云计算基础下的档案管理服务创新分析

赵慧

摘 要：由于社会经济的快速成进步，计算机技术被广泛普及应用，这极大地方便了企事业单位的档案管理工作，提高了档案管理人员的工作效率。然而在档案管理工作中，不但要做好基本的信息存储管理工作，更要对信息资源进行有效利用与开发，从而逐步创新企事业单位的档案管理服务，更好地辅助社会主义建设事业的进行。本文简述了云计算基础下档案管理的巨大作用，分析了云计算基础下档案管理服务的优点，并提出了云计算基础下，档案管理服务的有效创新策略，以供参考。

关键词：云计算；档案管理服务；优点；有效创新策略

目前，我国很多企事业单位的档案管理系统还不够成熟完善，存在着这样那样的缺点，这些缺点在一定程度制约了市场经济的顺利发展。档案管理业务作为市场中多种经济联系共同作用的产物，对企事业单位和社会的发展有着独一无二的推动作用，同时它也是一种极其重要的市场价值体现。将云计算技术应用在档案管理业务中，可以实现档案管理的电子化、智能化，有效提高档案管理人员的工作效率。

一、云计算基础下，档案管理的巨大作用

云计算机基础下的档案管理服务对企事业单位的生存与发展具有重大作用，这种作用主要体现在三个方面。第一，档案不但是对员工过往工作的种种总结，同时它还为领导层管理企事业单位员工提供数据参考，方便领导层作出相应的管理决策。将过往的事情标注在员工档案里，就等同于为员工创建了一份个体的社会活动记录册。因为人的大脑容量是有限的，所以人的记忆也是有选择性的，员工对已往的工作经历不可能全部记忆住，这时就需要档案准确记录过往的事情，把过往的许多重要事情清晰标注在档案里，方便领导层查询使用，对员工开展全面管理工作。第二，档案明显映射出企事业单位的管理状况，因为在企事业单位的管理中，其最关键的就是制定并实施合理的员工制度，而在制定和实施的过程中，每一步都需要档案提供数据参考。第三，档案为企事业单位评估员工提供重要的数据参考。企事业单位需要定期对员工的各项工作与工作绩效做出评测，这种评测很多方面需要依靠档案给出数据参考，然后由相关的绩效评测人员加以考核总结。

二、云计算基础下档案管理服务的优点

（一）服务全面化

云计算机基础下，不但档案管理服务的质量逐步提升，而且档案管理部门的人员分配和机构设置也有所优化，从而全面完善了档案管理的服务机制。基于云计算基础的档案管理系统具有专门的操作软件，能够将之前的众多零散信息加以科学整合管理，并系统地进行保存，方便用户日后有效查询，简化了档案管理的整个操作流程。

（二）操作便捷性高

传统的档案管理系统因为受限于管理设备，普遍存在档案管理难度高、档案管理人力、物力耗费大、档案管理人员工作意识差、档案管理制度不健全的缺点。而在云计算基础下，档案管理服务水平提升后，档案管理系统的操作流程得以简化，这样档案管理操作的便捷性就显著提高，优化了档案管理的资源配置。

（三）信息分类精确化

在云计算基础下，档案管理工作中的案档分类变得精确而详细。针对一些需要保密的档案，档案管理系统能够依倨档案管理级别和档案管理权限，对这类信息实行网络智能化管理，有效防止机密信息泄密或被盗；而针对开放性的信息，档案管理系统会自动对它们实施市场运作管理，从而将这些信息及时传达给需要的人群。

（四）保存稳定性好

传统的档案管理系统经常将档案固定储存在某一个地方，再由档案工作人员对其进行记录和管理。有时存放地点遭遇意外情况或重大灾害，就会损坏许多档案，破坏了档案保存的完整性，给企事业单位查询档案与使用档案造成了一定的困扰。而在云计算基础下，档案管理者利用集群的储存方式将档案分类储存在许多不同的独立服务器上。

三、云计算基础下，档案管理服务的有效创新策略

（一）健全檔案管理体制

云计算基础下，在创建档案内部网络的进程中，健全档案管理的体制十分重要。只有具备了成熟完善的档案管理体制，才能对档案进行全面、规范、系统、详细的分类操作，从而提升档案管查询工作和档案使用工作的便捷性，优化档案管理的服务质量。档案管理人员必须对档案进行科学的评估，及时完善档案系统中的不健全部分。企事业单位在招聘档案管理人员时，一定要选拔那些具有专业档案管理素质的人员，同时重点培训这些人员的档案管理专业知识与档案管理专业技能。确保工作人员对档案管理的整个工作流程与档案管理的专业技能能够够深入了解，熟练掌握。

（二）革新档案管理服务模式

将计算机机技术引入档案管理服务，可以革新档案管理的服务模式。新型的档案管理服务模式是依据不同用户的个性需求来设计的，不但可以有针对性地满足用户需求，提高用户满意度，还能够以用户意愿为准则，实施不同程度的修改或退订活动。同时，企事业单位要进一步强化相关工作人员的档案管理意识，让档案管理人员在大量的实践与不断的学习中，逐步提高自己的管理知识与管理技能。

（三）确保信息存储安全

确保档案信息的存储安全是档案管理工作的另一项重要内容，也是评测档案管理技术的最关键指标。在云计算基础下，档案管理服务中的众多平台被科学连接在一起，整体发挥档案管理系统高效数据查询与快速数据传输的功能。云计算管理通过将用户信息传输到云端的方式，在众多服务器中安全储存了数据，这样不但使数据的查询和使用变得更为方便快捷，还有效提升了信息存储的安全性。

（四）实现资源利用最大化

在云计算基础下，工作人员能够把档案资源在云计算中进行储存，以网络传播为手段实现信息共享，这样就实现了信息利用的最大化，为企事业单位提代供了充足有效的信息资源。

四、结语

总之，将云计算技术应用在档案管理服务中，不但可以提升档案管理服务的质量，还能使档案管理更全面、更有效。在云计算基础下，不斷创新档案管理服务可以促使档案信息资源在共享上更具有针对性，最大程度地对档案信息资源开发利用，提高档案管理系统的实用性与灵活性，最终从整体上优化整个档案管理的服务质量。

参考文献：

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