如何做好总承包项目档案管理工作

亢晓瑞

摘 要：随着工程建设总承包模式的推广应用，如何充分发挥总承包单位在项目档案管理方面的组织协调、技术支撑、标准化管理等管理优势；如何让海量的数据档案充分展示整个工程规范化、标准化的管理及专业优势、工艺水平。通过统一制度、统一管理、统一实施，确保项目档案完整、准确、系统。

关键词：总承包；档案；管理；质量

火电项目总承包档案从收集、归档、整理、编目、汇总直至向业主移交，需要总承包商、设计方、施工方、设备供应商、安装和调单位试等参建单位共同来完成，它不仅需要各方密切配合，同时更需要参建各方进行互动交流。结合自身参加工程总承包项目档案管理工作实践，对项目档案管理各阶段控制要点进行了简要分析和总结，仅以个人项目档案管理者的角度，谈一下如何做好火电项目总承包档案管理工作。

1 建立机构、明确职责

为确保工程总承包项目档案收集齐全、完整，坚持档案工作与工程建设同步进行。根据DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》对项目档案进行通盘考虑和统筹规划，建立覆盖全项目的档案管理网络，设置档案工作领导小组及工作小组，实行统一领导、分级管理的原则，使档案工作通过网络机构做到层层有人管、处处有人抓，职责分明、落实到位。

2 发挥效能、完善体制

《淮南子》里有一句话这样说道：矩不正，不可为方；规不正，不可为圆。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好项目档案管理工作的根本保障。

（1）项目档案管理工作人员必须具备最基本的管理专业知识和理论，熟悉自己所管理的档案内容；熟悉各部门分工和一般性业务知识；熟悉档案来源信息，便于收集齐全、完整。

（2）制定全面、系统、操作性较强的档案管理制度、细则，其内容应包括工程在各阶段形成档案的质量、收集范圍、归档份数、移交时间等，既能防止各单位在建设过程不注重工程资料的收集，同时也保证了项目档案的质量。

（3）及早介入对项目档案工作进行业务指导，并对相关人员进行档案工作交底及业务培训，帮助各单位档案人员学习和理解有关标准规范，掌握业务技能，不断提高业务水平，将档案管理工作落实到项目实施阶段中。

3 学习引领、强化管理

（1）项目档案整理工作前移。推行预立卷制度，在施工过程中即建立单位工程文件包，文件包中按施工工序进行收集、排列开工报告、图纸会检、施工方案、验收记录、签证等支撑性文件，这样可为竣工文件完整、准确打下基础，也为后续档案整理节约时间。

（2）项目档案信息化建设。充分利用工程建设信息管理系统，自工程报审文件的形成到立卷归档，对整个过程进行跟踪及动态管理，既体现了现代化管理水平，也提高了工作效率。

（3）定期召开项目档案例会。按照工程总承包项目自身的特点和运作规律，项目档案工作实行统一管理，定期召开例会对各部门和施工、调试、监理等参建单位进行有效沟通协调及监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

（4）适时开展互检及观摩活动。以互查互检及观摩的方式增强各参建单位档案人员的互动，从中取长补短，互相学习、沟通，并且对全项目树立全员档案意识，提高档案管理质量。

（5）优化案卷装订方式。从竣工档案得以方面利用的思维方式出发，更新以往案卷装订的观念，采取项目档案统一按件装订，不仅有利于项目档案验收过程中得以及时调卷，而且对日后档案的查找、利用有很大益处。

4 难点控制、事前策划

每个工程项目档案都有不同的管理难点及盲区，这就要求项目档案管理人员具备一定的管理经验和事前控制的前瞻性。项目档案管理人员应及早进入现场，查阅合同并熟知相关规定，同时，加强与建设单位建立沟通渠道，将相关的资料整理后，针对项目工程的实际情况制定相对应的重点、难点攻克计划。

4.1 目标不明确

火电项目均有工程建设目标，这就对达标投产、创国家优质工程奖等所涉及的相关资料不同。所以，在进行项目档案管理前，必须查阅合同和相关工程目标文件，了解工程建设目标，针对工程建设目标制定相关管理制度和细则， 保证后续工作过程中资料收集及时、完整。

4.2 执行标准不统一

因各参建单位都是有经验的厂家和承包商，均参与过不同企业的施工工作，各企业的管理制度、标准等存在不同程度的差异，若没有统一的管理制度和执行标准，最终各单位同专业执行的不一致的标准或不是现行最新标准，将会导致使用的验收标准及产生的资料不准确。

4.3 归档范围未明确

火电项目文件归档是根据DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》对项目档案进行收集、归档，但也有部分资料未在该标准中明确，这就要求项目档案管理人员在开工前与专业人员沟通，将可能会产生或涉及的文件提前做出归档要求，不然会导致收集、归档的资料不完整。

4.4 归档文件缺乏系统性

在项目竣工阶段，项目档案管理人员要有针对性进行指导、培训，对可以按文种组卷的资料逐一列出清单，对按单位工程组卷的资料要从开工到竣工进行详细讲解，这样可以保证竣工档案的完整性、系统性，也可以提高调阅效率。

4.5 设备资料收集不齐全

由于火电项目签订的设备涉及购配件，所以在资料收集上成为让人比较头痛的工作，设备资料收集不齐全会导致机组投入生产运行后的大小修或技改项目查阅资料带来困扰，是一个巨大的盲区。本人给总结为“两多一少”。来源多，设备资料的来源可归纳为随箱资料、邮寄资料还有工代直接移交的等等；尺寸多，图纸从小到大就可分为A5、A4、A3、A2、A1、A0，说明书、检测报告、出厂证明等一般为A4，剩下的就数合格证最不标准，大小不一；数量少，设备本体的技术资料数量厂家都可以按照合同约定提供，配套设备的资料基本都是随设备提供，数量一般为单台设备一式一份，这样在使用的时候就增加复印的工作量，除此之外设备资料还有可能浸油渍、浸水、霉变等。设备资料的收集不仅单凭资料人员的经验，还应该有明确的依据，本人在收集设备资料时，是以合同中供货范围或清单所列设备进行资料的收集，这样基本可以保证设备资料收集的齐全、完整。

5 管理中应注意的问题

工程总承包项目的档案管理作为一个新的课题，还在不断的摸索和实践。虽然针对总承包项目加强了档案管理的有效措施，我个人认为，还应注意以下几点：

（1）完善项目档案管理制度，建立符合实际、操作性较强的项目档案工作管理体制。使工程档案在整个建设全过程中都处在可控、在控状态。

（2）严把合同签订关，要积极参与合同或协议的签订工作，把工程文件的积累、整理归档等工作纳入合同或协议中，明确各自的职责，并与工程款项挂钩。

（3）加强对施工单位的专兼职档案人员业务指导和培训，以提高他们的业务素质，确保档案材料收集齐全、完整、准确。

（4）统一规定档案分类办法、案卷格式、档案装具和档案管理软件，以保证项目档案管理的一致性，实现档案管理的标准化。

（5）定期学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案形成的质量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。

6 结语

一份真实、完整的工程档案是反映一个工程项目各项工作、功能的全过程，是一项可以利用的宝贵资源，而工程档案的收集工作是一项基础性的工作，必须扎扎实实地从一点一滴做起，有效地控制这项工作，从而更好地利用这项资源。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》

[2]《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中办发[2014]15号