档案收集归档的有效管理策略探究

吕月华

（黑龙江省桦南林业地区社会保险局）

摘 要：文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。笔者根据多年的工作经验，主要针对档案收集归档工作内容要求进行分析，并提出档案收集归档的有效管理策略。

关键词：档案；收集归档；有效管理；策略

在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。

1 档案收集归档工作内容

文件材料的收集归档工作是档案工作的起点和基础，一个单位的归档文件是否齐全完整，根能避免文件的散失，才能保证本单位档案的齐全完整。因此，我们一定要认真做好文件材料本的因素取决于文件材料的收集是否齐全。只有及时地、有针对性地收集各类文件材料，才的收集归档工作，半点也不能马虎。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来。档案收集归档的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。

2 档案文件的收集归档存在的问题

档案文件的收集归档是档案管理中的一个复杂的工作，现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，归档工作更没有得到有效重视，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。而在我国，林业档案管理方面的经验还不是很丰富，所以在实际中存在很多问题：

2.1 档案材料不完整

归档文件的收集是档案工作的第一步，同时也是最为关键的一个环节。有些单位档案员收集的文件材料往往不完整，有些归档文件材料的门类收的不齐，一些单位档案室门类很少，有的只收集文件材料，有文书档案、声像、专业、科技档案却收不上来。档案文件的收集，不仅要保证归档文件材料的收集工作要收集材料的完整，同时也包括每一份文件材料本身、文件材料的门类也要齐全完整。

2.2 缺乏完善的文书档案资料管理设施

当前现有的档案管理部门在基础设施的建设方面存在一些不足之处，如资料的收集与归档仍然以人工操作为主，计算机信息技术的应用十分有限，这也拖慢了档案管理的信息化进程。另外，由于档案管理技术手段的滞后，使得很多档案信息都不能及时进行评估和归档，时常发生文书档案资料丢失的现象，无法保证档案信息的完整性与真实性，这些问题都对档案管理工作造成很大影响。

2.3 缺乏复合型档案管理人员

近几年，档案文件的收集歸档管理人才缺乏，大多数档案文件收集归档人员没有接受过专业知识以及业务培训，缺失档案管理经验，在档案文件收集归档过程中难以适应工作需要，使得收集的档案水平低、素质差，所以优秀的档案文件收集归档人员对于档案管理工作的顺利进行是非常重要的。

3 档案收集归档的有效管理策略

档案收集归档工作是档案管理的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。

3.1 强化档案管理人员的培训

作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。

3.2 加强档案管理基础设施建设

基础设施的建设与完善是提高档案管理效率的重要途径，通过引进先进的信息技术，可以提高档案管理的现代化水平，促进档案管理效率的提升。同时，需要为档案管理部门工作的有效开展提供必要的设施，包括管理技术、管理设备等，要对档案管理工作的顺利开展提供足够的支持和配合，各个管理部门要配合档案管理工作的需要，构建档案管理信息的共享平台，促进档案管理效率的提升。

3.3 加强创新意识培养

档案管理工作人员创新意识的培养，作为优秀的档案管理工作人员的重要因素之一，就是现代的社会发展和档案管理工作人员的思想素质上有接轨，我国社会的发展日新月异，在适应发展的新形式上就对档案管理人员有所要求，包括在业务能力上有所创新。档案收集的信息化管理是目前的社会发展的主要趋势，档案信息的有效化控制在需要建立档案电子化，由此可见培养出新型网络型的人才是极为重要的，有着高素质的档案管理人员团队则具备与时俱进的特点。培养档案管理工作人员的创新意识，不仅可以提高档案管理工作的效率，在档案资源为社会提供服务的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了显著效果。档案管理工作人员整体素质的提高，不仅体现在思维习惯上的改变做到真抓实干，在更新已有知识上的畏难情绪的克服上也有所体现，档案管理工作人员需做到与时俱进，在工作中开拓创新。

结束语

随着社会的发展和科技的进步，传统的档案管理方式已经无法适应当下社会的发展。新时期档案管理工作必须紧跟时代发展的需求，提高档案管理工作的效率和质量。采取科学有效的档案收集、整理以及归档手段，并努力完善管理方式，建立完善基建档案材料管理制度，才能够真正发挥出档案材料的重要价值，才能够促进整个林业发展健康发展。

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