平衡计分卡绩效管理系统的开发及运行探究

谢志敏+魏桂彬

摘 要 本文对东莞科技馆自主研发的平衡计分卡绩效管理系统进行了研究。本系统融合了App、平衡计分卡理论的主要特征，旨在优化绩效管理、实现组织战略目标。依托移动互联网等信息化技术，系统实现了绩效指标管理、项目跟踪、资金预算监控功能，有助于领导集体准确把脉全局，从而科学决策；有利于员工明晰工作目标，从而提高工作积极性；有利于组织加强协同沟通，从而优化战略性绩效管理。为促进系统的推广和可持续应用，应以用户的接受度為基础、以场馆特色为抓手、以调研结论为依据进行系统优化。

关键词 平衡计分卡；科技馆；绩效管理；App

中图分类号 TP2 文献标识码 A 文章编号 2095-6363（2017）12-0122-03

当前，科普场馆纷纷在探索如何利用移动智能终端技术来提高管理的效能、加强组织运作的灵活性。本文通过探究东莞科技馆开发平衡计分卡（BSC）绩效管理系统的价值需求，分析其实际应用的成效和可持续发展的优化思路，为其他科普场馆创新战略管理模式、驱动管理理念转型提供经验借鉴。

1 平衡计分卡绩效管理系统的主要特征

基于智能终端的绩效管理系统是以东莞科技馆多年来引进平衡计分卡进行战略性绩效管理的经验为基础，它既依托了App的技术特性，又无缝隙地嵌入了平衡计分卡理论，双璧合一致力于高效完成战略性绩效管理的目标和使命。

1.1 以移动App的基本特性为依托

BSC绩效管理系统具备移动智能终端应用程序的基本特性。App主要有以下三大特点。1）信息集成。信息是App呈现的主体内容，甚至还能“生产信息、传播信息、连通信息”[1]。2）实时交互。移动App的终端是手机客户端，可以实现随时随地交互共享、沟通协同。3）操作便捷。App设计的流程操作简单、界面简洁易懂。平衡计分卡绩效管理App同样有这样的基本特征，如：更加注重对各层级的指标数据进行分析和整合，在实时互动方面主要表现为上下级、跨部门间对目标、行动方案的沟通、反馈，通过利用App技术能够有效解决以往绩效管理中沟通协作不足的问题。

1.2 以平衡计分卡的理论特质为内容

此款App的个性特征是以平衡计分卡理论为核心内容和基本框架。平衡计分卡体系包括财务、服务对象、内部业务流程、学习与成长四个维度和组织、部门、个人三个层面，整个体系的落实将实现“长期目标和短期目标、结果目标和过程目标、先行指标和滞后指标、组织绩效和个人绩效、外部关注和内部诉求”之间的平

衡[2]。个人、领导、部门及馆平衡计分卡的录入过程实现了组织绩效和个人绩效中不同目标之间的平衡。系统的资金预算模块则直接指向了财务的维度；项目跟踪管理模块指向的是内部业务流程维度，项目涉及到时间跨度、内外合作等要素，通过App系统的项目管理跟踪流程，最终实现长期目标和短期目标、外部关注和内部诉求等要素之间的平衡。

1.3 以绩效和战略管理的目标为旨归

绩效管理App的最终落脚点是实现组织的战略和使命。本系统遵循的正是赫尔曼·阿吉斯所倡导的战略性绩效管理观，即“确保个人绩效与组织目标的战略一致性”[3]和最大程度地提高个人绩效。绩效指标卡中的指标项、目标值都是组织战略的细化和目标任务的分解，上级领导对下级指标完成情况具有的审核确认功能是通过监督下级来确保个人绩效与组织战略达成一致。场馆的项目同样是为场馆的绩效与战略服务，App中“项目跟踪”选项卡包括了上级对下级工作绩效的监督管理和个人自我管理，这是为了避免个人目标背离组织目标的问题产生。系统所有的功能设置都以最有利于平衡个人绩效和组织绩效为旨归，这是该App区别于其他应用程序的关键所在。

2 平衡计分卡绩效管理系统的功能结构

绩效管理系统通过绩效指标、项目跟踪、资金预算三大功能模块来实行BSC管理、项目管理和财务管理。东莞市某专业机构已对本软件进行了测试，发现系统容易操作，在规定的主要系统环境下可正确运行。

2.1 绩效指标模块通过由下至上、从上而下的路径来管理

绩效指标模块把指标卡信息电子化，提供人性化的界面进行录入、管理。根据不同的角色，绩效指标模块分为“我的绩效卡”和“跟踪绩效卡”两部分。每个员工都需要在“我的绩效卡”里填写指标项的内容。领导可在“跟踪绩效卡”中查看下属指标完成情况。当员工用户在系统上填写完指标项的完成数量后，系统会自动判断此指标的属性，然后，发送一条消息给直接上级领导并判断其是否存在此指标，若存在就会进行相应的处理。这就能够从上而下监控工作指标完成情况，由下至上承接并完成工作，达到内外双向监督、全体凝聚合力的功效。

2.2 项目跟踪模块通过内外协同、分工负责的方式来管理

项目跟踪模块是把部门内或者跨部门的项目组成临时的项目工作组，实时对项目的进展情况进行全方位监控。一般员工可在系统上新建项目，指定牵头部门和负责人，并且填写阶段目标信息。新建项目者可以设置每个成员的权限，包括录入权、审核权、复核权，新建的项目通过审核后方可开展。项目组的所有成员可以根据自己的角色和阶段性目标任务去设定个人工作指标和按要求完成工作。项目负责领导点击项目跟踪选项后，可以查看所有项目的进度和审核项目。通过在App软件上设置项目跟踪功能，可以将项目管理传统的金字塔结构升级为扁平化的网格结构，大大减少了项目跟踪的成本、工作量，提高项目实施的协同度和灵活性。

2.3 资金预算监控模块通过跟踪用款执行率的形式来管理

为了提高项目验收的通过率，提高组织资金的利用率，平衡计分卡App专门设计了资金预算监控模块，主要是跟踪预算计划和报账使用情况。整个模块设有新建专项、等待审核专项和我的专项共三个栏目。项目总负责人可在“新建专项”里录入和查看信息。新建专项由财务专员审核，审核通过后才会在“我的专项”里显示。在“我的专项”中可以详细填写项目的预算批复金额和预算采购金额，并按照每个季度的实际情况，录入实际可用额、请款额、执行率等。当指定时间内执行率未达到标准时，系统会自动提醒，项目总负责人也会查看到用款情况来提醒项目相关责任人，从而提升财政专项绩效，确保项目健康运行。

3 平衡计分卡绩效管理系统的运行效果

中国科协创新战略研究院于2016年对场馆多年来使用BSC进行绩效管理的实践和绩效管理App的开发前景进行了评估。评估报告反映了场馆拥有良好的运作绩效，提出了开发绩效管理系统的必要性。

3.1 领导集体更能准确把脉全局，实现决策的科

学化

科学决策是科学管理的首要环节。BSC之所以被认为是战略性绩效管理的有效工具，是因为它使目标層层落实能衡量、可视化。有学者提出“决策科学化是90%的信息加10%的判断”[4]，可见，信息对于科学决策具有重要意义。本系统的绩效指标模块的数据信息具有多维度、宏观性等特征，而项目跟踪模块和资金预算模块的信息数据具有微观、实时性的特点，系统数据能够动态关联、实时查看。领导集体可以通过绩效管理系统实时掌握全馆项目开展的进度和绩效的完成情况，分析不同维度数据之间的联系和规律，预测数据的发展趋势，并依此进行决策和部署工作，这种基于实际数据的决策方法更为有效、科学。

3.2 员工个体更加明晰工作目标，提高了工作积

极性

目标能调动工作积极性在目标管理理论和激励理论中已有论证。清晰的工作目标更能强化责任意识，调动工作的“主动性、积极性与创造性”[5]。个人平衡计分卡具有的明确目标、具体指标、详细行动方案，让员工更加笃定方向、积极进取。场馆每个员工的指标卡都是首先由个人初步制定，再提交给上级审核确认，即使有修改的地方，也是上级与员工协商后才进行修订并形成最终版本。员工在参与目标制定的过程中对绩效指标理解得更加透彻，工作积极性由此大大提高。本系统的绩效指标模块设计提高了员工工作的积极性，同时又彰显了组织和个人、上级和下级之间的纵向协同性以及部门之间、同级员工之间的横向协同性。

3.3 组织整体加强了协同沟通，优化了战略绩效

管理

App的实时交互、数据关联特性加强了组织沟通协作、优化了战略管理。领导和员工通过系统可以实现横向与纵向协同沟通，多方整合资源来提升组织绩效，即时反馈工作情况来保障组织目标落实，也就是这种持续性的协同、沟通、整合、反馈机制提高了战略的执行力。东莞科技馆的顶层战略是“引进、培育和整合人力资源，持续创新科学传播模式，打造科普教育知名品牌”[6]，场馆在科学传播中除了运用常见的科普展览、科技论坛、科学秀等科普形式外，还增添了创客教育、慕课等新形式，着力推动了科学传播模式的持续创新，而且场馆活动成果丰富，参加的多项比赛获得国际国内大奖，提高了科普品牌项目的认知度。

4 平衡计分卡绩效管理系统的优化思路

系统整体上既包含了绩效管理的指标体系，又包含了App的技术体系，两个模块的优化都不可偏废，只有在试验中不断探索，依据调研结论来优化系统，才能提高系统运用的持续性。

4.1 以用户的接受度为基础，优化系统的功能和

流程

用户接受度直接影响了管理信息系统的应用效果。Davis基于理性行为理论构建出技术接受模型，他提出的“Perceived Usefulness”和“Perceived Ease of Use”[7]概念正是用户对信息系统接受度的决定性因素。用户的感知有用性和感知易用性又受许多外在因素的影响，比如不同岗位、不同部门的人员对于系统的有用性感知会有差异，不同年龄、不同专业、不同教育层次的用户对系统的易用性感知也会不一样。系统能提高用户的工作效率和绩效会使用户产生有用性感知，操作简便、各模块清晰易懂是易用性感知的表现。场馆应该以系统使用满意度作为系统优化的研判依据，将有用性和易用性作为系统流程优化的衡量标准。

4.2 以突出场馆特色为抓手，增强指标的战略导

向性

绩效指标体系的优化须立足于科普场馆的战略和使命。“激发公众对科学的兴趣，提高公众科学素质”[8]是科技馆的崇高使命，科普的主体是科技教育工作者，科普的客体是知识源，科普的对象是公众，因此，场馆在优化绩效指标时应该全面考虑这些要素。主体上的优化在指标上体现为高素质专业人才的数量、训练有素的人的比例等等。客体上的优化涉及的内容较多，如指标要突出创新和提升科普理念、引进来和走出去的科普形式、展品和知识的前沿性、趣味性等等。在对象上的优化需要关注公众参与科普活动的感受。优化绩效管理系统，需要着力在指标内容上做文章，使其彰显场馆特色、发挥价值导向作用。

4.3 以调研分析结论为依据，提高系统应用的持

续性

立足实际调研结论，正确定位系统优化的方向，方可提高系统应用的持续性、普适性。本系统的实施思路是先在本场馆使用，再向其他科普场馆推广。应用与推广是一个长期的过程，需要系统的可持续性作支撑。而系统的可持续发展又必须立足调查研究，通过馆内外、国内外调研来捕捉数据信息、设计优化路径，结合绩效管理的现实需求和技术发展的趋势来完善、优化系统。只有以用户体验为本，才能准确定位系统的发展方向，有的放矢地改进系统；只有洞悉信息化发展趋势，才能及时升级系统、提高系统的生命力。立足调研分析来推动系统的可持续发展，就是以需求拉动和技术驱动为双翼来维护、推广系统。

参考文献

[1]沈浩，王宇飞，姜智勇.理解与选择：融媒时代的新闻终端与新闻端口[J].新闻与写作，2016（3）：9-16.

[2]张定安.平衡计分卡与公共部门绩效管理[J].中国行政管理，2004（6）：69-74.

[3]王艳艳.论战略性绩效管理的理论基础[J].商业研究，2012（3）：91-96.

[4]李鹏飞.领导者如何实现决策的科学化[J].理论研究，2003（1）：32-33.

[5]林首淑.以目标管理为导向的公共组织激励机制的建构[J].科技管理研究，2013，33（4）：219-222.

[6]李志明，马祥正，陈建霞.东莞市科学技术博物馆运用平衡计分卡的探索[C]//.科普惠民 责任与担当——中国科普理论与实践探索——第二十届全国科普理论研讨会论文集，2013：311-318.

[7]向坚持.SaaS模式的CRM用户接受度研究[J].计算机工程与应用.2010，46（29）：215-218.

[8]东莞科技馆.东莞市科学技术博物馆简介[EB/OL].[2012-11-27] http：//www.dgstm.org.cn/changguanwenhua/kejiguanjieshao/13.shtml.