浅析档案库房管理的现代化建设

龙向群

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）06-000-01

摘 要 档案管理随着社会的进步和发展遇到了巨大挑战。在信息化不断发展的社会，只有不断的改进和提升，才能保证不会被淘汰。本篇文章对档案库房管理中现代化技术的应用进行一个展开的分析探究。

关键词 档案管理 现代化 数据

社会发展的脚步越来越快，现代化技术在生活中也越来越重要。不仅应用在生活里，也运用到档案管理之中，并不断的蔓延和应用。档案管理中最主要的一项是档案库房现代化建设[1]。档案库房现代化建设是档案存档的发展指标和重要的内容。

一、档案库房现代化技术建设的重要性

档案库房现代化建设是指将单位中的书面材料和实体资料以电子文档的方式进行一个更好的管理和分类，建立公司单独完整的档案资料存备数据库。建立档案数据库这不仅方便了档案的查阅和整理，而且还大大的减少了纸张的浪费，更保护了档案数据的资料。新兴技术的不断发展和日益逐增的重要性，档案管理也运用了新兴技術，慢慢的新兴技术替代了之前的档案存放。在档案库房的现代化建设中，计算机就起到了很大的重要性和辅助能力。甚至是必不可少的。计算机不仅可以保护员工个人的信息档案资料还能保护公司的机密文件，档案库房管理的现代化可以方便查阅者的查找速度和简约时间。只需要在计算机中输入文件名，就可以快速地查询到所需要的文档资料。这不单单在安全性能上超越了老的档案库房管理办法，还为公司节约人力和物力，减少了很大的开支。很大程度上的提高了工作效率。

二、档案库房管理现代化建设的策略

1.档案管理现代化的首要目标就是规范档案管理库房的管理制度。档案库房现代化建设必须要做到目标明确和科学的规划档案的存放。档案数据库房的规划必须要根据实际情况，制定出一个和单位相符相合因地制宜的长期发展目标和规划。为了档案管理工作的可持续发展必须要注重档案管理现代化的适用性与灵敏性。要做好档案管理现代化建设的首要条件就是必须提高档案管理人员相应的职业技能，对管理人员进行书面培训深入了解现代化档案库房管理的运行和操作模式。规范档案管理库房的管理制度是首要目标。它是提高管理人员职业技能水平的前提，同时也是保证档案资料安全性的基础。通过规范档案管理库房的管理制度并要掌控好库房档案的存储范围，做好进出档案信息库房登记，做到以上几点就可以使档案的存放更加安全可靠，电子档案数据的私密性。

2.档案库房必须要做到防火和防水的要求，这样才可以保证资料的安全性。不仅要在硬件设施上保护档案库房的安全性，更要在软件技术上现代化建设上保证并达到十防的要求。第一是采用电动化档案装具，采用电动化装置会方便档案管理人员减轻负担。库存档案数量如果增多的话那么存放档案的架子也会随之变多，如果采用电动化档案装置就会方便档案管理员借阅和整理，为他们带来方便和快速。如果将电动化档案装置和电子标签两者合一的话，就可以完成在计算机上查找档案的同时电动化档案装备就会打开档案所在的位置。第二是采用智能设备保证档案库房的温度湿度防止档案发霉发潮，在档案库房里可以安装智能设备然后通过网络实时监控然后传输信息给档案库房的管理人员。这样就会方便管理人员可以随时掌握档案库房的信息。可在智能设备上设置标准值，超过标准值就会自动发出信息提醒档案管理人员，这样会方便档案管理人员管理和采取措施。第三是消防设备。因为档案库房里的数据资料十分重要，我们要做到防火的要求，这必须要具备完整的消防设施以防万一。第四是要做好出入登记和门禁系统。采用指纹开门及远程遥控开门并安装监控系统，就可以实现防止闲杂人员随意出入档案库房和保护好档案文件。

3.实体档案库房和现代化电子资料库两者结合一起的建设很大程度上的方便管理人员和查阅者搜索资料并加强档案资料的利用。

可以单独的设置一个电子数据录入的专用系统，将实体的文档资料录入其中。这样就会有一个记录，如果有相关人员想查阅资料，那么就可以根据计算机里面的网页可以查询到资料的查阅情况。资料是否还在档案室中被谁借走都可以一目了然，不会再有档案丢失等情况。档案资料数据库的建立和制度的规范化，使管理工作变得更加轻松和方便，并且也为公司减少了资金和人力物力，也提倡了科学环保。

三、结语

以上所述，现档案库房管理的现代化建设是建设档案库房现代化必不可少的一项。现代化技术的应用，不但更有效地保护了档案资料保证了资料的安全性，而且还可以减少纸张浪费和人力物力的支出。比起之前的实体档案管理，现在现代化档案的建设方便省事可以直接通过电脑搜索，为档案管理人员提供了工作上的便利[2]。所以现代化技术在生活中越来越普遍，档案管理也更加现代化，想要更好更快的发展必须要和现代化建设接轨。

参考文献：

[1]曾晓莹，陈春雷.档案库房管理中现代化技术的应用研究[J].办公室业务，2015（17）：63-63.

[2]陈英伟.档案库房管理中现代化技术的应用研究[J].中华民居旬刊，2014（6）：19-19.