信息化环境下医院档案管理现状思考

林秀娜　刘方林

摘 要：档案管理对于各行各业的发展、资料留存都有十分重要的作用，是不能缺少的信息资源，随着信息化、数字化社会的不断发展，档案管理也朝着信息化的方向前进。本文旨在探讨医院档案管理在信息化环境下的管理现状，存在的问题以及提出如何在信息化环境下转变管理模式以与时俱进。

关键词：信息化；医院档案；档案管理；管理现状

1 引言

随着科学技术的发展，信息化环境逐步形成并保持着高速发展，信息化管理逐步渗透到各行各业的整体管理建设工作中来。档案管理虽然为辅助部门，但对各行各业的顺利运转、资料留存、决策支持都有着不可取代的作用，是珍贵有用的信息资源，具有重大意义。医院档案更是对整个医院系统正常运行、医疗工作有序进行起着重要的支持辅助作用，是整个医院活动和业务中最珍贵的历史保存资料，还有很高的科研、查询、决策指导意义。

传统的档案管理以纸质资料为主，依赖于人工管理，人工检索，人工更新，在现代互联网信息化技术的浪潮冲击下无法适应告诉发展的节奏要求。因此，在国家管理部门的组织规划之下，档案管理向着信息化发展，在档案管理中利用现代化的信息技术和手段，处理档案资料，管理现存、新增档案，更加便捷、高效地发挥档案资料的社会服务作用，提高档案管理信息化及现代化水平是每个行业面临的重要课题和长期挑战。

医院档案比一般的档案更要求精确性、及时检索，提供科研资料，随着高科技产业的发展，医院管理逐步实现了自动化、网络化和信息化，如各地社保卡医保卡联网、实现了网上、移动端挂号、简单就诊、网络查阅体检报告等等。而且医院每天接待大量病人，需要处理大量的信息，科研也需要庞大的病理数据库作为研究资料支持，新病例随时需要检索历史档案来进行决策和方案指导，医院档案如果保持传统的人工管理、查询跟不上信息化时代的发展要求，无法满足信息化环境下高效、准确、快速获取的需要，势必影响医院档案管理想着信息化方向发展，影响医院整体信息化建设，因此需要考虑到信息化大环境的要求，借助现代化信息技术合理进行医院档案管理的改革，才能适应社会发展，更好的发挥医院社会服务的职能。

2 信息化环境下医院档案管理现状分析

2.1 档案管理及信息化意识薄弱

档案管理在传统意识中也属于辅助和边缘性的部门，重要性没有被统一认可，医院作为社会服务机构，其档案承担着科研交流、病例建档查询、病理研究等重要作用，管理上需要更加严谨。档案管理信息化是新时期管理的主要方向，但有些单位和部门把其简单理解为计算机管理档案，无法发挥档案的潜在价值，虽然表面看起来实现了信息化，却无法提高档案的利用效率。

2.2 医院档案检索困难，效率不高

医院档案内容复杂多样，需要严密的逻辑和谨慎的保管，有些医院档案开发管理制度不够完善，带来档案目录内容缺乏建设性，不方便查找，或者录入错误，产生消极影响，甚至严重损失。即使在信息化环境下依然大部分以来人工检索，没有完全实现计算机联机检索，无法达到现代化档案管理的要求，大大降低了档案利用效率。

2.3 缺乏东信息技术的专业档案管理人才

目前的档案管理工作人员在档案管理专业方面比较专业但在信息化技术领域未必专业甚至并不了解，或者相反，缺乏综合素质能够既满足专业档案管理又满足信息化发展的管理人才。

还有诸如保存、安全等问题，无论是传统纸质档案还是电子化档案都有相关问题，如气候条件、空间利用，或者网络安全、软件开发等等，在信息化环境下全部涌现，兼并存在，更是亟待解决的问题。

3 医院档案管理信息化的必要性

3.1 有利于促进医院档案管理制度的完善，提高档案的利用效率

医院根据资深具体情况进行分析指定的档案管理制度，更符合本院信息化管理的实情，充分保证档案资料对价值和完整性。信息化环境下利用信息技术进行档案管理，能够极大减少人工失误对于档案利用可能造成的影响，方便归类、建档，利于查询检索，突破时空限制，提高档案利用的效率。

3.2 有利于医院整体系统信息化建设的实现

医院档案信息化速度会影响医院整体系统信息化建设的实现，毕竟信息化是不能留死角的尤其在要求嚴谨严密的医学行业，档案部门又是产生纸质文档、各种记录单据最多的地方，一方面依赖于计算机进行信息化管理，一方面还要对传统的已有档案资料进行数字化整理，才能实现整体的信息化。

3.3 长远来看，有利于医院有序管理，降低管理成本

短期来看，医院档案不得不在信息化环境的形势逼迫下进行信息化探索和转变，耗费人力财力物力，但长远来看，系统建立成熟后，无论是运营维护还是日常管理，都是降低管理成本的有效道路。

4 信息化环境下医院档案管理模式转变方向

4.1 管理意识向着综合化模式转变

每个机构都有其核心部门和边缘部门，但在信息化环境大背景下，要想实现医院系统整体的信息化建设，必须有全局管理意识，不遗漏任何部门。而医院的档案是具有非常高的研究、参考、决策支持价值的，医院信息化进程中必须把档案管理重点考虑在其中，档案信息化管理模式不仅能极大提高档案利用效率，更对医院医学水平、研究水平更进一步有着积极促进作用，进而促使医院档案管理意识的增强，并将管理意识扩大到整个医院系统。

4.2 管理手段向着信息化方向转变

信息化环境下医院档案的载体发生了很大变化，管理手段必然要发生变化，各种信息化技术、档案管理软件都会引入医院档案管理中来，管理也从传统的人工管理为主变为计算机联网管理、数据库建设，虽然仍然各人司其职，但通过联网数据库的建设管理，医院档案将会有统一、规范的后台管理系统不间断运行，形成信息化的管理模式。

4.3 管理队伍向着专业化方向转变

信息化环境下要实现档案管理信息化，管理人员要有较高的知识层次，还要有先进的技术水平，不能仅仅停留在一般的计算机操作，必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作，提高管理人才的管理水平以适应档案信息化管理的需要。

5 总结

综上所述，档案管理是医院运行、管理过程中必不可少的一项重要职能，但在目前的档案管理中仍然存在不少问题，无法跟上信息化环境高速、高效、精确、便捷的要求，医院档案承担的职能更有甚于保存，有必要结合信息化环境进行严谨思考，部门指定规范，促进医院档案信息化管理，才能走出新时期医院档案管理与时俱进的信息化道路，才能在规范下发展，最终实现医院整体管理的信息化。

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