PDCA循环在数据库建设项目中的实际应用——以安徽图书馆馆藏地方戏曲数据库建设为例

侯勇

（安徽省图书馆，安徽 合肥 230001）

PDCA循环在数据库建设项目中的实际应用
——以安徽图书馆馆藏地方戏曲数据库建设为例

侯勇

（安徽省图书馆，安徽 合肥 230001）

数据库建设项目质量管理是一个系统管理过程，完备的质量管理体系是实现项目目标的保证.本文通过PDCA循环科学的质量管理方法，应用于安徽省图书馆实际数据库建设项目中,可有效促进项目的安全、质量、进度和控制等,使数据库建设项目实现预期目标[1].

ISO9001质量管理体系标准；公共图书馆；数据库建设

数据库建设项目质量管理的好坏关系到项目的成败.一种好的质量管理方法能为数据库建设项目的顺利实施和项目目标的如期实现打下良好基础[1].安徽省图书馆于2008年全面引入ISO质量体系管理模式，顺利通过质量管理体系标准认证.通过几年来的贯标实践证明，“PDCA”循环质量管理方法应用于数据库建设项目管理，对分析和解决数据库建设过程中的问题，保证了质量，达到预定的目标，具有重要的现实意义和指导性.

1 PDCA的概念与理论

1.1 PDCA循环的概念

PDCA循环又叫戴明环，是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，也被称为“戴明环”[2].它是管理所应遵循的科学程序.PDCA即是英语P (plan)策划；D(do)执行；C(check)检查；A(action)处理.

（1）P（Plan）——计划.通过集体讨论或个人思考确定某一行动或某一系列行动的方案；

（2）D（DO）——执行.执行就是按照计划去做，落实、实现计划中的内容；

（3）C（Check）——检查.就是要总结执行计划的结果，明确效果，找出问题；

（4）A（Action）——处理，对检查的结果进行处理，认可或否定.成功的经验要加以肯定，以适当推广；失败的教训要加以总结，以免重现；这一PDCA循环未解决的问题放到下一个PDCA循环[3].

1.2 PDCA循环与ISO9001的关系

ISO9001：2000把管理体系描述为：建立方针和目标并实现这些目标的体系.一个管理体系应包括：

（1）一个已被明确了任务、责任和权力的组织结构[4]；（2）实现目标的系统过程和相关资源[4]；（3）一套通过反馈结果来测量和评价系统绩效的方法；（4）确保问题被纠正的评审过程和实施不断改进的过程.

上述定义的管理体系中，就包含一个不断改进的PDCA循环.可以说，PDCA循环是组织实践ISO9001的指导思想与重要方法.无论是制定工作计划、还是具体的工作过程中，都要时时将PDCA循环放在心中，不断改进服务质量和工作方法.

2 运用PDCA循环实现数据库建设项目的管理

以IS0标准的过程管理和PDCA循环视角，分析质量管理体系的“领导作用”、“全员参与”、“资源配置”、“体系审核”和“顾客满意”等要点内涵，对项目构建“制定项目方案”——“项目实施”——“读者及社会满意度反馈”——“改善”的大循环监控运行体系.项目过程是一个大而完整的PDCA循环，大循环当中包含的每一道工序或分部分项工作又自成一个小的PDCA循环[5].每个分项工作或每道工序，从一道工序推进到另外的一道工序，形成了一个环环相扣的渐进式的施工流程链，每一个小循环自身目标的良好实现确保了整体工作目标良好运作和实现[6].但有些工作会在一定程度的交叉进行，如图1所示.

图1 分项工作循环流程链条

通过PDCA循环来实现项目全过程管理，可以最大限度地简便项目的管理，易于掌控，从根本上提高项目产品质量[7].

3 馆藏安徽地方戏曲数据库建设

3.1 项目背景

安徽戏曲包括黄梅戏、庐剧、徽剧、青阳腔、岳西高腔、泗洲戏、宿州坠子戏、皖南花鼓戏、凤阳花鼓戏、淮北花鼓戏、目连戏、傩戏、含弓戏、梨簧戏、推剧、嗨字戏、洪山戏等各不同风格的23种地方戏剧剧种，改革开放以来地方戏曲的流行程度及相应研究正在衰落和萎缩……安徽地方戏曲研究和专题数据产品不足.好在近几年，安徽省加强恢复、扶植戏曲艺术等一系列措施，安徽地方戏曲的研究与推进工作与之前相比发展较快.

作为具有保存人类文化遗产功能的安徽省图书馆，应建设安徽地方戏曲数据库，保护和传承安徽地方戏，为群众提供优质的文化服务.

3.2 项目目标

（1）短期目标：收集、整理馆藏地方戏曲相关文献，创建安徽地方戏曲馆藏书目数据库.形成可供检索的纸质与电子版本书目.

（2）中期目标：建设安徽地方戏曲省际联合数据库.整合全省地方戏曲书目信息.

（3）长期目标：为保持数据库的生命力，不断充实数据库的形式与内容：形式上添加图片、音频、视频内容.内容上扩充表演者数据库、剧种介绍数据库、相关研究文献数据库等.

4 PDCA循环理论实现对馆藏安徽地方戏曲数据库建设项目的控制

4.1 确定项目目标、计划与实现方式（P阶段）

项目计划是一个广义的概念，包含通过讨论明确项目目标、计划和实现方式.而计划包括日期、实现方式和执行人.从整体项目看，该步骤属于P阶段，即计划阶段.部门内部人员通过讨论探究以确定项目的目标、工作计划及执行人.项目计划讨论的结果，是形成所有参与人都认同的项目目标和项目计划.项目计划的实施要点可以是表格形式如下表1.

项目计划中需要包含资源使用计划，即类似于下表的人员工作时间安排（人员是项目中最重要的资源），以避免人员空闲或过于繁忙的情况.

由于在项目初期，对项目环境可能还不了解，因此在实现方式上可以提出大概的方案而不用明确、具体.

例如本例中：

项目短期目标实现方式：初始大量录入阶段采用Excel方式；后转换为Access数据库格式；采用Acce内置报表开发纸质版书目、ASP+HTML方式建设电子版书目.数据库结构也需要在这一阶段确定.

项目中期目标实现方式：可通过发布统一表格方式收集全省信息，再集中录入；或在技术条件成熟的情况下，构建一个信息录入平台，信息提供者可远程录入，又专人审核后再录入数据库.

表1 项目计划

图2 项目目标

项目长期目标的实现方式：扩充数据库字段和数据表，容纳新的数据.项目目标如图2所示.

4.2 项目执行（Do阶段）

Do阶段，即执行阶段，是项目的主体，包括从确定书目，到数据产品制作完成的大部分任务.

4.2.1 确定书目

根据项目主题，确定书籍所在的分类号段，从安徽省图书馆自动化集成系统中检出该号段中的所有书目信息，形成书目清单.

（1）在《中国图书馆分类法（第五版）》中，明确安徽地方戏曲所集中的号段，例如：

I236.54……安徽省地方剧

I236……地方剧综合

（2）还需要考虑采用了《人大法》和《中小型表》进行分类的情况，例如：

10211/18……《人大法》中的中国戏剧/地方戏剧/安徽地方戏

K243.52……《中小型表》中的其他地方剧/安徽

（3）根据分类号段，从安徽省图书馆自动化集成系统中检出书目信息，形成书目清单.清单格式需要考虑清晰描述书目信息和出入库操作需要，格式如下表2所示.

表2 确定书目

4.2.2 图书出库

根据部门的典藏图书出库管理规定，由专人根据出库清单进入书库调书.并在“出库确认”一栏中进行确认.调出的书籍按照索取号顺序排列整齐.

4.2.3 明确数据结构

确立项目数据库的库结构，即数据表字段及表间联系.根据项目需求，本项目数据库结构分为书目信息表与剧目信息表，表间使用索取号字段进行连接.同时为方便产品制作，在Access中建立查询以及索引表.

4.2.4 数据录入

将书目封面扫描入计算机，书目信息、剧目信息录入Excel.根据项目需求，每一本书需要录入数据库的信息有封面（图片文件）、书目信息（数据库记录）和剧目信息（数据库记录），以及书目信息与剧目信息之间的联系.数据录入流程如表3所示下.

数据录入过程考虑参与人员计算机的熟悉程度以及便

于分工，而采用Excel方式进行.操作过程采用流水线方式：每本书需严格按照流程逐步处理，处理完成后放置在指定地点，这样才能避免因为漏录、重复录入而引起的混乱.我们在实践中采取了批量流水的方式，每一步骤处理一批书籍，处理完后流转至下一步骤，这样可以在保证正确率的前提下提高效率.该项工作是整个项目的核心，也是工作量最大的部分.

4.2.5 数据转换

将数据从Excel中转换成Access数据库.Excel的功能限制无法保证数据的独立性和构建数据间联系，且无法从数据导出数据产品.因此需要将数据转换至Access数据库.通过反复测试运行，完善数据库.

4.2.6 数据产品开发与发布

表3 数据录入流程表

从数据库中导出数据，制作专题数据库产品.数据转换完成后，通过Access内置的数据报表功能开发纸质版本产品，通过Dreamweaver开发电子版本产品.电子版本数据库如需要发布至图书馆网站，还需要与网络技术人员合作完成.

4.3 检查与处理（Check与Act阶段）

检查与处理工作贯穿项目整个过程.内容涉及到数据质量、产品质量、项目管理三个方面.检查与处理的工作要点详述如下.

4.3.1 与数据质量有关的检查与处理

从确定书目清单开始，到数据核对结束，期间的检查与处理（C&A）目标就是保证数据的质量.一旦工作进入后面的产品制作阶段，就不应该再出现数据本身的质量问题，否则解决成本很高.具体实施要点如表4所示.

表4 数据质量检查与处理

4.3.2 与产品质量有关的检查与处理

从基本的纸质产品排版、电子产品缺陷，到产品本身易用性和美观等，这些都是程序质量有关的关注点.对这些内容的检查与处理同样是不容忽视的.需要注意的是：产品质量的标准需要在项目计划中就确定下来，例如：

（1）图书、剧目简介文字要求：全面详明、精炼和讲究词采.

（2）图文并茂，需图书封面（图片按照600线标准扫描）、剧本、曲谱、视频（512KBP码率的流媒体格式、PAL制不限码率的DVD格式）等配合展示.

（3）根据易于阅读、显示完整和美观的原则，对字段的位置、大小进行调整.但是，这些标准不是一成不变的，而是要根据读者需求、技术条件等因素适时调整.具体实施要点如表5所示.

4.3.3 与项目管理有关的检查与处理

该类别的检查与处理不涉及到具体工作内容，甚至也可以适用在其他项目中.它是为了提升工作效率、协调项目中各方关系、推进项目进展所需要关注的内容.具体实施要点如表6所示.

表5 产品质量检查与处理

表6 项目管理检查与处理

5 结语

PDCA理论是一种科学严谨的工作方法，只有与实践工作全面、紧密的结合，才能得到行之有效的执行.周密的计划和合理的工作方法是项目顺利进行的前提.在图书馆日常工作繁重的背景下，专题书目数据库项目更需要合理计划、严格执行，并将质量控制意识和PDCA过程贯穿始终.

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