我国电子文件管理研究综述

张海玲

（北京电影学院图书馆 北京 100088）

我国电子文件管理研究综述

张海玲

（北京电影学院图书馆 北京 100088）

我国电子文件管理研究经历了萌芽阶段、初步发展阶段、快速发展阶段以及逐渐衰退阶段，目前正处于逐渐衰退阶段。研究的学科主要集中在档案学领域，核心研究者及研究机构以及引文分析结果显示电子文件管理研究与档案学学科教育发展密切相关。

电子文件 档案学 研究综述 文件管理

我国电子文件管理的研究始于20世纪90年代，虽然在1996年之前，已经有少数几篇文献开展了电子文件管理的研究，但仅是一些学者从国外的文献研究中发现了“电子文件”这个概念，进行了初步的描述。真正开启我国电子文件管理研究序幕的是1996年在北京举办的第十三届国际档案大会。我国学术界对电子文件管理的研究经历了萌芽阶段（1988—1996年）、初步发展阶段（1997—2000年）、快速发展阶段（2001—2011年）以及逐渐衰退阶段（2012年至今），目前正处于逐渐衰退阶段。

一、我国电子文件管理研究综述

为了对我国电子文件管理的理论研究有个整体的认识，笔者先以“电子文件管理”为篇名，在CNKI文献全文库里进行检索，检索日期为2016年12月20日，检索结果2365条记录，从资源类型来说，期刊论文为2015篇、特色期刊为104篇；国内会议文献为106篇、国际会议文献为10篇；报纸文献为80篇、博硕士论文为11篇。从中可以看出，电子文件管理的研究主要集中在期刊论文，占总量的85%。所以在本文的研究中，笔者将以CNKI的期刊论文库收录的文献为基础，并结合引文库的引文分析数据，对我国电子文件管理的研究进行分析。

以“电子文件管理”为篇名，在CNKI期刊库进行检索，检索结果记录为2015篇。我国第一篇研究电子文件管理的论文是1988年《电子文件管理——即将来临的文件管理革命》，但这篇论文是许士平翻译的美国作者罗伯特·F·威廉斯的论文，第一次向国内引入了电子文件管理的概念，提出电子文件管理解决了纸质文件管理和缩微管理存在的问题，文件管理系统成为主动的、积极响应的系统[1]102-105。

二、我国电子文件管理研究的时间分布

自1988年至今，我国电子文件管理的研究分为几个阶段（见图一）：

（图一）

1.萌芽阶段：1988—1996年，这段时期是我国电子文件管理研究的萌芽阶段，这一阶段的特点是时间跨度大，且论文数量少。自1988年许士平翻译的第一篇电子文件管理论文发表后，国内学者开始注意到电子文件领域的信息，但主要是以国外的研究为基础，探讨纸质文件管理和电子文件管理的差异，如刁明的《ISO9000手工与电子化文件管理之比较》[2]10-12，提出基于当时的技术条件，在文件数量超过1000，且每年的新增和修订数量达到或超过总量的30%、发放的部门广泛的前提下，电子文件管理系统比手工系统更经济、更符合标准的要求。

2.初步发展阶段：1997—2000年，这段时期是我国电子文件管理研究的初步发展阶段，这一阶段的特点是论文数量有所增长，但增长幅度不大。这一阶段的诱发事件是1996年9月举办的第十三届国际档案大会，成立了电子文件归档和电子档案管理研究领导小组。这个小组投入了大量的资金和人力进行电子文件归档及电子档案管理的研究。由于论文发表有一段的时滞性，所以从1997年学术研究才有所发展，这一阶段电子文件管理的研究主要集中在1996年国际档案大会文件的学习、我国电子文件管理研究理念的建立、国外电子文件管理经验的介绍以及与国内的比较、电子文件归档管理等。人民大学冯惠玲教授的博士毕业论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》被《档案学通讯》在1998年以摘要的形式，连续出版六期。冯教授的论文从八个方面：通过对电子文件的国际定义和与纸质文件的区别认识电子文件；通过建立一个新的“原件”概念来确立电子文件的原始性及证据性；在现有的技术条件下，还无法实现无纸收藏，相当长一段时期内纸质与电子档案共存；纸质文件的鉴定主要是对其内容价值的分析，而电子文件的鉴定要基于所含信息价值的分析和文件技术的双重鉴定；电子文件具有“物理生命”和“信息生命”两种生命形式，因此要从载体和信息两方面对信息进行保护；电子文件是一种流动的资源，具有共享性和复用性；关注来源原则，建立新来源观，将实体来源转换为概念来源；引入国外专家电子文件管理的“前端控制”和“后保管模式”等来探讨电子文件管理的基本理念和新思想，从而引领了相当长时期国内电子文件管理研究的理论趋势[3]57-59。同时这一阶段由于国内实践和理论研究领域知识的缺乏，国内以刘家真为代表的学者开始大规模引入国外电子文件管理的理念和模式，并与国内的现状进行比较分析。刘家真的《澳大利亚电子消息文件管理政策与规范》《电子文件的捕获要求——澳大利亚电子文件管理策略》《澳大利亚电子文件管理策略》等系列论文探讨了国外电子文件管理的政策、规范以及管理策略等，给国内电子文件管理提供了理论研究和实践的支撑。电子文件的归档管理开始进入学者的研究视野，国家电子文件归档小组下面设立了OA和CAD两个课题研究组，专门研究电子文件归档的相关问题[4]26。以杨少田为代表的学者开启了电子文件归档管理研究的序幕。徐义全开展了12期电子文件归档及电子档案管理问题方面的讲座。麻新纯和张华指出了档案管理工作提前介入电子文件的管理，提出了电子文件管理的前端控制管理模式。

3.快速发展阶段：2001—2011年，这段时间是我国电子文件管理研究的快速发展阶段，这一阶段的特点是关于电子文件管理的研究呈井喷式发展，文献数量激增，从2001年的44篇至2011年的174篇，中间有一阶段的小幅下降，2007年至2009年有所下降，2011年达到顶峰。这一阶段电子文件管理领域发生了两件重大的事情，一是2001年国务院办公厅下发了《全国政府系统政务信息化建设2001-2005年规划纲要》，计划用5年时间建设以“三网一库”（三网一库指：机关内部办公网（简称“内网”）、办公业务资源网络、公共管理与服务网络（三网）和电子政务信息资源库（一库））为基础的政务信息化框架[5]59-33。这一事件在我国电子政务建设和电子公文管理领域有着里程碑式的意义[6]37-40；二是2006年冯惠玲教授发表的《电子文件管理国家战略刍议》和中国人民大学信息资源管理学院被批准立项的“我国电子文件国家战略的基础理论与框架体系研究”国家自然科学基金项目，开启了电子文件管理研究的国家战略研究。这一阶段的论文研究主要围绕基于行业的电子文件归档管理、电子政务文件管理、电子文件管理模式、元数据、电子文件管理的国家战略等问题。与2001年之前的电子文件归档管理研究不同，这一阶段的电子文件归档管理主要是基于行业的研究，如余文盛、陈小芝、陈敏及陶岚等人探讨了高校电子文件归档管理工作；马晓琳分析了白沙水库的电子文件归档管理；杨庆珍、农克平进行了医院及疾控机构等的电子文件归档管理研究。电子政务背景下的电子文件管理、电子公文管理的研究始于罗茂斌2011年发表的论文《论电子政务与电子文件的保护》，提出电子政务系统存在操作系统复杂、可攻击点多以及用户无法控制等特点，所以要从人员方面提高工作人员的安全意识、从机构上建立健全管理机构、从软件技术上增强安全保护措施等，从而加强对电子文件的保护[7]10-12。自此以后关于电子政务文件、电子公文的管理研究出现逐渐增加的趋势。针对电子文件元数据的研究虽然始于2000年徐维的《元数据:电子文件管理的关键所在》，但关于元数据的研究自2002起开始系统和规范化。关于电子文件元数据的研究主要围绕基于XML的电子文件管理元数据研究、元数据标准化研究以及电子文件管理的元数据规范等。电子文件管理国家战略主要是以冯惠玲、安小米等为代表的“我国电子文件国家战略的基础理论与框架体系研究”课题组成员发表的《国外电子文件管理国家战略研究》《影响电子文件管理国家战略制定与实施的风险分析》《我国电子文件管理国家战略建议》等系列论文。随着技术的发展以及电子文件管理实践领域的经验积累，关于电子文件管理模式的系统研究进入了学者研究视野。鲁仲生、姜梅在2008年的《电子文件管理的三种模式》一文中提出个体工作电子化环境下的电子文件管理模式、工作流程自动化环境下的电子文件管理模式以及无纸化智能化环境下的电子文件管理模式[8]20-22。

4.逐渐衰退阶段：2012年至今，这段时间是我国电子文件管理研究的逐渐衰退阶段，这一阶段的特点是自2012年起关于电子文件管理的研究文献数量逐年减少，尤其自2015年起呈直线下降的趋势。这一阶段电子文件管理研究中的电子归档管理依然是研究的重点，涉及的范围更广，包括水利工程、少数民族语言、建设工程、中小型勘察设计行业以及政务服务行政审批等多个领域的电子文件管理研究。另一个研究的热点是基于新技术的电子文件管理研究。薛四新、石峻峰、赵屹等人为代表的学者研究了云计算环境下电子文件管理面临的问题、挑战及特点。余力杨、贾迪探讨了大数据在电子文件管理中的应用以及企业档案电子文件大数据管理的对策。最后一个特点是综述类研究文献增多。由于电子文件管理的理论与实践已经相对发展成熟，所以此阶段学者开始从整体上分析电子文件管理的理论。如李文佳、熊瑶2012年发表的《2000—2011年我国电子文件管理元数据研究综述》，冯辉2013年发表的《电子文件管理综述》以及韩振英、沈光亮2016年发表的《政务电子文件管理研究综述》等。

二、我国电子文件管理研究的学科分布

（表一）

我国电子文件管理研究的学科分布（见图二）主要集中在档案学科，共738篇占总量的86%；计算机软件及计算机应用学科共171篇占总量的9%；高等教育共77篇占总量的4%；其他学科共计39篇，占总量的1%。这说明档案学领域是研究电子文件管理的核心领域。从发表论文数量最多的10种期刊来看（见表一），也都是档案研究类的期刊。

三、我国电子文件管理研究的研究者分布

我国研究电子文件管理的学者发文量排名前5名的有：张正强、刘越男、安小米、冯惠玲、于英香。其中张正强的研究领域主要是电子文件的元数据研究；刘越男的研究领域比较分散，以电子文件管理系统的研究为主，还涉及电子文件的国家战略研究等；安小米的主要围绕基于集成模式的电子文件管理模式研究以及国外电子文件管理模式、机制等的研究；冯惠玲的研究主要是基于电子文件管理的基本理论研究和国家战略研究。从研究机构的分布来说，排名前5的研究机构包括：中国人民大学、南京政治学院、武汉大学、上海大学、安徽大学。研究机构的分布从一定程度上跟档案学专业的全国排名有一定的关系。根据2015年档案学专业的排名，排名前三的分别为：中国人民大学、武汉大学和上海大学。

四、我国电子文件管理研究引文分析

以“电子文件管理”为篇名检索词，在CNKI引文库进行检索，检索日期为2016年12月23日。我国电子文件管理研究的论文被引文献总数1129、总被引5605次、总他引5495、次篇均被引4.96次、篇均他引4.87。

论文被引次数排名前五的是：特里·库克著、刘越男译的1997年发表的《电子文件与纸质文件观念:后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，共被引192次；冯惠玲教授著的《电子文件时代新思维<拥有新记忆——电子文件管理研究>摘要之六》《电子文件管理国家战略刍议》《电子文件与纸质文件管理的共存与互动》《论电子文件的风险管理》。从作者被引分析来看，排名前5的分别为：张正强、刘越男、安小米、冯惠玲、刘家真。从研究机构被引来看，排名前五的是：中国人民大学、南京政治学院、武汉大学、上海大学、浙江大学。从出版机构被引分析来看，排名前5的分别为：兰台世界、档案通讯、浙江档案、档案学研究和中国档案，从被引情况来分析，跟论文数量的排名有所差异，但被引数量更能从一定程度上反映期刊的发文质量。从出版年分析来看，虽然近两年发表的论文从时间上来说不具备实际的参考意义，但从整体上来说，跟电子文件管理研究的整体发展趋势相似，以2011年左右发表的论文被引频率最高。从另一个层面上反映出2011年是电子文件管理研究的高峰点。

我国电子文件管理的理论研究目前处于逐渐衰退期，如果没有新的理念、技术或思想的介入，将会面临逐渐没落的命运。从研究者和研究机构以及引文分析来看，核心观念的提出主要是由核心研究机构的学科带头人为主。

[1]罗伯特·F·威廉斯,许士平.电子文件管理——即将来临的文件管理革命[J].档案学通讯,1988(1).

[2]刁明.ISO9000手工与电子化文件管理之比较[J].标准化信息, 1995(4).

[3]冯惠玲.拥有新记忆——电子文件管理研究[J].档案学通讯, 2003(1).

[4]杨少田.CAD电子文件档案管理开始试点[J].中国档案,1998(5).

[5]于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯, 2010(1).

[10]裴友泉,马仁杰,裴斐,孙明慧.电子文件管理国家战略的再思考：刍议冯惠玲等同志的《刍议》[J].档案学研究,2007(3).

[7]罗茂斌.论电子政务与电子文件的保护[J].档案管理,2001(4).

[8]鲁仲生,姜梅.电子文件管理的三种模式[J].兰台世界,2008(12).

张海玲，北京电影学院图书馆馆员，研究方向为资源建设。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.12

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2017-02-29