SAP—ERP系统中物流管理模块应用研究

王丽萍

摘 要：SAP-ERP软件中物流管理模块的实施主要从计划、采购、库存管理、仓库管理等方面，强化企业成本核算的管理思想。通过该系统的应用可以有效降低物资库存，提高物料采购的计划性和准确性，提升规范化管理水平。

关键词：商业流程；SAP-ERP；物流管理

中图分类号：F253.9 文献标识码：A

Abstract： In the implementation of SAP-ERP software， the logistics management module mainly from the planning， procurement， inventory management， warehouse management to strengthen the management of enterprise cost accounting. The application of this system can effectively reduce inventory， improve the accuracy and the planning of material procurement and enhance the level of standardization management.

Key words： business process； SAP-ERP； logistics management

企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）的概念是一个发展的过程，最早集中于物料、库存（MRP），以后又逐渐延伸到生产计划和制造（MRPII），随着管理的延展和产品功能的不断发展，一个相对完整的ERP系统应该包含库存和生产计划和制造[1]。本文所介绍的ERP系统是SAP公司根据实际经过二次开发投入使用的。ERP系统的引进对企业管理架构造成很大的影响，它代表了一种新的管理模式，突破了企业原来的管理局限。ERP环境下的企业管理围绕各个管理模块展开，而物流模块是ERP中的重要环节之一，本文将就ERP物流模块的实施、运行进行简要的探讨[2]。

1 SAP-ERP物流管理模块和业务流程

ERP应用实施过程实际上是企业的重组优化和管理现代化的过程，物流管理模块的业务应用首先要了解ERP物料管理系统实现的功能和业务流程。

本次开发的SAP系统物流模块（MM模块）包含采购、备件、物流三部分，与企业相应管理部门正好对应，其中采购对应营销部，物流对应物配中心，备件对应设备维管中心。这里要说明一点的是，备件之所以没有划归物配中心管理而单列，是因为一般企业的设备管理维护部门针对设备备件设置有二级仓库[3]。

这三部份整合了计划、采购、库存管理、仓库管理等业务流程所必须的所有功能，而且对标准事务进行了高度自动化集成。所有的物流管理应用模块功能都相互紧密集成并与财务、质检等其他功能置于同一系统。这样系统内不同模块间的用户就可以利用这一平台实现实时业务数据信息的共享和传递（根据用户权限所查阅信息等级不同），提升了管理效率和全面性。

SAP-ERP软件充分考虑到系统对供应链的支持，其物流管理模块覆盖了一个企业供应链内部所应包含的核心任务（物料需求计划，采购，库存和库房管理）。

首先，物料需求计划为公司提供了初步的采购要求，使公司及时掌握采购规模和资金需求，了解生产原材料需求现状和设备备件待修待换情况。当各单位将计划上报时，物流系统相关程序会自动合并计算同一物料代码，并扫描库存清单，初步进行数量平衡，以消除过量浪费（特殊需要时，可人工调整计划）。物料申报的数量以上年度月度使用量为基准，系统内设置上限，对超出上限的材料计划予以警示。此项功能有效地避免了物料的过量申报，有助于公司掌握年度材料消耗和控制采购资金规模。

采购系统针对公司营销部门专门进行了二次开发，仅将采购作为部门专项职能设置账户。采购为物料需求计划提供了重要的交货情况和市场供应情况，当貨物接收时，相关的采购订单进行自动检查并提请物流配送中心和设备维管中心进行收货、检验（退货）、入库等工作并将结果录入，完成采购环节。营销部账户可在系统内获得全部供应商信息，通过对供应商报价的管理和比较，对价格实行控制，从而取得最佳的效益。同时，物料使用部门可以将材料使用情况反馈到系统，形成完整的物料全程跟踪，完成对供应商和采购部门的合理评价，结果可以协助采购部门确定采购环节中尚待完善的地方，为物料使用部门择优选择最佳产品提供依据。这一系列建立和维护采购订单的方式，对实现采购合同跟踪，安排供应商交货进度和评价采购活动绩效等需求目标提供了信息基础。从而，提高采购活动的效率，降低采购成本。

库存管理系统负责维护管理企业准确的库存种类和数量。它能支持各种物品库存状况、库存变化历史的联机查询，并能从多层次去查看库存状况（仅限未出库物料）。该管理系统提供的实时库存数据统计查询，能帮助相关部门掌握库存金额，评价库存管理的绩效。

库房管理系统管理维护物资入库和配送信息，保证物资供应的及时性，维护库房商品最优的库存量。

指定的账户持有者（受控的材料员、设备员和高级管理用户）可以在系统中建立和维护与采购有关的物料和供应商数据，从而加强对采购的控制及优化系统中的采购程序。这些信息包括物料数据、供应商数据、采购信息记录、货源清单及品质鉴定等。

物料数据包含了企业向外采购或内部生产的物料的详细信息。比如外购的物资，内部生产产品的计量单位、物料描述和成分分析数据等信息，方便SAP中生产单位模块访问物料数据信息，调整生产技术指标等。

供应商数据是关于外部供应商的信息。基本的内容包括供应商名称、编码标识、固定资产、规模、产品等企业信息。

采购信息记录并建立了物料和供应商之间的联系，标记了在一段时间内与物料有关的供应商价格方面的变化。货源清单则表明了物料的供应来源。

品质鉴定是根据物料成分分析、物理检验等鉴定手段所获取的统一评价数据。例如，采购物资的化学成分分析将作为重要信息为采购给出明确指导，生产产品的成分分析数据将同步传输给条码系统作为外卖品质评价标准。

此外，物流管理系统实现了采购审批程序电子化，代替传统的手工化纸张审批程序，节省企业资源。

2 SAP-ERP物流管理业务应用的不足

在ERP系统运行过程中，物流管理程序的一些功能设计缺陷和人机交互方面的不足逐渐显现，产生了一些问题，主要如下[4]：

首先，SAP-ERP系统是一套完整的标准化软件，本身价格昂贵，功能十分齐全。然而它的功能和标准完全依照SAP公司体系开发的，一般情况下，购买该产品的公司或组织都要进行本地化二次开发。基于一些企业的实际，一方面，开发人员对购买企业的了解较浅，难以完全理解公司的需求，无法掌握对原系统功能的本地化，即有部分系统功能未被了解和吸收，也就无从开发、利用；另一方面，企业人员对该系统认知度不够，自我二次开发水平不足，在工作实践中难以完成新功能添加改造以及系统维护和升级，造成物流管理系统无法及时更新完善。

其次，物流管理模块的三个部分归属不同的职能部门，在实际工作中不能最大限度地发挥SAP-ERP系统效率。物流模块的任何信息的流转都要经过这三个管辖部门，无法形成项目团队式统一管理，产生了不必要的线下工作。

第三，SAP-ERP系统在与企业原有业务数据切换过程中，不同数据编码识别转换、人为录入错误使系统产生许多“垃圾数据”。ERP系统是一种流程化的管理，一旦由于人员的疏忽或操作失误，在系统中输入错误的原始数据，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算，自动处理的结果数据就变成“垃圾数据”，影响系统的正常运行。这种缺陷在后期的系统运行中很难根除，而且会形成顽疾。

第四，受SAP编码原则和系统维护规则所限，物料代码的维护缺乏柔性。在实践中，物料计划必须以系统内现有物料代码为标准进行申报，即一物一码。目前已录入系统内物料代码大约有三万种，并且随着设备的更新换代和技术改造的需要，还将会有新的物料代码产生。然而，在工作流程中，一旦急需的物资没有物料代码，将会面临二个问题：（1）为满足生产，进行套码申报；（2）增码。但是增码不是一个容易的过程，而且有的物料根据SAP规则甚至无法编码，并且在增码审核过程中还会造成重码现象。使用单位遇到无码情况时，为逃避繁琐的增码流程，往往套码申报。久而久之，出现大量套码、重码现象，造成物流管理模块无法真正做到帐物相符，从而造成公司无法真正掌握在库物资的实际情况。

第五，SAP-ERP系统信息录入和实际物流过程不同步。一方面，采购订单管理存在的问题：未及时或未按采购申请单下达采购订单导致缺料影响生产；下达的采购订单标明的采购数量未按采购申请进行或重复采购，导致库存量增加等。另一方面，仓库管理存在的问题：实物送达仓库，未做采购订单接收，或发料不及时在系统中录入，导致物料入库、出库的系统操作与实物管理不同步，出现账外料问题；对于验收过程中不合格的物资，没有及时退库或销账，造成订单搁置。其他方面，诸如同一批物资，到货时间不一致，有的时间差可长达6个月，也造成系统无法及时反馈最新信息。

第六，物流管理模块的库存管理功能局限在一级库，无法掌握已出库进入二级库的物料。物料进入二级库后，物料管理模块在系统内就将该批物资做出库处理，并标记为已使用物料。这就造成二级库物料监管难题，特别是已从物料库房中领出但还没投入生产而摆放在生产现场的备用物料。由于这部分物料流动性比较大，二级库的材料人员核算物资成本时和系统账目不一致，造成账实不符，严重影响生产成本的归集。

第七，缺乏逆向物流管理功能。逆向物流在企业中的存在是不可忽视的，对于采购，会出现退、换货或者更换供应商；对于销售，也同样会出现客户退、换货等问题。这些信息在SAP-ERP系统中很难明确反映，使得在评估供应商、客户以及企业自身时缺少逆向物流信息的相关数据支撑。

3 强化SAP-ERP物流管理模块的若干建议

针对系统运行过程中出现的管理缺陷，企业要采取措施解决问题，以充分发挥ERP系统的效能[5]。

（1）针对公司的专职SAP-ERP系统管理员，建议在各部门设立SAP-ERP二级系统管理员，建成一支专业的系统管理和维护团队。ERP环境下的业务处理都是以电算化系统为主，因而系统的运行维护需要企业拥有具有计算机专业技能的员工，让他们拥有对操作系统、应用程序或数据的管理权限，进行日常系统维护和系统报表开发。在系统运用过程中，需要系统管理员及时处理系统出现的异常问题，进行日常维护和必要的数据备份。同时，需要专业技术人员进行系统二次开发，充分利用SAP-ERP系统资源，才能不断满足各单位的使用、管理需求。因此，无论是在系统的推行实施阶段，还是系统的正式运行阶段和升级阶段，建成一支专业的系统管理队伍十分重要。

（2）加强SAP-ERP系统用户的培训，深入宣传ERP系统管理模式，促进员工从管理思想、管理理念和服务意识方面转变，让员工深入了解系统的内控制度和业务流程，熟练掌握系统操作方法，提高员工的责任感，尽可能避免人为的操作错误，保证数据源的真实、准确性，提高工作效率，确保系统的最优化使用。

（3）加强对物料编码的管理工作，及时增码，消除重码、套码现象。SAP-ERP系统一个很大的贡献就是实现一码一物，从而能够准确反映出申报物料的品种、数量以及相应的库存。所以，为了避免这一重要功能失灵，公司各级物流模块的参与人员都要高度重视，一旦发现此类编码错误及时向编码组报告，逐步消灭这种现象。

（4）逐步消除二级库，实现一级库和生产单位直接挂钩。公司二级库的存在是在没有实现计算机管理的情况下，为满足生产实际做出的妥协。而目前，SAP-ERP体系已经建立，二级库已经成为公司对库存管理的阻碍，无法真实反映公司物资的现状，影响资金计划和采购计划等决策。

（5）加强信息沟通，强化物流模块内部和外部之間的协作。内部供应链的畅通一方面能保障公司的生产需求，另一方面能够压缩成本，提高效率。SAP-ERP系统已经为供应链的高效管理提供了坚实的信息基础，系统外的信息沟通则是实现供应链高效运行的根本保证。

参考文献：

[1] 李创. 国内外应急物流研究综述[J]. 华东经济管理，2013（6）：160-165.

[2] 庄芝茗. ERP环境下的企业物料管理研究[J]. 中国总会计师，2010（6）：126-127.

[3] 耿宇屴. 基于SAP系统的可配置物料系统方案研究及应用[D]. 上海：上海交通大学（硕士学位论文），2011.

[4] 杨颖. ERP环境下物料管理子系统的研究与开发[D]. 合肥：合肥工业大学（硕士学位论文），2004.

[5] 李创. 我国制造业发展低碳物流之路探析[J]. 现代管理科学，2017（1）：109-111.