大数据时代下档案管理的价值提升研究

摘 要：大数据时代对当前的档案管理模式提出了新的要求。如何在大数据时代提升档案管理的价值，是我们必须慎重考虑的重要问题。本文重点研究在大数据时代背景下提升档案管理价值的对策，意在起到抛砖引玉之用。

关键词：大数据；档案管理；价值提升

目前，随着科学技术的迅猛发展，我们已經进入了大数据时代，各种数据信息呈几何级增长，给人们的生活带来了巨大变化，同时给档案管理工作也带来了新的发展机遇。2013年，杨冬权局长在“全国数字档案馆（室）建设推进会”上明确提到：“目前，信息技术快速发展，互联网络不断普及，网络化、信息化和数字化已经成了社会常态，对人们的学习、工作和生活带来了巨大变化。数字不再仅仅和计算有关，更是影响到人们的生存方式，我们已经踏入了大数据时代。从整体角度俯瞰整个档案发展史，从简犊到电子，档案工作一直随着时代的发展而发展，一直在适应科学技术的进步。大数据时代不断优化升级传统产业，对传统的档案管理模式也提出了新的要求。”从杨局长的讲话中可以看出，大数据时代对当前的档案管理模式提出了新的要求。如何在大数据时代提升档案管理的价值，是我们必须慎重考虑的重要问题。本文重点研究在大数据时代背景下提升档案管理价值的对策，意在起到抛砖引玉之用。

1 在大数据时代，档案收集必须做到“全面”

首先，观念要做到“全面”，就是要将所有具备保存价值的文字、图片、视频等资料都看作档案，利用信息系统将文件予以电子化，然后形成电子档案。

其次，载体要做到“全面”，毋庸置疑，纸质文件管理已经被时代所淘汰，而且随着文件数量的不断增加，库房资源也会影响档案管理的质量。所以只有保存电子文件，才有可能准确无误地将档案资料全部保存下来。

其次，档案管理技术要做到“全面”，目前，传统的档案管理系统已经难以适应大数据时代的发展，档案管理部门要主动运用云计算技术和大数据挖掘技术，对档案资料进行分布式存储，实现最大程度的查准率和查全率。

第四，档案信息服务要做到“全面”，在大数据时代背景下，档案服务将沿着开放式、多元化的轨道发展，档案服务要满足多元主体的需求，为群众提供智慧型和网络化的服务，在大数据时代背景下，档案资料将会泛滥，群众需要从海量的档案资料中找到自己所需要的信息，这就要求档案管理部门要为群众提供优质服务，满足其快速查找档案信息的需求。

2 在大数据时代，档案管理必须实现“共享”

如今，我国的档案管理还存在“条块分割”的问题，一些档案馆由于担心资料外泄、社会责任等问题，不太愿意共享自己的资源。这就导致档案资料难以发挥应有的作用。从数据的价值体现来看，档案信息应该聚合在一起，才能发挥更大的作用，如果各行其是、各自为政、分散管理，不仅难以实现社会共享，也会导致档案信息面临安全风险，造成档案管理部门提升管理成本。目前，国家档案局正在全力建设“全国开放档案共享平台”，统一集中地将各个档案馆公布的资源放在国家档案局建立的一个公共平台上，以网络技术为依托，使档案资源在更大的范围内予以开放，逐渐实现全国档案社会共享的良好格局。

同时，我国各级档案管理部门要按照自己的具体职责，以整合各类公共数据资源为切入点，在保证商业机密、国家安全、知识产权和个人隐私的基础上，综合利用各种数字信息资源，最大程度地满足社会利用档案信息资源的需求。

另外，我国档案馆还要肩负起国家数据中心的职责，主动集中管理国家企事业单位和党政机关的各种数据信息，及时收集其他单位形成的，具有一定保存价值的数据，为各个相关体提供优质的服务。

3 在大数据时代，档案利用必须善于“预测”

预测是大数据的核心，这种预测建立在相关关系分析法的基础上。在平时的生活、学习和工作中，我们以为只要知道“是什么”就行了，没有必要知道“为什么”。而相关关系分析能够帮助我们对这个世界形成更加全面的认识，为我们看待事情提供一个新的视角。从这个角度来说，我认为大数据时代背景下的档案利用要从记录历史、传承文化逐渐延伸到预测未来。一直以来，档案管理满足于日常查阅，档案利用几乎处于被动状态，甚少有人专门去研究沉淀的档案资料，这不利于发挥档案的价值。在大数据时代，档案系统中不仅有海量文档，还有数不胜数的数据，利用档案的效果应该大于利用文档的效果，方能体现档案管理的效果。在这种形势下，档案管理部门要顺应业务部门的实际需求，构建各种科学有效的数据模型，对海量的数据资源进行聚类、筛选、处理，并进行相关性分析，找到非结构性数据之间的联系，将其转变为结构型数据，挖掘数据中潜藏的知识力量，并通过网络平台，将这些知识主动推送给广大群众，真正发挥档案管理工作的价值与功能。

根据上文分析，我们可以看出，大数据时代背景下的档案数据呈现出形式多样、规模庞大等一系列特点，利用传统的简单查询服务已经难以发挥档案管理的价值。大数据时代的来临，对档案管理工作既提供了机遇，也提出了挑战，我们档案管理人员必须在工作中做到与时俱进，求实创新，正视大数据时代的内涵，树立开放式的互联网思维，对档案管理工作予以全新的认识，积极应用新技术改进工作方式，使档案数据在社会建设中发挥真正的价值！

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作者简介

杨曦，女，土家族，硕士研究生，贵州省城建档案管理办公室（贵州省建设信息中心），助理馆员，研究方向：档案管理。