高校审计档案管理优化建议

岳凡琦

摘 要：目前我国高校审计工作发展迅速，但与之相适应的档案管理建设仍旧略显滞后，需要审计工作者加强档案意识，提高审计档案管理质量，高校也应当建立健全相关制度体系，用以监督、激励审计档案管理人员。该文主要针对高校审计档案建设现状进行了分析，并针对实际工作中存在的不足提出了几点优化建议。

关键词：高校审计 档案 管理

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）06（a）-0145-02

随着现代社会信息化程度越来越高，审计信息如何能够在高校管理中发挥更大的作用，成为了审计档案工作面临的新挑战。高校审计管理工作中必须强调新形势需求，审计人员只有规范管理，建立全面完善的审计档案，才能更好地挖掘利用审计成果。但是审计工作具有特殊性，审计档案管理无法适用一般的档案管理办法，而高校审计档案管理也不同于国家审计档案管理，因此必须结合高校审计工作实际需求，建立与实际工作相适应的审计档案管理体系。

1 审计档案的作用

高等教育改革是当前我国教育体系改革的重点和难点，随着改革的深入，社会各界的关注度以及政府的投入度越来越强，高校规模也随之迅速扩张。人们对于高等教育经费的管理使用也开始予以关注，如何优化经费使用监督体系成为了当前高校管理工作的重点。从内部分析，审计档案工作可以真实地记录高校审计活动，为内部审计考察提供可靠依据，并且通过对历史工作的研究可以有效提高审计工作质量。因此建立完善的审计档案管理系统对高校的整体发展意义重大。

1.1 提供素材

通过对审计实践的总结可以不断更新审计理论体系，而审计档案是记录详细审计实践的载体，可以为高校审计工作的总结提供详细案例资料，是高校审计部门进行学术理论研究的重要素材来源。

1.2 积累资料

高校审计工作仍旧在不断发展和完善中，同高校的整体发展相比，审计工作水平仍旧略显滞后。而通过审计档案的建立，可以为高校审计工作提供系统的实践资料，从中可以更好地总结经验教训，总结工作规律，寻求更加完善的管理规范和审计体系。

2 高校审计档案管理工作中的问题

随着高校管理工作的不断完善，内部管理工作人员开始逐步地认识到审计工作对于内部监督管理的重要性，同时也意识到建立完善的审计档案对于推动高校审计工作发展具有重要意义。虽然近年来高校审计档案管理发展迅速，但由于起步较晚，且领导层的重视度不足，在档案归档以及后期的管理中仍旧存在诸多不完善之处，甚至很多方面无法适应当前高校管理工作发展要求，对此进行总结主要包括以下几方面。

2.1 认识不足

虽然随着审计工作体系的完善，越来越多的高校开始意识到审计工作对于高校的整体管理建设以及内部管理的重要性，但是相关档案管理工作仍旧不受重视。高校管理阶层并没有真正将审计档案管理列入审计工作议事日程，也没有对相关工作进行全面规划，审计档案管理人员队伍严重不足，且职责不明。由于认识不足，审计档案管理工作人员在工作中也存在懈怠和随意的心态，这些都是审计档案管理质量提高的阻碍。

2.2 方法不科学

高校审计档案管理工作由于起步较晚，很多高校并没有建立专门的档案管理队伍，很多审计档案管理人员都是临时抽调或兼职人员，没有经过专门的业务培训，缺乏相关经验，在操作规程以及管理技术上都缺乏专业知识和相关经验，很多应当归档的资料并没有及时地收集归档，因此实际工作中根本无法有效保管利用档案，即便是管理得当，也不能保证这些资料档案的查找利用。另外，相关管理设施建设也并不完善。文件档案随意堆放，杂乱无章，随着时间的增加和资料的累积，很容易导致资料的丢失。

2.3 工作不规范

很多高校无法做到审计档案管理标准要求，更不要说审计案卷归档、管理的正规程序。这种不规范的管理工作既影响了审计档案的形成，也容易导致相关资料的缺失，对档案质量造成严重影响。这种不规范性在内部审计中表现最为明显。很多高校审计档案管理人员在进行审计工作底稿记录时只进行简单的人工记录，且后期的签字手续不完善，如此更加无法保证审计档案的真实性。

2.4 人员素质因素

审计人员业务素质的高低直接制约着审计工作的质量，影响着审计队伍的形象。人们往往把审计档案工作看成是谁都能胜任的工作，审计档案人员本身也对审计档案的开发与利用认识不够，人员素质和职业道德有待提高。

3 优化措施

3.1 相关管理制度的建立健全

高校应当依照相关管理规定结合实际制定与本校审计档案管理相适应的规章制度。同时，高校应当建立健全相关标准要求，以保证审计档案的立卷归档工作有据可依，通过规范的统一保证审计档案质量，建立完整完善的管理体系。在档案的移交保管以及查阅借阅方面，高校也应当建立完善的管理制度，从而规范档案保管工作以及查阅借阅程序，避免后期的保管利用中造成档案的损毁、遗失。除此之外，还应当建立明确的责任划分制度，以明确档案负责人和相关管理工作人员的职责。通过制度的建立健全，可以为审计档案管理工作的科学化、规范化提供更加有力的保障，因此建立健全完善的审计档案管理制度是优化高校审计档案管理工作的基础。

3.2 提高认识

要搞好审计档案管理工作，首先要在思想上高度重视。要认识到审计档案规范整齐、管理严格，可为学校加强内部经济管理提供丰富的原始数据；为审计部门考核审计组、审计人员的工作提供依据；查阅审计档案可为审计人员提高工作技能提供全面的教育素材。只有提高了对审计档案重要性的认识，才会自觉地贯彻审计规范，把审计署印发的《审计机关审计档案工作的规定》等文件落实到行动上，真抓实干，抓出成效。

3.3 改进管理方法

随着审计事业的发展，审计的内容和方法不断地发生变化，审计技术也将实现由“手工”向“计算机”审计的跨越。面对审计业务的发展，审计档案的形成和管理将会不断地遇到新的问题和挑战。这就要求审计档案管理部门和审计工作者在审计过程中，及时解决和发现影响审计档案质量的问题，这对提高审计资源使用效率和审计质量具有十分重要的作用。审计人员在工作过程中只要注意开拓思路，总结经验就可以开创出更多、更实际的审计方法，有力地推进审计业务向更高层次发展，使审计档案的质量和管理水平适应审计业务的发展并逐步得到完善和提高。

3.4 明确工作权责

相关工作准则中对审计档案的建立提出了明确的要求，由审计组负责。通过主审人员对审计项目进行宏观上的把控，对审计人员进行督促，保证审计人员能够依照规范标准要求进行审计档案的整理、收集、装订，并在审计活动结束后，由专门的档案管理人员对审计档案进行复核，从而保证档案质量。

3.5 加强队伍建设

审计人员在开展业务范围内工作、履行职责的过程中应当遵循一定的职业道德。做到客观公正，保證审计工作的相对独立，完善服务管理。而在审计档案管理中，相关工作人员也应当具有这样的职业道德，只有具备专业的工作素养和敬业精神的管理人员才能保证审计档案管理工作质量。因此必须加强审计档案管理队伍建设，通过岗前培训、业务培训等提高档案管理人员的专业技能和职业精神。

4 结语

通过上述分析可以看出，高校审计档案管理工作对于高校管理发展而言意义重大，但是实际工作中仍旧存在诸多不足，还需要相关工作人员继续予以完善。

参考文献

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[2] 张燕.改善高校审计档案管理的建议[J].科技广场，2007（6）：114-115.

[3] 刘静.高校内部审计档案管理的现状及建议[J].经济视角：2011（4）：69-70.