怎样说话才得体——给年轻秘书工作者的一封信

◎夏廷献

怎样说话才得体
——给年轻秘书工作者的一封信

◎夏廷献

我刚刚参加工作，是一名新秘书。到了机关工作，领导要求大家说话要注意分寸，我就很紧张，不知道哪些话是“犯忌讳”的，该怎么说话才算得体？

——一名年轻秘书工作者的困惑

职场，是人生的又一所大学。年轻的秘书工作者们，你们是否也有这样的困惑？一位好的老师，可以引领大家学到许多知识、少走一些弯路。今天，我们请一位老秘书工作者、秘书学专家为大家释疑解惑。

年轻的秘书工作者们:

你们好！

无论你是在什么岗位上，大量的工作都是通过语言来完成的。在讨论工作、个人交往等许多方面，一个人“会不会说话”直接体现了他的能力和素质。一个人品格的优劣，水平的高低，一张嘴就自然流露了出来。我们工作在领导身边，更要注意自觉维护机关形象，用得体的语言展现良好的素质。

我在机关工作了三十多年，算是个“过来人”。我看到过许多同志因为“祸从口出”而后悔莫及。基于此，我“挖空心思”地找了些关于说话的“常见病”，希望能对大家有所帮助。

人云亦云

适时、清楚、准确、有分寸地表达自己的想法，为领导献计献策，是作为秘书工作者必须具备的素质。不该说的时候说，效果不好。该发表意见的时候不吭声或者人云亦云，也是一种失职。

举个例子:大学毕业生小王刚到机关时，开会从来不发言。刚开始，领导认为他是刚来不了解情况。可几个月过去了，他仍然不发言，领导主持会议时指定要他发言，他才说几句不痛不痒的话。再后来，虽然主动发言了，但总是人云亦云地附和别人几句，自己的见解是什么，总是不明确。两三年下来，依然故我。久而久之，大家都觉得他没有主见，领导也不再征询他的意见了。与他同时进机关的年轻同志都得到了重用，他却被领导认为 “能力不够”，不敢委以重任。

汇报情况、开会发言、同行议事，总要有自己的见解——想法、主张、意见、建议、打算、请求等，否则就起不到交流——让听者接受、赞成、支持的作用，也就失去了“说”的目的和意义。在研究工作时，要说出自己的心里话，怎么想的就怎么说，不要人云亦云。作为秘书工作者，为领导提供建议作参考是题中应有之义。领导需要集思广益，以便全面了解情况，作出正确决策。有些人觉得少说话就是“明哲保身”，这种想法其实是不负责任的。而且，任何有水平、有能力的领导，都不会欣赏没有想法、没有主见的人。

自吹自擂

希望得到领导和同事们的肯定和赞誉，是人之常情。但这个肯定和赞誉，应该是别人的客观评价，不应该是自己吹出来的。

办公室经常会组织几个“笔杆子”一起合作完成重要公文的撰写工作。某机关办公室的秘书小张参与了本单位“五年规划”起草组的工作，规划的指导思想、目标责任、方法步骤、保障措施等“纲目”是起草组成员多次讨论后确定下来的，小张只承担了其中一个小题目的撰写。材料完成后，小张在领导和其他同事面前到处吹嘘自己在研究纲目和具体撰写中如何作出了大贡献。小张原想，只要在大家印象中，自己很有思想、写作能力很强就可以了，没想到领导在总结会上着力表扬了小张。小张在领导的表扬声中，看到起草组其他成员鄙视的目光，如坐针毡……

总结、汇报工作必须要讲到成绩时，如实地讲讲是应该的。但如果自吹自擂、言过其实，只吹过五关不说走麦城，或者把一分功劳说成了十分，那你在别人眼里就只是一个“光说不练的假把式”。秘书在领导身边工作，更应该戒骄戒躁。有成绩摆在那里，自己不说，领导和同事们也能看得见，没有必要到处吹嘘。

喧宾夺主

在对外交往场合，把握“话”的深浅——说不说，说多少，说到什么程度才恰到好处，也是一门学问。作为秘书工作者，在领导在场的情况下不要说语气较重的“硬话”，以免“喧宾夺主”。

某县政府办公室秘书小陈工作能力很强，领导对他也很信任。一年秋天，天气预报说寒流要提前到来，县里决定尽快完成秋收任务，防止减产。小陈跟随一位副县长到某乡督促秋收。到了乡里，发现大片成熟的农作物还没收割，副县长就把乡长找来问是怎么回事。乡长解释说是因为机械化程度低，外出打工的人又多，所以进度就慢了。副县长问乡长打算怎么办，乡长为难地说:“没什么好办法。”小陈一听不高兴了，副县长还没说话，他就说:“没办法也得想办法，一定要在寒流到来之前完成任务！”乡长一听就火了，说:“你算老几呀，用得着你指手画脚。”副县长赶快打圆场，指示乡长请求当地企业和驻军帮忙。事后，副县长对小陈说，你用心是好的，但不应该那样对乡长说话。回到县城，办公室主任问副县长，小陈表现怎么样，副县长笑笑说:“这小子有点儿愣。”主任听到这个评价，觉得脸上无光，对小陈也开始留意了起来。一留意便发现小陈果真“有点儿愣”——这样的秘书不适合在领导身边工作，于是便把他调离了。

小陈的问题就在于没有摆正自己的位置。秘书陪同领导下基层，应该做好参谋助手工作，帮助领导广泛了解情况，而不是代替领导下指示，更不能出言不逊。

出言不逊

这里所谓的“出言不逊”，就是指说话傲慢不客气。秘书绝对不能摆“二首长”的架子，说话尤其不能颐指气使。即使是没有商量余地的事，说话的态度还是要注意。对一般非指令性的事务，更应该以商量的口吻表述，不要以生硬的“知会”语气“通知”，那样是难以取得预期效果的。

某单位领导指示年终进行一次为期一周的车辆安全检查。办公室主任让秘书小孙把机关下属各单位分管车辆的同志找来，传达领导指示，并根据实际情况讨论制订一个计划，然后分步实施。小孙觉得这件事是单位主要领导指示要办的，不会有什么“阻力”，就没有把各单位的负责同志找来协商，而是自己制订了一个计划发了下去。在没有征求牵头部门领导意见的情况下，就把这些部门的人员列进了 “检查组成员名单”，确定了某日某时为检查组成员第一次碰头会。

到了某日某时，牵头部门的四名成员只到了两名。小孙马上打电话到其中一个部门，语气很“冲”地问:“你们那个谁谁谁怎么到现在还不来开会？”对方问:“开什么会？”小孙说:“开检查组成员会。”对方问:“谁把他列进去的？”小孙说:“我列的，怎么了？”对方问:“你征求过谁的意见？”小孙说:“他不是分管车辆吗，还征求什么意见？”对方说:“你就这么连个招呼也不打，就把我们的人拉到检查组，合适吗？他现在外地出差，不能参加这个会了。”说完挂了电话。人不齐，碰头会没有开成，这项工作进行不下去，小孙只好向办公室主任汇报。主任又只好亲自出面和各部门协调，重新启动。检查工作结束后，办公室主任把小孙狠批了一顿，说:“不要以为有领导的指示就可以气壮如牛，不把其他部门当回事。”小孙只有点头称是。

类似的“常见病”还有很多:随便打断别人谈话，扰乱人家的思路；注意力不集中，迫使别人再次重复讲过的话；连珠炮似地发问，让人难以应付；对别人的提问漫不经心，让人感觉难以交流；轻率地下结论，借以表现自己内行；总是滔滔不绝、只说不听地“唱独角戏”；不断地冒出口头禅，例如张口一串“这个”“那个”“对吧”……

心正则言正，心美则言美。要用美的语言，感染和说服交谈对象，达到同对方交流的目的。要做到这一点，首先要端正好自己的心态，尊重他人，以平等、真诚、与人为善的态度说话。要言之有据，不能无根据地责备、批评、抱怨，更不可说教、攻击，绝不能出口伤人。

最后，祝你们一切顺利！

你们的朋友:夏廷献

（摘自《秘书工作》）