秘书的职业管理模式探究

郑慧敏

摘要：职业管理是建立在组织内部的职业设计与规划，对于个人发展和企业发展都有重要意义。本文以职业管理的双通道理论和多通道理论为基础进行了对秘书的职业管理模式探究。结合实际对秘书岗位进行了双通道模式和一体化模式的职业设计管理，具有实际借鉴意义。

关键词：秘书 职业管理 双通道模式

一、引言

职业管理是为了实现组织目标和个人发展的有机结合，从组织角度，对员工所从事的职业进行计划、引导和控制的过程。所谓职业管理，是指组织提供的用于帮助组织内正从事某类职业员工的行为过程。开展职业管理工作既满足了员工个人职业发展诉求，也满足了企业组织需要，是惠益双方的极佳方式。我国现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等的职务。一般而言，秘书的职业发展较为缓慢，因此科学的职业管理模式显得尤为重要。

二、理论基础

1.秘书的职业管理模式相关理论

双通道管理理论，即；管理通道和专业技术通道。为了适应时代要求、摆脱单通道发展的困境，这种双通道的职业管理理论（双轨制）己经成为较流行的职业管理理论。实际上，职业发展双通道模式在很多跨国公司如微软、福汽车等都进行了持续性的成功实践。

在此基础上，对双通道管理理论进行拓展延伸，产生了多通道管理理论。多通道管理理论在双通道管理理论对某职业进行进一步细化分解，增加可发展的职业选项。

2.适用范围

职业管理是从组织的角度对员工进行的职业规划、引导和控制，是以组织为中心开展的活动。其行为主体是组织本身，组织通过职业管理对员工提供职业帮助的过程是企业人力资源规划的一项重要内容。因此，职业管理主要是针对组织内部员工，其目标主要是服务于组织的。

三、秘书的职业管理模式

1.秘书的职业管理双通道模式

根据组织内部的专业分布状况，在原有的职业管理序列的基础上设立独立的专业发展通道。根据态度、业绩、能力等各个方面多维度进行综合评价，同时建立于专业等级相匹配的绩效考核体系、薪酬待遇、晋升通道等政策，实现专业通道发展的可比性。同时，秘书专业通道的建立，提炼了秘书的核心能力、提升了秘书职业的含金量。例如贝尔阿尔卡特通信有限公司就设立了“行政管理职位系列”和“专业技术职位系列”的双阶梯模式供员工发展。国内的品牌企业儒海尔、联想等也都加入了改革创新、建立运功职业发展双通道管理的试验。

在组织内部的秘书岗位上，以应届毕业生为例，员呢工可以根据自身的特点进行不同职业发展选择。选择管理序列发展，可以规划“助理秘书——主办秘书——办公室副主任——办公室主任——行政总监”的路线进行发展。根据工作业务的差异，比如业务类秘书可以发展为业务员、业务经理等岗位；行政类秘书可以发展至办公室主任的职务；以会务工作为主的秘书可以向大型会务服务管理工作方面进行发展。或可以选择在组织内部的专业通道发展，在“初级秘书——中级秘书——高级秘书——资深秘书——首席秘书”的轨迹发展。但这种发展的弊端也是显而易见的，因为秘书职业的辅助性、从属性的属性和特点，很难将秘书作为一生所从事的职业。

2.秘书的职业一体化模式

根据职业多通道发展理论，职业一体化模式是在职业双通道管理模式的基础上跟进一步对管理通道和专业通道的深入融合，让员工根据自身不同阶段发展的需求特点真正寻找属于自己的发展道路。

华为公司建立任职资格双向晋升通道（管理任职资格和专业技术任职资格），纵向分为管理、专业、干部三条发展路线，横向进行不同专业全覆盖，并为每位员工建立个人发展计划（Individual Development Plan）。以华为某秘书岗位员工为例，第一可以走管理岗位通道，进入人力资源系统以成为人力资源经理为目标，第二可以选择走专业技术通道，成为公司人力资源技术专家。这种模式可以从多方面实时关注员工成长和个人发展需求，根据不同员工的特质差异，帮助员工及时、正确地调整个人职业发展方向，实现个人价值的最大发挥。此外，还有许多其他企业例如腾讯公司也建立了相应的一体化模式，实现管理和专业的多通道发展。职业一体化模式的另一重要特点是实现了岗位的权责分明。细化岗位的类别和专业指责是的不同人才可以充分发挥个性化的能力根据能力决定其需要承担的职责，强调了责权利的匹配，从而实现了对员工的有效激励。

四、秘书职业管理科学化的建议

1.建立完善的职业培训体系

员工個人职业发展的成功同样是企业发展的重要推动力，对于员工归属感的培养、企业的业绩提升都有重要意义。要使员工对自我发展进行科学合理的规划，提升员工的职业发展知识和能力，就需要建立完善健全的职业培训系统。公司可以信息资源共享、职业能力培训、职业发展咨询服务等多种方式切实为员工服务，有计划有组织地进行系统服务。值得注意的是职业培训系统的建立需要具体化，有实际操作意义。根据不同的职业特点，培训内容需要个性化和动态化，适应不同员工、不同职业的个性发展。

2.坚持客观性的原则

严格按客观性原则办事，是职业设计科学化的基本前提。

有实际意义和可操作性的职业规划需要对现实情况进行客观分析。首先是基于自身个人能力、优劣条件的分析，自我认知是职业发展规划的基础，个人能力特点是职业管理的客观支撑条件。其次，职业规划是针对组织内部进行的，组织环境是需要考虑的重要因素，组织发展空间直接决定了职业管理的宽度和广度。最后，职业管理要适应社会发展的需求和方向。社会大环境如经济、政治等宏观条件可以为我们未来职业管理等倾斜方向提供重要参考，适应社会发展的职业设计才是可持续的。因此，职业管理需要基于各方面的客观条件分析，以达到与个人职业充分协调配合。

3.建立科学的激励、约束机制

企业或单位建立完善的激励制度是职业管理的有效保障，在员工的职业晋升中具有积极作用。企业需要针对不同类别、级别的岗位进行不同的激励约束，以岗位工资为基础，根据岗位级别、绩效指标、职称等因素建立完善的激励机制，从薪酬待遇、福利等方面充分体现差别，充分体现组织对人才的重视以激励员工积极争优。

参考文献：

[1]杨永康.双阶梯制度[J].中国人力资源开发.2000.

[2]薛铠.中国移动扬州分公司员工职业管理研究[D].扬州，2015.

[3]程诚.浅谈行政秘书的职业设计与职业管理[J].经营管理者，2009（9）：114.