关于机关人事档案管理问题及对策的研究

何良翠　童正花

摘 要：机关人事档案管理工作是机关人事工作的一个重要内容，服务机关人事工作是机关人事档案管理工作的根本目标和宗旨。伴随着国家人事工作的变化发展以及机关人事管理工作改革的不断推进，亟需不断改革机关人事档案管理，创新国家机关人事档案工作形式，本文将以机关人事档案管理措施为主要方向，通过分析档案管中存在的问题，针对性的提出解决措施，为机关人事档案管理做出应有的贡献。

关键词：机关单位；人事档案；管理；对策

1 研究机关人事档案管理方法的意义

本文对机关人事档案管理进行研究，总结出其中的问题，并提出切实可行的解决对策，无论在理论方面还是在实际应用方面都是具有重要意义的：首先来说通过健全完善国家机关人事档案管理，提升“公共服务”的管理意识，培养机关人事档案管理的新观念，增强机关人事档案管理的服务功能；其次健全机关人事档案管理工作方式，可以对机关人事档案服务对象的基本权利进行维护，有助于转变机关人事档案管理过程中淡漠化、神秘化、政治化倾向，维护机关人事档案管理人员的形象；最后健全机关人事档案管理工作，可以逐步增强机关人事档案管理工作的公开化、信息化、规范化，把机关人事档案置于“阳光”下接受广大社会公众的监管，从而杜绝档案造假现象的发生。

2 机关人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案管理难以适应时代发展要求

传统机关人事档案管理制度，最开始出现在延安时期，起初目的是强化对中共党员的管理。到了计划经济时期，人事档案体现了上级机关领导者以及本单位人事组织对于个体进行监督管理。传统机关人事档案管理制度由于特别注重“集中统一和分级负责”，与时代的发展要求不相符合，尤其是各级人才交流机构缺乏充分的自主决定权，导致执行力偏软。

2.2 双轨制人事档案管理模式存在矛盾

在之前的机关人事档案管理中，为了防止改革的力度太过强烈，于是出现了一种折中的人事档案管理模式，即人事档案代理制度和机关人事档案管理制度并存的“双轨制”模式。“双轨制”有助于进一步探索人事档案管理改革工作，将社会心理的承受程度和认识档案管理制度改革的力度有机结合在一起，促进社会的和谐健康发展。然而，“双轨制”模式运行一段时间后，问题、矛盾、摩擦逐渐暴露和凸显出来。

2.3 档案管理缺乏公开性、服务性和人本性

目前为止，机关人事档案管理制度的架构，依然是以组织对于个人的监督管理作为主线和核心，对于档案相对人而言，人事档案不是公开透明的，而是绝对封闭的。在机关人事档案的运行机制方面，基层单位组织讨论决定一个机关干部的道德纯洁和政治忠诚度，干部个人对此决定必须毫无条件的绝对服从，这就导致机关人事档案容易变为派别之争的工具和手段。在现实工作中，用机关人事档案整治干部，用机关人事档案谋求私利，用机关人事档案阻碍干部进步的现象比比皆是。由此可见，当前机关人事档案管理工作缺乏公开性、服务性和人本性，而这些问题正是未来机关人事档案管理工作努力的方向。

3 完善机关人事档案管理的具体措施

通过上述分析，对机关人事档案管理的意义以及存在的问题有了比较清晰的了解，那么接下来笔者就对如何完善机关人事档案谈一下自己的想法与建议，希望能够为相关专业提供可以参考的理论依据。

3.1 转变人事档案管理的理念和功能

首先要树立公共人事档案的理念。公共人事档案具有包容性、公共性和人本性的特点，破除了传统机关人事档案是管理者和形成者私有财产的禁锢。公共人事档案把公共利益作为其根本原则和宗旨，充分保障人事档案相对人的利用权利、知情权利、隐私权利、申诉权利、救济权利等合法权利，充分维护其合法权益。

其次，发挥人事档案的公共服务功能。由于公共人事档案管理制度具有公共性、服务性、人本性的特点，这就决定了机关人事档案的功能必须发生改变。传统的机关人事档案表现出强烈的政治控制功能，引起社会公众的强烈不满。因此机关人事档案要想进一切办法改变政治化、神秘化、主管化、身份化的观念，真实、客观、全面的记录人事档案本人的德、能、勤、绩、廉等诸多方面的资料信息，从而为人事和组织工作提供科学、有效、全面、及时的信息服务。

3.2 完善机关人事档案的相关制度建设

第一，完善机关人事档案的收集制度。根据不同的人事档案类型，调整人事档案收集的重点和范围。例如企事业党委的职工档案，应该强化专业职称、文化程度、工资变动、奖惩情况、社会保障、近期考核等方面信息的收集。再比如专业技术人员的人事档案，应该强化技术水平、个人专长、工作成绩等方面信息的收集工作。而对于公务人员的人事档案，应该进一步强化德、勤、廉、能、绩等方面的信息收集。

第二，完善机关人事档案整理制度。经过几十年的发展和改进，随着科学技术和信息化水平的突飞猛进，档案管理人员还把大量的时间和精力放在装订、裁剪、组卷、拆卷、技术加工等环节，费力费时，程序复杂，效率低下。并且这些工作成本较高，而且技术加工方法对档案材料的原貌会产生破坏。因此，新时期机关人事档案的整理制度应该利用现代化技术和信息化技术手段，放宽人事档案的整理要求，简化整理步骤。

第三，完善机关人事档案的审核制度。就社会信息的视角而言，人事档案从本质上讲就是一种信息记录和信用标志。提供公共服务是机关人事档案的重要功能。实现公共服务功能的信息材料往往反应在德、勤、廉、能、绩等方面的档案材料中。因此，应该重点审核的是德、勤、廉、能、绩等方面的档案材料。根据高效、节约的指导思想，机关人事档案的审核工作应该放在学历资料、信用记录、自然状况、品德能力等方面，对所在单位定期形成的档案材料，比如考察材料、工资情况等进行简单审核即可。

3.3 赋予人事檔案管理机构一定的自主权

集中统一、分级负责的人事档案管理体制，是传统机关人事档案管理制度建设的一大成绩。集中统一、分级负责的人事档案管理体制使得我国机关人事档案管理工作能够经过大风大浪而重新恢复。在建国初期，我国机关人事档案管理制度缺失、档案管理比较混乱，在这种状态下，集中统一、分级负责的管理体制发挥重大作用，保证机关人事档案管理制度的恢复和重建。

但是随着社会需求的不断改变，当今机关人事档案管理过程中，应该坚持集中统一、适当分级的管理原则，在人事部门、组织部门设立专门的管理机构，比如机关人事档案综合管理中心、干部信息中心、人事档案科室等，落实党管干部的原则，保持公职队伍的稳定性。人才流动服务机构负责流动人员的人事档案管理工作，与其他人事档案相比，流动人口人事档案管理更要体现服务性和公共性，尽力为人事档案相对人和用人机构提供丰富的信息，充分保护流动人口的合法权益。各级政府部门应该出资建立非公有企事业单位职工、专业技术干部、学生等人事档案管理中心，建立相应的人事档案信息库，实现集约化、社会化、专业化的人事档案管理工作，在法定条件下提供人事档案信息服务。

4 结语

综上所述，机关人事档案管理工作，涉及到机关、企事业单位人员的廉政与公正，因此相关部门应该紧跟社会需求与政治导向，与时俱进，保证档案管理理念与手段的先进性，为机关事业的良性发展打下坚实的基础。

参考文献

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