解析文件向档案转化的条件和标志

孙亚丽

摘 要：随着档案工作实践的发展，传统档案学中文件转化为档案的三个条件受到了严峻的挑战。如何运用文件生命周期理论，正确分析文件内部价值运动规律，是探索文件与档案转化关系的科学之路。本文就文件向档案转化的条件和标志进行简要分析，仅供学习和参考。

关键词：文件向档案转化；条件；标志

1 概述

我国传统的档案学认为，文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件向档案转化，一般必须具备三个条件：“1.现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案；2.对日后实际工作和科研具有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；3.按照一定规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。”而这三个条件的最终实现在实际工作中便体现为“立卷归档”。于是“归档”也就成为“文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限。”

归档，是档案管理的一个基本工作程序。归档，从字面上理解，即“归入档案”。是将处理完毕且具有保存价值的文件经系统整理后交档案室（馆）保存备案（备查）的过程。归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。档案是观念的产物。从外观上看，档案并不是新产生的事物，而是由有形成为档案可能的原始记录材料转化而来的，促使其转化的就是人们的档案观念，以及在这种观念指导下的档案行为。有形成为档案可能的原始记录材料是自然形成的，甚至所有原始记录材料都可能形成为档案，但人们出于能力和成本等诸多方面利益的考虑，只能选择其中具有保存价值的材料作为档案保存，这就产生了归档行为。归档是一种选择性行为。人们根据自己的需要和管理能力将原始记录材料，通过归档行为进行

了身份的划分，归档前后的原始记录材料由此而具有了不同的社会属性。归档后才成为档案管理的工作对象——档案，档案工作由此而始。对于国家公共档案来说，归档还是一个法律行为，经归档认定的，则是国家所有的档案，才能享受《档案法》的保护。归档，并非是一年一度文书立卷的工作程序，这样理解就过于狭隘了。归档，也是一种意识活动，在任何时候，只要觉得原始记录材料具有档案的价值，并保存起来，都是归档行为，保存下来的就是档案，这与有没有档案机构、保存在什么地方、谁保管都没关系。同时，归档也不是一次性行为，第一次归档可能有不妥之处，以后仍然可以经过鉴定，将不具有档案价值的“档案”剔出去，或将过去遗漏的补充进来。

2 变革

随着计算机技术的广泛运用和电子文件时代的即将到来，档案工作实践也发生了巨大的变化。传统的转化标志“归档”，在这种环境下也经历着系列变革。

首先，办公自动化的結果使归档的文件产生了两大门类———电子文件和纸质文件。两类不同的文件在归档载体上也是相异的，尤其是在网络环境下，电子文件的归档包括“网络归档”和“介质归档”两种程序，这样一来，归档自身的标志又是什么呢？在“归档”这一概念尚未被确定前，以“归档”作为文件向档案转化的标志，来指导档案工作实践又怎能行之有效呢？

其次，“文档一体化”是档案管理的必然趋势。在这种“一体化”管理的模式下，系统的最大特点就是文件工作与档案工作同步进行。任何文件一旦正式形成或收到就被自动鉴定，当确定有保存价值就进行档号标引并通过网络到档案室归档，处于档案室的全面监控之下。在这种系统中，归档并没有在文件“处理完毕”之后，而是在文件形成或收到之时，文件工作和档案工作也没有被分成两个截然不同的部分。从这一点来看，传统的转化条件之一“处理完毕”已不再是文件向档案转化的限制要素了。

第三，“集中保存”在这种“一体化”的形势下，也受到了冲击。由于网络归档在文件形成或收到的同时就可以进行了，“介质归档”也就显得不那么重要了。许多馆室受保管条件的限制，一般磁质材料或纸质文件可以不必归档，由各形成部门自己分散保管，只有一些留作证据查考的纸质和胶质文件才是必须移交集中保管的。从以上的归档变化中，我们可以看出，传统的文件向档案转化的三个条件中的两个（即办理完毕和集中保存）已不再成为转化的必要条件了。文件不必办理完毕，也无须集中保存，只要被确定为具有一定的保存价值就可以转化为档案了。而这种价值确定的过程就是鉴定。可见具有保存价值是文件向档案转化的唯一条件，价值鉴定是文件向档案转化的标志和界限。

3 转化动力

文件具有现实和历史功用的记录材料，文件生命周期向我们描述了文件运动的客观规律，目前从文件划分运动阶段分析，档案概念大体可分为四种类型：第一种，以美国等为代表档案界认为档案是经鉴定值得永久保存的文件。第二种，以法国为代表的国家认为档案涵盖了整个文件生命周期全过程。第三种，是国际档案理事会主持编写的《多语种档案术语词典》中的档案定义。这里的定义与美国定义较为类似，但它们并不强调档案必须具有永久价值，而仅仅指出它是由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存经过挑选或未经挑选的非现行文件。第四种，以我国和苏联为代表的档案定义，即认为办理完结归档保存的文件才能被称为档案。

由于各国国情不同，但无论何种定义都承认档案是由文件“转化”而来的，转化就是运动，任何事物的运动都是其内部矛盾运动的结果，文件运动也是由其内部矛盾运动决定并推动的。而文件内部矛盾运动是通过文件价值表现出来的。

4 反思

归档是“文书业务部门将工作活动中处理完毕，仍有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程，是文书处理工作的最后环节，是正常情况下文件转化为档案的交汇点和条件。”归档的对象是有保存价值的文件材料，可见确定文件材料是否具有保存价值，是对其进行归档的前提。事实上，文件一旦被确定为有保存价值时，转化行为就已经发生了，人们就要对这些被认定为已属档案范畴的文件材料进行集中和归档。文件本体总要经历一个从“形成”到“现行”再到“暂存”最后进入“历史”阶段的运动周期，这一客观规律是不以人的主观意志为转移的，不管文件是否被归档，文件价值一旦转化为档案价值时，它自身就已实现向档案的转化了。归档仅仅改变了现行文件的存放地点和管理方式，并不能改变文件的属性。我国传统档案学将“归档”视作界定文件与档案的标志，这种划分确定了档案工作、档案人员的职责、业务范围和管理对象，这方面对档案事业的发展曾起到一定的促进作用。

参考文献

[1]任汉中，王茂跃.“归档”理论内涵和意义[J].档案管理，2010（03）.