学校档案工作的规范化、标准化管理探讨

张欣

摘 要：随着我国社会经济的不断发展，我国的教育事业也随之在稳定发展中。在这样高速发展的教育背景下，我国大部分学校也在飞速发展。由此可见，相关工作人员对学校的档案工作进行管理时运用传统管理模式已经跟不上学校的发展了，并且传统管理模式严重阻碍了学校档案工作管理现代化的发展，所以这些学校应该创新对档案工作管理的方式，从而使这种新型模式做到规范化、标准化。

关键字：学校档案工作；规范化；标准化；管理探讨

众所周知，我国的教育事业在不断发展的过程中，各所学校也在稳步发展中。在这样的社会背景下，学校档案管理工作要做到与时俱进就必须要使其管理做到规范化以及标准化。因为学校档案管理工作的标准化和规范化是促进学校档案工作与时俱进、符合社会发展的必要前提和核心环节，并且我们都应该要明白，相关工作人员在进行管理学校档案资料工作时不仅要注重外在的装备设施的建设工作，更要重视档案资料内在文本内容的处理工作。今天，我们就以为什么应该促进学校档案工作规范化、标准化管理以及如何促进档案管理工作规范化以及标准化做一个简单的探讨。

1 学校档案工作规范化、标准化管理的现实意义

在教育事业不断发展的背景下，各所学校的档案工作的进展情况是这个学校的管理模式向外界呈现出来的一面镜子，这面镜子反映的就是这所学校整体教学水平处于一个什么阶段。学校档案资料管理工作的最终目标就是打破传统档案管理模式实现档案管理现代化，而我们要完成这个理想目标的重要环节就是做好学校档案工作规范化以及标准化的管理。根据教育部门对部分学校管理情况的调查报告显示，目前我国部分学校管理人员并没有重视起来对学校档案进行规范化、标准化的管理，从而导致学校整体教学水平较低、教学效率也不高的情况，由此可见，学校负责人应该明白学校档案工作规范化、标准化管理对促进学校自身发展具备重要的现实意义[1]。

2 学校档案工作规范化、标准化的几大特点

2.1 新型模式下的档案管理储藏量大并且查找方便

随着我国社会经济不断发展，我国的信息技术也在飞速发展。所以，在多媒体计算机技术发达的社会背景下，新型模式（电子文档方面）下的档案管理比起以往传统档案管理模式（纸质文本方面）显得更加方便快捷。当今社会下，学校各层工作人员都会选择运用计算机进行工作，比如运用WPS表格、Word文档、Excel表格等一些电子软件对学校档案资料进行录入和储藏。这样做的根本目的是使学校档案资料管理储藏方便，并且我们都知道电子文档的储藏量是极其大的，平时教育管理人员在外出参与研讨会时可以使用U盘对要使用的档案资料进行拷贝，这样做不仅携带起来特别方便，工作人员在进行档案资料的查询时也是特别容易的。这与传统档案管理模式使用纸质文档手写的方式相比而言明显更加现代化，这样对提高学校整体教学水平的发展也有至关重要的推动作用[2]。

2.2 新型模式下的档案管理的成本较低

传统管理模式下对档案管理时不仅出现资料数据容易出错的情况，而且特别耗费人力和学校财力。而新型管理模式下的档案管理的成本则大大降低了，这主要是由于运用电子文档对学校所有資料进行录入以及保存或者是以后查找都是特别准确并且方便的，传统档案管理模式下需要几个人进行对档案资料的整理、核对以及收藏，新型档案管理模式下一个人就可以做完这所有的部分并且做起来还显得更轻松，这样做不仅可以使学校成本降低，还可以让档案资料数据更具准确性。而且在传统档案管理模式下大量使用人力的情况下，不可避免地会出现部分人员偷懒或者粗心大意的现象，这样的情况不仅浪费了学校的金钱还让档案资料数据没有准确性，这就等同于竹篮打水一场空，所有的努力都白费了。而新型管理模式下的档案管理明显更加规范化、标准化，从而也能有效避免这一类问题的出现[3]。

2.3 新型模式下的档案管理归档更科学

一所学校的档案资料不论是从种类上还是保存时间上都是千变万化的，由此可见，运用新型管理模式使档案管理进行归档时规范化、标准化以及科学化是至关重要的。众所周知，一所学校的档案资料都是繁琐无规律的并且还特别多，所以为了方便后期工作人员进行查找阅读，前期相关工作人员在进行档案资料归档时就应该科学并整齐地归档，新型管理模式下的档案管理恰好可以满足这点，这明显是传统档案管理模式做不到的。

3 促进学校档案工作规范化、标准化管理的措施

3.1 夯实档案管理的基础工作

虽然目前我国应该实行运用电子文档对学校档案进行管理工作，可是在档案管理的最基础工作时仍然需要使用纸质文档进行分类。这就需要相关工作人员在进行基础工作的时候仔细检查，避免出现此项资料已经过期或者档案文件不符合存储规定的情况。众所周知，任何事物的基础部分是必须要做好的，基础没做好，后期一系列的工作都等于竹篮打水一场空。由此可见，为了促进学校档案工作规范化、标准化管理，首先就要求相关工作人员应该夯实档案资料管理的基础分类工作[4]。

3.2 对档案资料进行定期检查

为了更好地促进学校档案工作的规范化和标准化，相关工作人员对档案资料进行定期的检查也是一个至关重要的中间环节。这主要是因为通过教育部门调查人员的总结报告来看，现在学校的档案管理资料在前期准备工作做得都还不错，可是中期后期经常出现一些已经失去价值意义或者明显不符合储藏规定的文件，这种情况的出现显然是有问题的。所以在学校管理人员展开档案管理工作的时候，应该要重视起来对档案资料进行定期检查的工作，从现有的档案资料中检查出来的已经过期的或者是失去价值意义的文件就应该单独分类出来，最终把这些文件集合起来进行统一销毁。这样做的最终目的是对学校档案资料进行严谨的管理，使其更加规范化以及标准化[5]。

3.3 提高工作人员的综合素质

众所周知，学校中负责档案管理的工作人员是管理工作中的主体部分，所以相关工作人员自身的综合素质以及专业能力对档案管理现代化也是起到至关重要的影响作用的。一所学校的资料都是其自身的价值意义所在，由此可见，这些资料中有一部分资料是需要严格保密地，这些绝密资料一旦泄露，对学校会造成一系列严重后果。可是，通过现在社会上的某些新闻报道可以看出，有些学校的工作人员在进行档案资料的管理时，因为自身综合素质较低，随意把学校的绝密资料泄露出去，更有甚者没有经受住不发法子的利益诱惑，从而滥用职权用学校档案资料进行非法售卖。这类问题对促进学校档案管理标准化、规范化是起到了特别大的阻碍作用的，所以学校高层人员为了避免这类问题的出现，应该加强对管理档案资料的工作人员人员进行严格地审核考察从而提高管理工作人员自身的综合素质。这样做的根本目的是为了保障学校档案工作现代化的发展不受外力影响。

4 结束语

综上所述，现在目前我国大部分学校对档案管理规范化、标准化都没有重视起来，所以这些学校的整体教学水平普遍偏低，并且教学效率也不高。所以，在教育事业高速发展的社会背景下，各所学校应该重视起档案管理这件事。学校负责人应该打破传统档案管理模式，创新档案管理模式，使其规范化并且标准化，从而推动学校的发展并且可以有效提高学校的整体教学水平。

参考文献

[1]陈庆.浅谈学校档案工作的规范化、标准化管理[J].扬州教育学院学报，2011，29（3）：89-91.

[2]张宏图.浅谈学校档案工作的规范化标准化管理[J].办公室业务，2016，（18）：149.

[3]黄洁.浅谈中专学校档案工作的规范化、标准化管理[J].办公室业务，2016，（3）：122-122.

[4]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案，2016，（5）：79-80.

[5]胡瀛滢.咋能让农业档案工作实现标准化[J].吉林农业，2006，（7）：7.