关于档案信息化建设的新思考

韩佳

摘 要：自2002年国家档案局为适应国家信息化建设标准，紧跟社会科技进步发展，根据国家至此档案事业的发展总体趋势做了安排，并研究制定了《全国档案信息化建设实施纲要》，其中较详尽的规定了“十五”期间全国档案信息化建设的任务与目标。自此以后，各行各业，对于档案信息化建设的重视度逐渐提高，档案信息化怎样建设也成了人们所思考的问题。基于此，本篇文章从对于档案信息化建设的理解开始，针对现在档案信息化建设所面临的现状进行思考，得出有效性的改进策略，实现档案信息化建设的有利益意义。

关键词：档案；信息化建设；建设策略

档案是由文件有条件的转化而来，是人类能动的最大程度记录、归纳、整理人类活动的一种行为，它基于生活，获取社会信息资源等方面的材料，从而把握生活和社会发展客观的规律，它贯穿于事业发展的全过程且不停的增长变化。所以对于档案工作方面的信息化建设，我们需要用理性的眼光和发展的思维来看待这一问题。

1 对于档案信息化建设的理解

随着科技的进步、社会的发展和新媒体的出现，扩大了人们汲取数据信息量的范围，加之互联网的现代化发展，进行档案信息化建设是一个机关或组织适应时代发展的必然选择。但在海量的大数据背景之下，多样的数据模型、不同的数据动态、极速的数据流转是传统的档案工作已经不适应于现代化的整理，所以这需要我们用发展的眼光和信息化建設的思维来提供于档案工作方面所需的能力。

当前，档案信息化建设内容主要有其基础建设所需归档的信息资源建设，信息化应用系统管理建设，信息化建设标准规范，建设人才等。档案信息化建设涉及范围广，需有较多的建设人才和信息化现代化的建设型服务。当然，信息化建设的作用，可以包括有档案信息传输、交换和资源共享等，有利于信息载体的传播，充分发挥档案信息化的整体效益和能动性可持续性利用，它也是国家信息化战略在当今现代化科技发展中在档案领域的体现。

档案信息化建设可以有效的整合社会可利用资源，从而发挥国家层面的宏观控制，甚至高达战略资源储备等方面。当然，从小的方面说，档案信息化建设也可以更有效的记录日常人们所需要的数据，且便于迅速规整与查阅，对基层群众的生活带来了便捷，在此建设的同时，共享与公开一些档案的部分内容，还可以保证行政等单位的清正廉洁，从而提高政府等机关部门的工作效率。

2 当前档案信息化建设的现状及改进策略

（一）建设管理体制不健全

虽然我国对于信息化档案建设的方案有较早的起步策划过程，但发展的速度并不是十分理想，在当前档案信息化建设，管理体制方面也存在着许多不合理的地方。例如：信息化管理太固体化而失去了本身发展的灵动性，这样就无法利用和整合信息化资源，从而对于档案管理工作的不适应，造成了档案信息化管理水平参差不齐，使应有的服务效率和质量降低。

所以这需要我们完善档案信息化建设的管理体系：

1.从政府：政府应提出明确的相关细则，颁布相关法律法规及其文件，召开会议，推行知识讲座等。丰富有关于档案信息化建设的新内容，提高相关专业人士及其基层人民对于档案信息化建设的认知水平，从个体的思想进行知识的普及，改变这一问题。

2.从各个组织：各个组织（包括行政单位、事业单位等）应从自身出发，顺应时代改变自身档案管理模式，从实际出发注重档案信息化本身的能动性，注重总体的策划方案，并充分考虑可实践效益。同时要注重相关人员，对于当前信息化档案建设的理解，定期培训提高工作人员的理解与实践能力。

（二）档案信息化技术不到位

档案管理工作是记录、储存、整理，一个企业或组织或机关在生产和经营活动中所形成的具有保存价值的有关文档，图案的不同形式的工作记录。在当前大数据背景下的档案工作，有效的收集与整合，提供、数据档案的信息化技术还有待提高。

故面对全球信息化高潮，完善档案信息化建设技术是我们的必然选择，当然这也离不开信息技术及信息产业的发展。对比在保障了技术的前提下，我们可以用发展的眼光，不断合理的更新档案工作的理念，然后积极的探索创新，去尝试新的发展手段，并进行合理有效的顺应社会发展的新形式、新动态，同时也可丰富宣传档案工作的内容，使之进一步发展。两者互利，技术带动了信息化的管理，信息化的管理也为新的技术的带动提供了物质基础，形成双赢局面。

（三）档案信息化归档管理有待提高

因为时代背景下的非静止化数据动态和逐渐提高的数据价值构成了大数据的形态，所以这对档案信息化归档管理细则方面提出了新的挑战。档案收集的形式多样，有文字，图表等多种，而新媒介的出现又增加了音频文件等，所需要挡案信息化归纳的内容，又庞大且繁多、零碎。

我们应提高文件归纳管理档案信息化建设的要求，多途径多方面的汲取档案的真实性，完整性，有效性的内容，利用数字化、信息化科技，选择有条理性的单位进行归纳整理。这样有利于今后开展事业的档案信息化调查和审视历史人类活动的进程等。

（四）安全意识管理不完善

当今社会多量信息爆炸，科学技术与创新技术给人带来便捷的同时，我们所涉及的信息化，数字化的安全意识也越来越值得重视。网络媒介带给我们便捷的同时，信息化的泄露也十分严重，加之当前档案信息化建设的开展，从小到大，从简单到繁多的所有数字化信息都储存于档案之中，信息泄露问题也很促使了我们安全意识的提高。

完善档案信息安全体制管理工作已迫在眉睫，有关部门及企业应加强对计算机数字化档案管理系统的监督与处理，确保档案数据库的安全，对于相关管理人员给予安全信息的危机意识，从而确保归档电子文件和档案信息数字化的工作流程的完整无误，安全可靠，真实有效。同时对于存储档案的数据库，进行防火墙系统监督，或数据备份等安全防护措施。相关执法部门也应颁布有关于触及瓢取偷盗相关信息档案的法律法规，从各个方面严加管理，确保档案信息输入的安全，防止泄露、失密等问题的发生。

3 进行档案信息化建设的意义

按照全国档案信息化建设的总体要求，同时以邓小平理论和“三个代表”的重要思想为指导，我国重视档案信息化建设，同时也在此方面做出了不懈的努力。以档案数字化建设为基础，以档案信息资源建设为核心，扩大它的开发与利用，整合资源，推进数字化、信息化管理标准的进步，这一过程也促进了档案信息化建设的快速发展，为我国现科技化现代发展提供了有效的动力。

合理有效的进行档案信息化建设，可以最大限度的掌握国家的人力资源、社会公共资源等方面的最大化效益利用。同时档案信息化管理，也便捷了人们的生活，让人可以在现代数字化的生活当中享受科技给人带来的方便快捷。档案管理的规范化，信息利用的合理化，档案归纳信息的数字化这些处于生活当中的信息化建设，有利之处不仅体现于我们的日常生活，更之它贯穿于我们整个国家的发展当中，档案信息化建设是涉及在国家战略政策，实施可行的建设可增加各种档案在我国的政治，经济、文化等各个领域中的利用率，从而能动的提高整个国家的综合实力，有效抵御全球信息化的危机。当然对于本国来说更为之重要，档案信息化建设的安全保证稳定了社会的和谐发展，整合资源利用率有利于国家实行宏观调控和经济化建设，缩小城乡差距，这也为全面建成小康社会的发展提供了稳固的基础。

参考文献

[1]王瑞博.关于档案信息化建设的几点建议[J].兰台世界，2015（S3）：50-51.

[2]张照余，吴品才.档案信息化建设现状、问题与对策[J].档案管理，2007（6）：10-15.

[3]杨芳.高校档案信息化建设现状及对策研究[J].山西科技，2015（5）：107-109.

[4]张照余.关于档案信息化建设效益问题的思考[J].档案学通讯，2007（4）：57-59.