浅谈信息时代档案管理的工作思路

刘萍

摘 要：信息时代的到来，加快了人们的工作和生活节奏，也使得人们提高了对档案管理工作的要求，需要档案工作者能以现代信息化的方式进行档案管理，提高工作的效率和服务质量。对此，本文探讨了信息时代档案管理工作的开展原则和有效思路，以期能为档案管理的现代化建设提供参考与启发。

关键词：信息时代；档案管理；工作原则；工作思路

信息时代的来临，对传统档案管理工作带来了机遇，亦带来了挑战。档案管理工作者只有转变工作思路，创新工作方法，实现档案管理与信息技术的整合，才能把握住时代发展的机遇，迎接信息技术带来的冲击，做好档案管理工作，满足现代社会对于档案服务工作的新要求。

1 信息时代档案管理工作概述

信息时代的档案管理工作主要依托于现代信息技术，以计算机以及互联网为载体进行的档案管理活动，包括档案信息的录入、采集、查询、共享利用等等。这种现代化的档案管理方式较传统纸质档案管理而言更为快捷、高效，且利用专业管理软件对档案进行分类管理，还能使档案的查询与利用更加方便，有效提升服务质量，提高档案利用率。此外，信息时代的档案管理工作还具有极大的优势，由于传统档案多以纸质档案、图片、光盘、音频等为主，在管理过程中，档案人员需时刻注意档案的防潮、防霉、防虫、防火、避光、避磁场等工作，耗时费力，且这类档案特别是纸质档案需要占用较大空间，不能备份，查阅困难，利用率也较低，而信息时代，各类现代信息技术运用于档案管理之中，能够很好地解决档案的存放、备份、安全管理等问题，有效提升档案管理效率。

2 信息时代档案管理工作原则

信息化档案管理已成为现代档案管理之重要方法，为适应时代需求，档案管理人员必须正确对待现代档案管理工作，坚持相关工作原则，以让档案管理工作高效开展。

第一，安全性原则。由于现代信息化档案的管理多通过计算机和网络进行，因而在管理工作中，相关工作人员务必遵守管理规则，按照规范程序进行操作管理。此外，由于网络具有极大的开放性，电子档案文件也极易受到病毒、黑客的攻击，这就需要档案工作者做好档案安全防范工作，避免网络安全风险的发生。

第二，标准化原则。在信息时代，档案的数字化建设是一项大工程，在将传统档案转变为数字档案的过程中，需要档案工作人员按照档案数字化建设的结构标准和格式規范进行处理，以便于档案的查询、共享和利用。

第三，效益性原则。档案信息化建设需要投入大量人力、财力以及物力资源，因而，必须讲求档案信息化管理工作效益，遵守效益性原则。相关档案管理部门需根据自身馆藏实际以及用户需求特点进行合理分析，以开展规模适当的档案信息化建设。此外，对于用户需求度高的档案信息要加强管理，保证档案的实时更新，以提高档案利用率，获取较大的经济以及社会效益。此外，对于利用率低的档案，则可不实现数字化，或是减少关注度，避免人力、财力、物力之浪费。

3 信息时代档案管理工作思路

（一）增强档案管理人员信息化意识

在信息时代，各类资料信息不断涌现，并于短期内发生极大的变化，人们只有快速搜集并传播这些信息，才能确保信息的利用价值。对于档案而言，其是一类重要的信息资源，在社会中的作用亦日益凸显，这就更加需要加强档案的信息化建设，以充分发挥其价值。在社会信息化程度日益提高的当下，电子档案层出不穷，这就需要档案管理人员能够具有良好的信息化意识，加强电子档案的搜集、加工、整理、共享等工作，拓展服务领域，提高服务质量，最大化发挥档案信息之作用。档案部门领导应加快信息化档案管理制度的建设，以使档案工作人员能以制度规范行为，在强化档案信息化管理意识的同时有效开展档案信息化建设工作，加快档案信息化建设进程。此外，要增强档案工作人员的学习意识，通过加强对现代信息技术的学习来提高档案信息化管理工作效率，提高服务质量。

（二）加快档案管理的信息化建设

信息时代，档案管理工作者需与时俱进，加快档案管理的信息化建设，以实现管理效率的提升。而要想实现档案的信息化建设，首先，需建立一个统一的档案数据库，利用相关管理软件对档案信息实施统一化管理。这是因为，传统纸质档案较为分散，若不以统一的数据库建设进行管理，则难以实现档案信息的网络共享，也无法实现档案的信息化管理。其次，需加强档案信息化的基础设施建设，主要包括档案数字化设备和档案信息网络系统。这些基础设施是档案信息传输、交换以及资源共享的基础，只有建设先进的档案信息网络，才能更好地实现档案的信息化管理。再次，需加强档案信息资源建设。这是档案信息化建设之核心，亦是一项长期性工作。档案信息资源建设主要包括了馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。其建设形式主要是馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。最后，要加强档案信息化管理的制度规范建设。信息化档案管理需要制定相应的管理制度与管理规范，以对档案的录入、存储、传输、借阅、查询、利用进行统一管理，确保档案信息化管理的安全和高效。

此外，在信息技术快速发展的当下，档案管理部门还需借助数字化以及信息化平台，来提升档案管理的自动化水平。一方面，档案部门应按照档案资料的收集、存储、管理、利用等工作流程，来设计智能化管理系统，以实现信息数据在加工、生产、管理、更新、整理等方面的自动化。另一方面，档案部门应按照档案信息化管理制度制定制度实施细则，使档案信息的管理、数据的处理、信息的利用以及网络管理都有序进行。同时，可授予档案使用者和管理者相应的电子身份秘钥，通过系统授权，实现网络管理以及信息管理的自动化、信息利用以及数据分析的智能化，实现备案登记自动化，以及信息的智能化、自动化处理。

（三）实现档案资源的网络共享

档案资源网络共享是现代信息发展之下，以档案需求利用为中心，以档案资源整合为手段的一种档案管理和利用工作。在信息技术发展背景之下，档案资源网络共享成为可能。要想实现档案资源的网络共享，需建立起档案检索与利用的网络信息服务公共平台，通过该平台来集成与分散档案信息，并实现档案信息的获取与互换，为用户提供集成化、便利化、快捷化的信息服务。一方面，需加强对各单位、各部门档案信息的统一管理，实现部门之间的沟通交流及合作。同时，制定档案信息网络共享计划，按照档案集中管理原则将各类档案资源汇集至档案信息管理的中心，并逐步实现部门与部门之间、单位与单位之间以及省际之间的档案资源网络共享。另一方面，对各单位各部门的档案资源实行统一化、标准化管理，规范档案信息化管理的格式，以实现专业档案管理的社会共享，最大化发挥档案资源的价值。

4 结语

总之，信息时代，实现档案管理的信息化建设是大势所趋，档案信息化建设也是一项长期性、全面性的工作，需要各方工作人员积极配合，更需要档案工作者提高信息技术水平，实现档案的专业化管理。因此，档案管理部门需加强人才队伍建设，加强人员培训，以更好地实现档案管理的信息化建设，促进档案管理事业的发展。

参考文献

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