浅谈数字化时代企业档案信息化建设

杨子萱

摘 要：数字化时代企业档案是一个企业最重要的宝贵财富，也是一个企业经营水平的体现，更是一个企业综合能力的表现。本文以档案信息化的概念和档案信息化的重要性为出发点，进行展开分析，在数字化时代的大背景下，探讨了企业档案信息化建设所存在的问题，最后从加强企业管理部门对档案信息化管理的重视、加大企业档案管理信息化的基础设施投入、完善企业档案管理机制、加强数字化档案网站的建设四个方面，探讨了企业档案信息化建设的对策及引发的思考性问题。

关键词：数字化；企业档案；信息化建设

1 数字化时代档案信息化概念及其档案信息化重要性

1.1 数字化时代档案信息化的概念

企业档案是一个企业的灵魂，是最重要的宝贵财富，也是企业经营方式的体现。所谓档案信息化建设就是利用新时代的技术在保证企业档案内容不变的情况下，把档案的机构和存储的方式作出符合信息化原则的转化。在转化的过程中，一方面需要实现对企业档案的资源化，另一方面是对企业档案物理形态作出符合信息化环境和信息化目标的转化。在数字化时代，企业档案的信息化建设，并不是一个单纯意义上的技术性问题，在很大程度上表现出了系统性与工程的复杂性，是技术与业务之间的相互沟通、相互影响、相互融合的过程。

1.2 数字化时代档案信息化的重要性

企业档案信息化是提升档案管理工作水平的必然要求。传统的企业档案管理都是以纸张形式进行记录管理的，随着社会的发展和进步，逐渐出现了照片、影片、录音录像带、磁带、磁盘、光盘等多种形式的载体。而现代化的数字电子档案又成了档案发展的必然趋势，相较于传统的纸质企业档案管理，它具有极强的管理性和安全性，更容易保存，不易损坏。只有实现了企业档案的信息化管理，才可以把封闭式的档案变成可以科学合理配置的档案系统，也为今后档案信息化管理和利用提供了保障。

2 数字化时代企业档案信息化建设存在的问题

在数字化时代的大背景下，许多企业在企业档案建设中出现了不平衡性，甚至还有一些企业出现了生存性问题。主要表现在：企业资金不足、专业人才缺乏、基础化设置不够、信息化程度不高等等。并且档案信息化管理和其他信息管理之间没有实现有效的衔接与沟通，在很大程度上，给我们国家的企业信息一体化管理带来了重重阻碍。

3 数字化时代企业档案信息化建设的对策

3.1 加强企业管理部门对档案信息化管理的重视

从企业长久发展趋势来看，信息化档案管理在经济发展中，逐渐占有了举足轻重的地位。一个优秀的企业需要一套完整的企业档案信息化系统，在时效上，企业档案还需要具备信息的完整性、准确性和及时性。一个优秀的企业从生产到策划再到营销，需要企业档案在建立和制作的过程中更加详细、具体和完整。这不仅有利于企业内部的经营和管理，同时也提高了企业的工作效率。因此，越来越多的管理层开始重视企业档案信息化的管理与建设，因为他们已经深刻的意识到，只有与时俱进，积极转变思维方式，不断开拓创新，才能使企业在雨后春笋般的竞争中立于不败之林。

3.2 加大企业档案管理信息化的基础设施投入

档案建设科学化、规范化、制度化的实现，离不开硬件设备的配置。然而，受資金等种种方面的制约，许多中小型企业并不愿意投入资金在企业档案的信息化建设上，从而造成了档案基础设施配备不足、设备陈旧等问题。如今很多企业还处于比较传统的档案管理状态，更多的是以书面形式进行企业档案管理，而书面的形式更容易丢失或损坏，久而久之企业就会进入恶性循环的状态。要想改变这种现状，企业必须加大档案信息化基础设施的投入，不断提高信息化基础技术水平与硬件设备配置，以档案信息化系统为主体，在数据库体系中进行存储、检索、整合、利用。同时还要加强档案信息数据库备份系统、安全加密系统的多方位建设。一旦出现黑客攻击、病毒入侵、文件损坏等现象，企业就能通过档案备份系统对损坏的档案进行更新恢复，及时、有效的保证了档案的完整性、安全性，将企业的损失降到最低，确保企业正常运行。

3.3 完善企业档案管理机制

加强制度建设、建立良性运行机制，是提高档案管理科学化水平的关键和保证。首先要建立健全科学管理档案的长效机制，引进一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，企业档案管理应注重对相关科学知识的补充和更新，更应该运用现代科学技术手段不断强化管理水平。一是要建立目标职责体系。制订《档案管理领导小组工作职责》、《档案员、兼职档案员工作职责》等制度，使责任落实到人。二是要建立操作规范体系。按照档案管理要求，结合本企业实际，制定并落实文书立卷归档办法，文件材料分类方案、归档范围、保管期限、档案保管、保密、利用、统计、鉴定销毁等制度，使档案管理工作做到有章可依，有规可循。三是要建立督促检查体系。大力加强对档案管理的监督检查力度，采取自查、互查、抽查、普查相结合的方式，有效堵塞档案管理中的漏洞和隐患，坚决杜绝在档案管理中出现案卷损坏、失密泄密、案卷丢失等问题，推动档案工作健康发展。

3.4 加强数字化档案网站的建设

档案网站是档案工作面向员工和社会的一个重要窗口，是数字化时代发挥档案信息作用的重要渠道。为企业各业务部门提供及时、可靠的档案信息资料，实现档案信息共享。利用者可以通过网站快速浏览档案信息，在互不干扰的同时，在各自的计算机终端上查找、利用同一份文件，大大提高了工作效率。档案信息利用网络化实现了档案利用的无纸化办公，系统自动记录、自动统计等，效率高速度快；档案信息利用网络化，能实现交流方式资源共享，开放式数据库，可以实时传送档案数据，使信息资源得到最有效的利用；档案信息利用网络化，还可以实现异地远程利用档案信息，为企业决策提供可靠依据，也为企业经济效益最大化提供有力的保障。

4 总结

数字化企业档案信息化建设，是一个企业跟上时代步伐的必经之路，也是一个企业事业发展的重要方向。是企业经营状况的体现，更是企业提高效率的核心。坚持以用户的理念为想法进行服务，在此过程中不断的拓展新领域、丰富企业的服务内容、创新企业档案的服务机制、改善服务条件、提高服务质量、满足各种用户的不同需求。才能使企业不断发展壮大，在雨后春笋般的竞争中立于不败之林。

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