论述如何推行机关档案工作的规范化建设

王艳君

1987年12月，国家档案颁布的《机关档案工作业务建设规范》，1998年山东省技术监督局颁布的《山东省机关档案工作规范》，对机关档案工作的任务、管理体制等都作了明确规定，成为机关档案工作规范化建设的依据。档案工作规范化，标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，把住文书处理工作规范化、标准化的人口关，是实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、理顺档案管理体制

设立档案工作机构、配备档案工作人员、建立完善的机关档案工作网络、理顺档案管理体制是机关档案工作的先决条件。

l.设立机关档案工作机构：机关档案工作机构的设置，应根据本机关所承担档案工作任务的轻重来确定。业务指导任务较重的应设档案处和档案科，一般应设档案室。档案室过去有文书档案室、科技档案室、人事档案室和声像档案室。现在推行各种门类、各种载体档案的集中统一管理，所以一般应设综合档案室。

2.配备档案工作人员：各单位应配备与本机关档案工作任务相适应的档案人员。档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具有高中以上文化程度，熟悉档案业务，取得档案行政管理部門颁发的上岗证书。机关档案工作人员应相对稳定，工作调动时，必须办理完档案移交手续，经同级档案行政管理部门审核后，才能离开岗位。

3.建立机关档案工作网络：档案工作涉及机关工作的方方面面，只靠机关内部的职能部门或档案工作人员，难以承担统一领导、有效协调档案工作的重任。因此，各单位应明确档案互作的分管领导，建立由机关档案部门为中心，由分管领导挂帅，由各处（科）室分管领导和兼职档案或文书为基点的机关档案工作网络。使档案工作层层有人抓，层层有人管，有效的保证机关档案工作的顺利开展。

分管领导应经常了解本机关档案工作的情况，帮助解决档案工作中遇到的具体问题，认真考察岗位的执行情况，做到赏罚分明。机关档案工作应接受同级档案行政管理部门和上级专业主管机关的监督、检查和指导。

二、完善档案基础设施设备

l.库房。机关应设置专用档案库房。所渭专用库房。是指档案库房应单独设置，做到库房、阅览室和档案工作人员办公室三窒分开。一个大房间隔成两间或三间做库房、阅览室和办公室的，必须有单独向外开的门。阅览室和办公室的通道不能穿过库房。档案库房更不能兼做机关堆积杂物的小仓库。库房面积应能容纳本单位的全部档案，并留有一定余地。省级机关档案库房一般能容纳本机关20年的档案，市、县机关档案库房一般能容纳本机关10年的档案，同时，还应考虑档案逐年增加的因素。库房内档案装具的布置应成行地垂直于有窗的墙面，橱具与墙壁之间不小于0.6米。库房内主要通道不小于l米，一般通道不小于0.8米。库房内橱具的布置不能太拥挤，也不能摞的过高。2、档案库房应坚固，并设有安全保护措施。档案库房楼面均布活荷载应为5KN/7平方米，采用密集架时应不少于12KN/平方米，并达到“九防”要求，即防火、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁。3、档案库房应远离污染、潮湿、阴暗的地方集中设置。档案库房应避开锅炉房、配电闻和有放射性物质的地方，地下室不宜做档案库房。为便于档案的管理和利用，档案库房与阅览室、档案工作人员办公室不能离的太远。4、新建档案库房应符合标准。部门档案馆和规模较大的档案室在新建档案库房时，应执行中华人民共和国档案行业标准。

三、公文是档案的前身，档案由公文转化而来

可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

四、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，我们一方面要注意解决好立卷方法问题，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。