浅谈信息时代下档案管理工作创新路径

摘 要：档案管理一直以来都是各大单位的一项重要的后台管理工作，不仅是因为档案自身的政治属性，更是因为其在人们生活中的方方面面所发挥的作用。当前，科技技术已经发展到空前的地步，信息技术的已经被运用到各大行业之中。在这种背景下，如何对档案管理工作进行创新已成为各大档案管理部门亟需解决的问题之一。

关键词：档案管理；信息技术；计算机；信息化

随着科技的不断发展，信息技术已经成为各大行业管理工作的重要辅助工具。计算机作为运用信息技术的重要载体之一，也已经变得不可或缺。在当前的信息时代下，各单位的档案管理工作也必然将由以前的人为管理模式转变为计算机管理模式。

1 档案管理工作的现状

目前，各大单位的档案管理工作主要表现出两种现状。

第一种情况即部分单位目前仍然在沿用以前的老式管理模式，也就是档案管理工作全程由档案管理人员专门负责，而档案也基本是以纸质的形式进行管理。

第二种情况即还有部分单位虽然目前已引入电子档案管理系统，由专人分别负责档案录入、档案修改、系统维护等，但管理效率仍然没有得到提高，或者有新旧管理模式混合存在的情况等。

由于档案的重要性不言而喻，因此对于这两种情况，档案管理单位必须及时改进并在计算机管理的基础上进行创新。

2 档案管理工作的创新

（一）管理理念的创新

在档案管理创新正式落实前，单位的档案管理人员必须在管理理念上有所创新，才能保障档案管理信息化的顺利进行。

一方面，档案管理人员应当接受信息技术所带来的新事物，并对档案信息化的管理办法进行充分了解，改变传统的手工归档、人工翻阅等管理办法，从而减少实际操作中的适应期，更快地融入新的管理模式之中。

另一方面，傳统的档案管理方式具有很大的人为性，档案的可信度也大打折扣。因此，单位管理部门也应当定期组织档案管理人员参加培训，并建立相关的新制度以规范管理人员的行为，以保证档案管理信息化后的安全性、准确性、有效性。

（二）工作内容的创新

档案管理的工作内容创新是档案管理工作的重要环节，而这一点主要可以分为信息录入、信息修改、信息维护、系统维护四个方面。

首先，在信息录入方面，传统的档案管理模式主要是通过档案管理人员手工录入的方式进行。然而，这种方式具有很大的弊端，从而降低了档案的可信度。对此，在档案信息化的前提下，档案的录入工作全部转到计算机平台上进行，因此可以考虑采用当事人在线填写信息，管理人员多重在线审核的方式进行信息录入。在这种方式下，不仅保证了档案信息的真实性和准确性，还提高了档案管理的工作效率。

其次，在信息修改方面，传统方式多种多样，其中一种办法便是当事人填写修改信息并发出申请，经管理人员及上级层层审核同意后由其他档案管理人员予以修改。这种多重审核的方式虽然保证了信息的有效性，但其效率却十分低下。在档案信息化后，这种情况将得到很大改善。当事人只需在线修改信息后，由相关管理人员进行在线审核同意后即可由计算机管理系统自动执行修改操作。全过程中不存在任何纸质材料的呈递和审核，只需当事人轻点几下鼠标键盘即可。

再次，在信息维护方面，传统方式主要是由专人负责对纸质档案进行分类整理和定期检查。然而，对于存在大量档案资料的单位而言，这种方式的效率往往极其低下，而档案中存在的错误往往也不易被发现。不过，在计算机的协助下，这种情况发生的概率就十分低下了。档案管理人员只需对档案数据库按需进行筛选，即可快速找出所需资料，以便于对档案进行电子档案的整理和检查。当然，技术部门也能够事先在单位的档案管理系统中编入程序，以实现档案数据库的自检功能。

最后，档案信息化为各单位所带来的一项新工作就是系统维护。我们知道，档案信息化后，档案均以电子存档的方式保存在各单位的档案管理系统中。然而，考虑到计算机病毒、系统漏洞、黑客入侵等风险因素可能导致档案数据出现损失，各单位有必要安排专人定期对其档案管理系统进行维护。维护的内容主要是防火墙的构建与更新，系统漏洞的修补等。值得注意的一点是，系统维护人员与档案管理人员不应当共用同一套系统访问密码，从而防止系统维护人员篡改档案数据或档案管理人员在系统中植入后台程序。

（三）管理制度的创新

在传统档案管理中，由于纸质档案具有相当的灵活性，从而导致“人治”成为最为典型的管理方式。然而，随着档案信息化的推进，这种“人治”的管理方式应当逐渐被制度取代。由于电子档案的客观性较强，并且系统数据能够随时随地由计算机执行监控，非专业人员随意篡改其数据的可能性微乎其微。因此，单位上级部门在制定档案管理制度时通常只需要关注档案管理人员即可，其主要可以从以下两点入手。

第一，设立操作制度。考虑到多数档案管理人员可能从未接触过电子档案，也不一定能够迅速熟悉新的工作方式，单位有必要制定一些具有辅导性质的操作制度，以帮助档案管理人员迅速过渡。

第二，更新档案保密制度。档案保密是档案管理工作中的重中之重，所以单位应当根据电子档案的特点及时更新其档案保密制度。由于电子档案系统本身具有良好的安全性，因此这项保密制度更多地是针对系统的操作者，也就是系统维护人员和档案管理人员。首先，双方绝对不允许共用同一套访问密码；其次，在关键控制点设置双人或多人验证；再次，在数据库中安装监控系统，在出现异常访问时及时通知上级管理部门；最后，严格控制各档案工作人员的系统权限。

（四）其他创新点

档案管理部门不仅可以从以上三个方面入手进行管理创新，还可以从服务手段、管理手段、人力资源、信息资源等方面进行创新。不过无论从哪一点出发，都应当以单位本身的情况作为出发点。

3 结语

信息化是未来档案管理的必然趋势。在这种趋势下，各单位的档案管理部门应当积极寻求创新，从而使其档案管理工作能够跟上日益增长的档案管理需求。尽管电子档案管理系统在各大单位的应用还存在诸多有待改善之处，但不得不承认的是，目前计算机档案管理的效率已经远超出人力档案管理的效率，并且还能够简化档案管理中的繁琐步骤，克服传统档案管理中诸如可靠性不足、安全性不佳等一系列问题。因此，在档案信息化的趋势下，单位应当从管理观念、工作内容、管理制度等方面入手，对档案管理工作进行针对性地创新，以达到提高单位的档案管理水平的目的。

参考文献

[1]许静.浅谈信息时代下高校档案管理工作的创新[J].亚太教育，2016，11：40.

[2]彭超.浅谈信息时代下的医院档案管理工作[J].泰州职业技术学院学报，2011，06：44-46.

作者简介

彭彩景，女，广西省来宾市人，主要从事档案管理和秘书工作。