关于交通运输档案信息化建设的研究

王者兴

摘 要：交通运输档案的信息化建设已经成为档案管理工作的必然模式，本文在这一背景下，首先分析了信息化建设对交通运输档案管理工作的积极作用，进而对信息化建设存在的问题进行了研究，最后提出了相应的实现和加强交通运输档案管理信息化建设的方法。

关键词：档案管理；信息化建设；交通运输；方法

随着信息技术的不断发展，信息化已经渗透到了各项经济和社会生活当中，给人们的生活工作带来了极大的便利。档案管理工作一向较为繁杂，同样可以借助信息技术化繁为简，提高档案管理工作的效率。

1 交通运输档案管理进行信息化建设的好处

交通运输档案管理的信息化建设，简单来讲，就是将以往的纸质和归档保存的交通运输档案实体，通过信息技术和相关的计算机知识，进行数字化，并将其按照相应的系统和标准建成一个档案信息库。

交通运输档案管理的信息化建设对档案管理工作有着以下几个方面的好处：

1.1 有助于加强对档案文件和信息的有效管理

交通运输档案中包含了各种道路工程方面的资料档案，这部分档案相较于其他档案，无论是数量和内容上都较为复杂，整理、归档和调用时都比较麻烦。通过信息化和现代化的手段，可以将各项资料在建立过程中提前录入，直接纳入档案数据库管理，有利于这部分档案的灵活和有效管理和妥善保管，省去了大量的时间和精力。

1.2 可以解决查阅和借阅带来的不便问题

原来的交通运输相关档案基本上都是纸质的形态，长期积累下数量较多，占据空间较大，一旦遇到需要查阅以前档案的时候，就会非常不方便，特别是在相关单位需要借阅查看的时候，一方面借阅者对档案的保护程度和借阅时长，另一方面出现同一文件多方查阅的情况，就会非常麻烦。而进行信息化建设后，查阅和借阅都可以通过电子平台得以实现，而且也能够解决了远距离借阅和多方重复借阅的问题，大大降低了档案管理的难度。

1.3 有利于档案管理服务水平，与时代接轨

交通运输领域的档案管理工作带有一定的服务性质，想要提高档案管理的服务水平，就需要对档案管理方式加以改变，档案管理的信息化建設，是在现代信息技术发展的条件下顺势而生的，信息化的管理模式，能够使交通运输档案管理工作与时代接轨，顺应了时代发展，对以后的交通运输工作也有着积极的意义。

2 档案管理的信息化建设遇到的问题

交通运输档案管理进行信息化建设，在实施过程当中，由于各单位情况不同，没有统一的标准和要求，仍然处于不成熟的阶段，因此也会遇到一些问题。

首先，档案管理人员缺乏信息化相关的知识和技能。虽然管理模式进行了变更，但是档案管理人员一般不会进行调整，很多管理人员一方面对信息化不熟悉，在使用过程当中存在问题，另一方面有些管理人员学习能力有限或者是思想上转变不过来，在档案管理上仍然倾向于原有的管理模式。档案管理人员的不专业，就导致了档案管理的信息化建设的推广以及使用价值受到局限。

其次，目前交通运输行业虽然有了信息化建设的意识，但是在具体建设的标准上，没有统一的标准，都是依照个人单位的理解去设置，这种情况不利于信息资源平台的搭建，在各部门之间的资源共享上不能到位。

并且，有些单位在档案管理的信息化建设中缺少相应的硬件设施。数字化的档案在使用管理当中，依赖于各种设备，如磁介质存储设备、扫描仪等，但是有些单位为了节省投入，在设备项目或者数量上投入不够，也就导致了信息化建设的实用性受到限制，不利于档案管理工作的信息化进程的推进。

3 实现和加强交通运输档案信息化建设的方法

3.1 建立和健全档案信息化的系统和机制

档案管理信息化建设的实现，必定需要信息系统的支持，因此需要建立一个涵盖了交通运输部门的内部网络和外部网络的档案信息系统和平台，真正能够将数字化的档案纳入到档案管理工作中，同时也为信息的查阅和分享提供了可能；同时在信息系统的技术上，不可能完全依靠档案管理人员来完成，因此需要档案管理人员和相关的网络技术人员进行结合，形成一个相互交流和互助的平台系统；档案管理一旦涉及网络必然会出现安全方面的问题。因此必须要建立一个安全机制，加以网络信息保护，使档案资料的传输和共享过程中，降低泄露和被窃取的危险。

3.2 实现档案管理人员的专业化

要想交通运输档案的信息化建设能够发挥其该有的作用，需要档案管理人员具备相关的系统管理知识、计算机技能、各种系统软件的使用等技能，并且还需要一定的信息化意识，尽量安排在业务素质上比较高的人员负责信息系统下档案管理工作，拒绝单位内部兼职档案管理，只有提高档案管理人员的专业素质和意识，采用高素质的档案管理人才，才能够加强和推动档案管理的信息化建设和实施中的作用有效发挥。

3.3 完善交通运输档案信息化硬件建设

想要打造健全且有效的信息化系统，必须要有完整的配套硬件设备，虽然整体再投入上花费较高，但是信息化在投入使用后，给档案管理带来较大的便利、也有助于管理工作效率的提升，并且也在一定程度上节约了以前传统管理方式带来的人力物力成本，也能够降低了档案管理中存在的档案保管风险，因此对信息化硬件的花费明显是比较值得的。

4 结束语

交通运输部门的档案项目繁杂，且较为重要，因此对档案管理工作的要求也较高。对其档案管理进行信息化建设，一方面是顺应社会和时代发展的需要，同时更是为提高档案管理工作的效率，促进交通运输工作的发展的重要手段。本文对其信息化建设的作用、问题和建设以加强途径进行了分析和论述，希望能够为交通运输部门在今后的档案信息化建设工作提供一定的理论支持。

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