势。而且现代化的档案管理工作，减少了人员的浪费，节省了经费的同时还提高了工作的效率，大大方便了人们对于信息的查找，这是时代进步的标志。

参考文献：

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