办公室精细化行政管理对策研究

毛辉

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）06-000-02

摘 要 现如今，办公室已经日渐成为企业的枢纽部门，对于企业来说，有着极其重要且不可替代的作用。就当前实际情况而言，在我国经济飞速发展的大环境下，市场竞争已然变得越来越剧烈，而如何让这枢纽部门发挥更大的实质作用，如何提升企业办公室的行政管理水平已然成为目前面临的重大问题。本文就结合了办公室行政精细化管理中存在的问题提出了相应的对策，以此希望对相关人员提供必要的帮助。

关键词 办公室 精细化行政管理 问题 对策

就目前而言，精细化行政管理是一种特殊的管理模式，但却是一个新的发展趋势。对此，这种管理不仅是以科学发展为目标，还在一定程度上对社会分工和服务质量提出了精细化的要求。就实际情况而言，仍然存在着有待解决的问题，比如，管理精细化程度不够，导致管理效率不高等问题。也由此看出，采取积极有效的措施，进一步提高管理效率对管理质量提升起着极为重要的作用。

一、办公室实现行政精细化管理的重要性

现如今，办公室已经日渐成为企业的枢纽部门，对于企业来说，有着极其重要且不可替代的作用。其中，不仅要落实上级领导对下级的命令，还要开展大量的基层调查工作。这也使得办公室实现行政精细化管理显得十分必要，不仅能消除管理中存在的隐患，防止避免不合理的现象发生，而且，还能在很大程度上降低管理成本，提升办公室的实际效能，对企业的业务能力有一个整体性的提升。

二、办公室行政精细化管理中存在的问题

（一）管理目标不明确

明确的管理目标可以使企业管理水平得到明显的提高。单就目前的实际情况而言，很多企业都存在管理目标不明确的情况，而且多以依靠经验或传统的管理模式为主，进而也就导致了管理模式缺乏实际性、计划性和组织性等问题。另外，在管理目标不明确的同时，很多企业同样存在着考核制度不明确、员工职责与绩效不挂钩的情况，对此，这种情况严重影响了员工的积极性和归属感。

（二）管理缺乏科学量化方式

在大部分情况中，管理效率不够的原因来自于管理缺乏科学量化方式进行评价。具体而言，可分为三个方面：首先，没有对员工的能力、品德和绩效进行量化区分，其中主要表现为，重绩效、轻品德；其次，在岗位特点、性质等方面，没有依据实际情况制定出良好的评价标准，或者是所给出的量化标准缺乏针对性；最后，在量化标准的设计过程中，过于盲目且不切合实际，进而导致了员工的投机取巧，使量化考核失去了应有的作用。

（三）管理人员管理意识不强

在实行精细化管理的过程中，一般要求精细管理人员具备良好的精细化管理意识。简单的说，拥有良好的精细化管理意识，能够很好的制定出规章制度，也能够更好、更客观的对不足之处作出整改，进而制定出更具科学性的指标。但就目前的实际情况而言，往往存在着管理人员管理意识不强的问题，因而也就导致了企业管理水平不高或管理水平停滞不前的问题出现。

（四）员工职业素养不高

员工职业素养不高主要表现在理论和技术操作停滞不前等方面。在实际工作中，又因为部分员工自我意识太强或缺乏团队意识，在工作中没有高的职业追求，进而也就导致了以偏概全的情況，使得企业水平得不到提升。

三、办公室行政管理精细化的思路

（一）提高经济化，协同化意识

在企业中实行行政精细化管理是需要多部门的工作人员进行协调配合才能完成的。例如文件的签收，从接收到办理再到存档，每一个环节都会经过相关部门和人员配合完成。由此可见，好的配合及协同意识，在企业中，不仅能快速的完成事件的处理工作，还能最大化的实现其人员调配的最大化，从而实现经济效益的最大化。

（二）实现管理的标准化、流程化

近几年，我国流程化管理在办公室行政中，已经得到了普遍应用，也在很大程度上促进了管理效率提升。根据相关实践也可以看出，在办公室实行了行政管理，其效率有普遍的提高。需要注意的是，在实行流程化管理时，应该对工作任务进行分解，然后参照实际完成情况将工作内容进行衔接，以便使工作内容更具目的性。另外，在上述基础上，还应该将管理工作进行标准化、科学化、合理化的处理，此外，还应该促进工作的规范化，根据工作人员的实际情况，针对性的提出考核办法，提高工作质量和效率。

（三）对管理科目进行量化、细化

在传统的管理模式中，一般是以以往的经验或管理人员自主的发挥来进行管理的，由此可见，这种办公室管理模式是比较模糊的，并且也很难保障管理的实效性和延续性。对此，在这样的情况下，如果想要办公室管理变得有效，这就需要对这种模糊的管理模式进行改进，对其中管理内容进行细化或者说量化，就显得十分必要了。其中，需要注意的是，细化指的是根据某种逻辑将某项任务或工作细分为若干部分的过程，该过程不仅为领导提供了从整体上考虑问题的机会，还更加全面的把握了各个细节和局部。而量化一般指的是，在工作开始前，对某个工作进行工作量的测量，在将工作以分配的形式进行下发，以此来提高工作效率的方法。

四、办公室行政管理精细化的对策

（一）深度精细化管理

细节是创新的关键所在，在精细管理的实施中也能够体现细节的价值，当然，这类的细节也需要创新性和规范性的意识。简单的说，规范是不可或缺的要求，而创新则是在规范性的基础上提出了新的要求。另外，规范是精细化管理的外在表现，创新的动力则来源于精细。在精细化管理的前提下，能够将规范性和创新性结合，从而达到促进企业发展的目的。

（二）以制度化推进精细化

在精细化管理的制度下，能够有效的促进企业的发展，提高其业务水平。在精细化管理制度的建立过程中，应该注意的是，要将精细化的理念融入到员工的思想里，从而达到员工从自身寻找原因，并自觉进行整改的目的。就办公室的精细化管理而言，若想实现真正的精细化管理，其对应的管理制度是必不可少的，进而规范工作人员的工作行为及状态。由此可以看出，建立企业精细化管理并不是一朝一夕就能够完成的，在大多数情况下，都需要管理人员从管理制度上进行入手，并总结出工作中的经验，再以此促进办公室工作人员的水平，从而达到办公室精细化行政的目的。

（三）提升员工专业水平与综合素质水平

员工的专业素质水平和综合能力的培养是在企业内部建设过程中受到高度重视的。其中，充分发挥员工的潜能，将员工自身素质和综合能力融入实际工作中就是办公室行政管理精细化的主要目的。由此可见，若想要加快促精细化管理的实现步伐，应该特别的重视专业水平高、素质高人才的培养，另外，还应该加强员工的职业培训，进而在一定程度上增强管理工作的标准化和精细化，以便提高行政工作的质量和效率。就企业而言，应当做好细节管理工作，并将工作任务进行量化，合理评估员工业绩，并将各项工作落实到具体的员工身上。所以，提高企业员工的专业水平、职业素养、综合能力十分重要。

（四）加大企业文化建设力度

目前，在许多企业的建设过程中，在管理人员重视企业员工培养的情况下，管理人员自然而然对员工的工作特点以及个性有一定的了解，进而在管理过程中，也就有一定的掌握性，所以在很大程度上也就避免了影响工作或防止了影响工作的事件发生。

五、结语

综上所述，办公室是企业中不可缺少的一部分，也是不可或缺的管理部门。而在这个部门中，其管理的事项也较多且责任重大，发挥着不可替代的作用。因此，实行办公室精细管理制度，提高办公室的工作效率就显得非常有必要了。在很大程度上，不仅确保了工作流程的正常运转，也使得各项战略目标得以实现。但是，就目前已知的情况而言，仍然存在诸多的问题，比如，管理目标不明确，员工职业素养不高，管理人员管理意识不强，管理缺乏科学量化方式等。好在，面对这些问题，可以从提升员工专业水平与综合素质水平，以制度化推进精细化，深度精细化管理等方面入手，创建一个良好的办公室精细化行政管理制度。

参考文献：

[1] 李还美.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].企业改革与管理，2015（20）：12.

[2] 韦新.办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].大学教育，2016（06）：185-186.