浅析事业单位档案材料收集的问题与对策

张恩爽

摘 要：在事业单位档案管理过程中，其材料的收集与整理都是基础工作，在此过程中需要以此为研究对象，积极分析有效的材料收集方法，同时从档案材料收集质量出发，找到符合本单位实际发展的工作策略，以此推动事业单位档案管理工作顺利进行，本文以实际工作为经验，具体分析了相关的档案材料收集策略，通过简明分析，旨在提高认识，也希望相关策略的提出能够为其提供有效参考与借鉴。

关键词：行政事业单位；档案收集；问题；对策

因事业单位档案管理非常重要，所以应该重视管理工作中基础工作，在档案管理过程中材料收集应该通过实际问题分析，从而明确相关材料收集工作的内容，以此更好的为档案材料收集工作打下良好基础。现阶段，事业单位档案管理工作中，材料收集工作已经成为工作重点，下面结合具体档案材料收集工作现状，提出应对策略，进一步完善事业档案管理工作。

1 档案材料收集整理工作现状

如今，随着事业单位人事变动，档案管理工作也越发被重视，同时也迎来了新挑战，虽然在发展过程中得到重视，其发展也越来越科学化，但尚且存在一些问题，通过分析问题才能提高认识，能够从中找到档案管理的有效策略，下面从档案材料的收集问题分析；

1.1 档案意识淡漠

人事档案管理过程相对复杂，包括档案管理材料的收集、整理、鉴别等等，一般情况下，主要由档案人事部进行保管，在此基础上，人事干部负责一系列工作的整理，通常情况下，档案管理部门主要提供的是服务，一般干部接触不到自己的档案材料，档案材料的收集过程中是保密的，很多人不清楚人事档案材料收集要求，不够重视，对个人档案的材料整理与关注并不明显。例如，有些在职人员的资格考试、科研成果、培训、奖励等材料都长期存放在自己手里，这些材料不被收集，导致日后对个人综合水平的评估失去参考，难免产生差异性评价，同时，相关的档案管理人员由于工作任务繁忙，也会忽略对其材料的收集与跟踪，归档后的工作也自然不会被重视。

1.2 材料缺失严重

由于部分同志档案意识的淡漠， 使得一些属于归档范围的有价值的材料不能及时被收集，久而久之，造成人事档案材料的遗失和破损。而档案管理者一般由人事干部兼职，有的人员交替较频繁，本职工作的忙碌和业务素质的缺乏都影响了对档案材料收集的全面性。职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。

1.3 档案整理欠规范

对档案材料收集后需要进行整理加工，包括一些材料的装订工作，都是基础工作内容，这些工作需要相关工作人员重视，但往往会因档案管理工作人员人事变动产生一些交接不当情况，也有些工作人员素质不过硬，业务水平不够专业影响到档案的材料整理效率，包括一些细节工作，纸张大小问题，分类不清楚问题等等，都会时有发生，这种张冠李戴问题是基础规范性问题，所以在规范方面仍然需要加强，若不重视必然造成无法弥补损失。

2 做好事业单位档案收集工作的对策

2.1 提高事业单位领导的档案意识

保证档案的完整性、系统性、规范性，紧靠档案管理部门单方面的努力是难以实现的，它更需要事业单位领导的理解、支持。要做到这一点，关键是档案管理人员要利用各种形式、渠道，向各级领导大力宣传档案法律法规和档案工作的重要性、必要性和严肃性，争取各级领导的支持，增强领导的自觉归档的意识，使领导都认识到做好档案工作是保护本单位真实历史记录的一项重要任务，必须认真抓好文件材料归档工作。

2.2 建立健全事业单位各项归档制度

建立健全归档制度，是保证事业单位档案材料齐全、完整的重要条件。档案部门应结合实际，制定并逐步完善归档制度，并将其纳入到事业单位管理制度之中，定时考核，明确任务，责任到人。如：事业单位某项建设项目竣工验收时，必须同时移交所有的工程图纸及相关的文字材料，档案人员必须参加验收，如果资料不齐全、不完整，工程不能通过验收或财务不予支付工程款项等，真正做到时时有要求，事事有标准，处处有章可循。

2.3 必须要办理好档案交接手续

部门材料移交时或者干部收集员（档案员）异动时必须要办理好档案交接手续文书部门、业务部门向档案室移交档案时、前任干部（档案员）向下任干部（档案员）移交档案时，交接双方应根据案卷目录或归档文件移交表详细清点，经过认真核对后，即可履行签字手续，并将案卷目录或文件移交表中的一份由档案室签字后，交还移交单位妥善保存。

2.4 加强事业单位档案管理部门与各业务部门的沟通协作

事业单位档案管理部门对于业务工作中形成哪些文件材料以及各种文件材料的形成过程并不清楚，而各业务部门人员对其各项业务活动中文件材料的流程都很熟悉，但他们对档案管理工作又不是很清楚。这就要求档案管理部门的人员与各业务部门的人员加强沟通联系，使档案管理人员对业务工作的大致计划及各项业务的流程有所了解，以便于档案管理人员清楚各类工作应该收集哪些文件材料；同时也使各业务部门的人员了解档案管理工作中的一些规范和要求，知道哪些文件材料应该移交归档，以及对移交归档的文件材料有哪些要求，以便于各种文件材料的移交归档。只依靠档案管理人员收集或者等各业务部门主动往档案室移交是不能得到完整齊全的归档材料的，这需要各相关部门的共同关心和配合，使档案管理部门与各个业务部门共同构成档案工作系统。

2.5 机关档案室工作人员要提高工作责任心

以实际档案材料收集工作为例，相关工作人员必须提高自身认识，明确责任心的重要性，要勤于学习，也要善于收集，更要积极宣传与提高材料整理兴趣，把工作做到尽善尽美的前提是有一个良好心态，能够积极通过职务的便利性，提供给相关人员以积极的服务态度，这样才能做到责任与意识的统一，这样一来工作有了热情，工作的积极性自然提高。此外，要重点培养相关材料收集工作人员的敬业心，做事要有热心，并且要精心，包括每一项细节工作都要尽心尽力完成，尽管不用追求十分完美，但精益求精的信念还是应该具有，以此提高档案管理工作顺利进行。

3 结束语

如今，人事档案工作备受关注，虽然该工作是在不断发展中，相关的材料收集工作更是要持之以恒，作为相关工作人员必须要有坚定的信心，通过与结合实际分析，真正做到有效的收集与管理，以此推动国家事业单位档案管理工作的有效发展，为人们提供更多更有效的档案数据。也希望本文的简明阐述，能够为档案材料收集工作有所助力。

参考文献

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