关于现代档案整理理念与技术的探讨

王海英

摘 要：在档案形成的过程中，对其进行必要的整理可以更好地使用档案，其对档案本身也是十分重要的。在现代档案整理中也存在许多的管理技术，面对不同的管理技术结合现代档案整理理念进行必要的分析，不仅可以解决一些在整理过程中可能存在的问题，而且还可以促进档案整理技术的进步与发展，优化档案形成的过程，并进一步可以更好的保护档案。本文以关于现代档案整理理念与技术的探讨为题，展开了一系列的探讨与分析。

关键词：档案整理；理念；技术

进入二十一世纪信息时代以来，在全世界范围内，虽然传统档案实体整理技术已经相当的成熟了，但是面对电子文件的出现，其也遇到了许多无法克服的困难，绝大多数传统的纸质档案整理理论与方法，早已无法满足我国各行业飞速发展以及各部门正常工作的需求。现阶段，档案整理技术已经进入了一个较为多样化以及最为活跃的变革时代；档案整理作为档案管理工作的一个核心环节，其工作水平的高低将直接影响其他档案管理工作的质量与效率。

1 现代档案整理理念的认识

做好档案整理工作，首先要理解以及全面认识档案整理工作的具体内容与性质，可以准确地确定档案里包括哪些资料，在整理过程中，哪些资料是需要整理归档的，哪些资料是缺少的。因此，档案整理人员的数量与质量就显得尤为的重要了。若在某些专业的档案整理人员，其数量与质量无法保证的话，或者是其档案整理人员的专业素质无法保证的话，则将很难确保其档案整理工作可以高质量以及高效的完成。

其次还要规范档案整理工作，完善其档案整理制度，基于传统的档案整理方法，选择合适的档案整理方法，努力形成一个较为规范、标准、科学的档案整理操作手册。端正档案整理工作态度，提高档案整理意识，将档案整理工作依章程进行，杜绝出现随意性的情况发生。再有效地结合计算机技术、信息技术以及数字技术，合理搭配人员，接收一些新技术，努力使档案整理更加的规范、科学、合理。

通常情况下，传统的纸质档案整理工作主要是通过某些固化的文件排序，去维护其档案文件之间的相互关系的，利用文件等一些实体性的排列方式，将各档案文件之间的某种历史联系进行反映。而现如今，随着在档案整理工作中应用与发展计算机信息技术，对全新的电子档案整理工作，相关的档案整理人员认识有了较为新的突破，其已不能仅仅是通过物理方法的排序将电子档案文件进行排序，从而进一步地反映出电子档案文件之间的某些历史联系，所谓的物化档案整理方法，现如今已无法派上用场。由于，在计算机中，电子档案文件的存储是依据其计算机本身的逻辑算法所决定的，无论相关工作人员后期对电子档案文件采用何种检索方法重新排序，都不会改变其电子档案文件的原始存储位置。所以便衍生了一些例如利用一些符号，虚拟排序某些电子档案文件的整理技术，将电子档案文件之间的某些相互关系，通过逻辑去记录。

2 现代档案整理工作的现状

（一）档案整理缺乏合适的方法

现如今，由于绝大多数的档案整理工作者缺乏科学、正确的整理方法，这便会导致其严重质疑档案整理工作的重要性。现阶段存在一大部分的企业，他们的档案整理方法仍然是按照之前的老办法、老思想而进行整理的，依然沿袭着传统的整理办法。导致了其档案整理工作出现了较为落后的情景，根本无法跟上现代社会信息发展的步伐。传统的档案整理工作缺少数字化、信息化的管理，缺少高效的专业整理知识与办法。另外，绝大多数企业的领导认为，档案整理不需要进行专门管理，就是一般的工作，往往只会安排一两个人进行相关的看管。

（二）档案整理意识薄弱

在绝大多数的企业与政府部门中，档案整理工作往往是所有日常工作的一个最后环节，是最不受重视、也最不起眼的工作，这便造成了档案整理工作成绩不好，工作不被人们重视的现象。在企业里有相当数量的员工以为档案整理工作只是单一的体力劳动，没有什么技术含量，根本也不休投入过多的物力、人力进行相关的管理；甚至还有一些人，他们以為档案整理工作意义不大，存有一定的抵触心理，认为这个工作仅仅是劳民伤财，这些不科学的认知，导致了相关领导并没有充分认识到档案整理的重要性，使得档案整理工作的推进更加困难。

3 现代档案整理技术的探析

（一）元数据档案整理技术

元数据档案整理技术是一种较为科学、先进的档案数据整理技术，在档案整理发展的过程中，其提出的时机是在电子档案出现后，其理论基础与前提是生命周期理论，其是西方档案界针对档案整理技术所作出的一个重大地进步与突破，其实践的基础与前提是文档是一体化。

最初文件生命周期理论是依赖于刚刚出现的文件中心理论发展而来的。在当时文件中心理论可以将文件管理与档案管理看成一个互相统一的文件系统，是一种较为新型的文件保管机构；其还可以将相互间衔接与连续的工作程序，通过某种相同的工作制度与工作方法进行控制。

利用计算机技术，元数据档案整理可以成功地将电子文件转化为电子档案，在现代的网络环境下，在西方档案界已经成为进行电子文件整理的一个关键技术。由于元数据档案整理技术的核心是档案元数据集，具备某些特殊的实践背景与实践条件，就现阶段我国的科技发展水平与档案管理事业的发展状况来看，在短时间内无法对我国的档案数据进行统一、完整的管理，并不是我国档案管理的一项主要技术。

（二）非元数据档案整理技术

由上文可知，由于元数据档案整理技术具有一定的特殊条件与特殊背景，因此很难在较短的时间内，成为我国现代档案整理的一项主流技术，非数据档案整理技术便应运而生。非元数据档案整理技术与元数据档案整理技术都属于现代档案整理技术。

非元数据档案整理技术包括了双套制的档案整理技术、不同载体的混合档案整理技术、传统的实体档案整理技术以及以件为单位的档案整理技术。在很大程度上，非元数据档案整理技术是对我国传统档案整理方法与技术的延续，其不需要以来元数据集，可以完全脱离网络环境，不需要实现文档的一体化，与我国的档案管理理论与实践具有较好的匹配性与统一性，可以为我国重新认识电子文件、电子档案以及整理电子文件提供了一个崭新的角度。在利用非元数据档案整理技术进行档案整理的时，其主要是将档案历史联系整理与档案实体整理进行了有效的分离，在我国现代数据档案整理技术中，具有十分重要的位置。

在非元数据档案整理技术发展的过程中，其不仅在整理原则方面取得了较大的发展，而且还对档案历史联系实现了多元化。但在其发展过程中，仍然存在着某些无法避免的问题。面对这些问题，只有进行更为透彻、更为清晰地分析，才可以形成档案信息，实现档案整理技术的发展，更好地促进非元数据档案整理技术的发展，确保人们可以对其档案进行更好的综合利用。

4 结语

综上所述，随着经济与社会的不断发展，在档案整理工作应用了互联网技术与计算机技术，使得档案整理工作逐步走上了数字化、信息化以及现代化的道路。在社会各行业以及政府机关内部应用电子档案进行档案整理工作，不仅可以为其提供更为优质的档案信息资源，而且还进一步推动了我国档案整理工作向着信息化与现代化的方向发展。

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