“四不问题”下档案信息网站现状分析

杨桂凤

【摘 要】文章通过对档案信息网站的访问与调查，围绕“四不问题”对档案信息网站的信息内容更新情况、信息发布情况、交流互动情况及服务信息实用情况进行分析，归纳其存在的问题，并剖析其根源与提出建议。

【关键词】“四不问题”；档案信息网站；问题；建议

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）10-0134-04

随着社会环境的变化，国家越来越注重信息化建设，对各大网站的建设提出了相应的要求。2015年3月，国务院办公厅印发了《关于开展第一次全国政府网站普查的通知》，要求在2015年3月至12月，摸清全国政府网站的基本情况，有效地解决政府网站存在的“不及时、不准确、不回应、不实用”的“四不问题”，以优化政府网站信息化建设，维护政府的社会公信力。政府网站存在的“不及时、不准确、不回应、不实用”主要是指网站内容更新不及时、信息发布不准确、交流互动不回应、服务不实用。

档案馆（局）作为政府的重要职能部门，必须对其对外窗口——档案信息网站引起重视。作为公共服务性机构，档案网站的建设要保证信息的真实性、准确性、完整性，在内容与服务的效率上最大限度地满足用户的需求。

本文围绕“四不问题”，结合档案信息网站的现状进行更加具体和深入的分析，揭示问题存在的根源，并针对现存的问题提出相关发展建议，进一步完善现有研究，促进档案信息网改革，以提高档案信息网建设的效益。

1 档案信息网现状

从当前中国档案信息网站看，其网页内容设置一般包括《档案征集》《网上展览》《档案政务》《档案查询》《档案编研》《档案目录检索》《网上交流》《预约查档》《政府信息公开》及访问量、国内外档案网站导航链接等。并且，一些档案信息网站还根据当地的特色，设置了一些特别的栏目。例如，北京市档案信息网站设置了《京城讲坛》栏目、上海市档案信息网站设置了《图说上海》栏目、南宁市档案信息网设置了《印象南宁》栏目等。而一些档案网站还提供图文并茂的档案服务，让枯燥的文字变得生动。可见，档案信息网站普遍具有宣传功能、检索查询功能、服务交流功能、展示功能等，并具有地方特色，展现了档案专业的风貌。但整体而言，这些功能效果并不理想，档案信息网站的建设水平参差不齐，“四不问题”有待整改。

1.1 信息内容更新情况

档案网站每天都会更新网站上部分信息，一般为一些当前国家党政发布的文件信息。这可能与“馆局合一”有关，或政府信息公开推行有关。而网站上其他一些与档案相关的信息更新却滞后。例如，广西档案信息网的珍品档案截至2017年8月11日，其更新时间为2012年2月21日；郑州市档案信息网众多栏目的更新情况直至2017年8月11日还是停留在2011年、2012年、2013年等，《档案学会》《本地沿革》的信息更新时间都在2011年。总之，档案信息资源、科研期刊等类目的更新周期长。

1.2 信息发布情况

理论上说，档案信息化的数量在不断增加，档案信息网站的数据库应是金盘满钵，可以更好地满足用户需求。但实际上，档案信息发布的数量和质量还有待提高。

从数量上看，一些档案网站所发布的档案信息资源十分有限。從调查的情况看，档案网站上一般都设置了《档案检索》栏目，但并未设置《全文数据库》《目录数据库》《专题数据库》等栏目。在省级档案信息网上只有9家提供全文查阅服务，而且这些可以全文查阅的档案数量所占馆藏比重并不高。例如，天津市档案信息网的馆藏截至2015年底共170万卷[1]，但网站所提供全文查阅档案数量为292 365条[2]。此外，从质量上看，其质量也有待提高。在一些档案网站上发布的一些信息化档案模糊不清，查看困难，而且未作注释。

1.3 交流互动情况

交流互动是解决供给与需求之间的有效方式。档案信息网站一般设置了用户与档案信息网站交流的栏目，如《在线交流》《留言板》《公众参与》等。其中，《公众参与》栏目一般包括网上调查、咨询投诉、局长信箱、反馈结果等内容。并且，公众参与其中一般都需要验证，通过提供一些个人的相关信息才可提问，如姓名、邮箱、电话等。从天津市档案信息网《公众参与》一栏看，一般公众的留言3天后可获得回复；湖南省档案信息网一般留言后，大概5～10天回复。而一些档案信息网站虽设置了《公众互动》栏目，但无法查看是否及时回复的信息。如北京档案信息网站、长春档案信息网。因此，有学者指出，“全国31个省级档案馆网站中只有8个档案馆网站在一级类目中设置《公众参与》或者《互动参与》栏目，不到总数的1/3，并且大部分的互动功能呈分散、无序和隐蔽的状态”[3]。这成为普遍的现象，用户的活跃程度偏低，与图书馆相比，显然是远远落后了。

此外，从《网上调查》或者《在线调查》一栏看，一般设置的问题不多，一般为5个左右。例如，青岛市档案信息网就针对微信公众号提出5个可以选择的问题，包括档案动态业务指导、在线查档服务咨询、历史文化城市记忆、热点专题档案公布与档案展览视频点播[4]。上海市档案信息网也征集对其自身改版的意见，包括对改版效果、功能、网站排版与色彩4个方面的问题，并给出3个选项[5]。这些问题具有一定的针对性，有助于改善档案信息化建设，但这些问题与选项过于简单，使得双方之间的互动不够，有应付之疑。可见，档案网站的互动性建设还有待完善。

1.4 服务实用性情况

笔者认为档案网站的实用性不仅仅指其所提供的《办事指南》《附件下载》《在线系统》是否能正常服务，关键是它所提供信息服务的有用性所产生的积极效用。在大数据时代，社会环境和用户需求发生了变化，有用的信息更受到青睐。正如搜狐中文网首席执行官张朝阳曾说：“现在已不是信息最值钱的时代，在信息爆炸的今天，能吸引人的注意才是最重要的。”

网站上的档案信息资源数量与结构的科学性也从一定程度上决定了用户的数量。从理论上而言，经过了一系列的加工整理、鉴定等工作，应该是精华，实用性相对比较高，有用的信息应该是更胜一筹。从上述的信息发布情况可知，当前档案信息网站所发布的信息十分有限，因此用户要利用档案只能去实体档案馆查询。这种费时费力的查档行为无法满足用户求易性的需求。此外，由于档案信息具有碎片式的特点，网站所提供的高级档案编研成品不多，不能很好地满足用户对知识文化的全面追求。例如，做得比较好的北京市档案信息网站在《编研成果共享》一栏也只提供88条编研成果目录[6]，尚无全文。并且，其出版的编研成果更多是内部印发，不进行公开出版，并没有造成比较大的社会影响力。

此外，档案网站如何从海量的信息当中快速检索出适用的档案信息等问题理应得到关注。在众多网站上，更多是提供全宗号、目录号、件号等作为检索词，这对大多数用户而言，根本不知该如何使用。这些问题的存在影响了档案网站的实用性，使得档案信息网很难维护与开拓档案用户。

2 相关原因分析

通过上述的归纳可知，大部分档案信息网尚存在不足，其服务能力有待提升。探其根源，主要包括以下几个方面。

2.1 功能定位不明确

档案网站的建设首要就是对其功能有准确的定位，这是一个基础性的问题，关系档案信息网站建设的方向。从当前的档案网站建设上看，其更加注重对档案业务与国家机关党建相关内容的宣传。而国家发布的相关性文件一般在国家政府网站上会有相应的宣传，这就存在重复性问题，使得档案网站的专业性受到质疑。这可能与“馆局合一”有关，但主要原因是档案网站的功能定位不明确。在功能定位不明确的情况下，各种类目信息都出现在档案信息网站，就容易出现本末倒置，难以彰显档案信息资源的专业性服务功能，甚至在面对用户需求服务时，不能及时作出回应，仍需到档案馆才能解决问题。

2.2 用户需求调研有待加强

用户需求一般是随着社会的发展而变化。因此，档案在信息化的过程中，要把握用户需求，有针对性、有序化地进行档案信息化。但一直以来，对用户的需求更多是结合信息技术所带来的便利进行研究，而档案用户需求是一项浩瀚的工程，十分复杂，很少有档案馆专门花费时间与成本对用户所需求的档案信息内容进行相关的研究，因此档案网站在所提供的档案信息资源服务上更多是按照自己的工作出发，一般难以吸引用户的眼球，这也是档案网站访问量偏低的原因。此外，对用户没有真正的理解，也难以掌握用户对检索语言的掌握情况与特点，降低了网站服務的实用性。

2.3 网络安全问题的考虑

档案信息化建设如火如荼。在此基础上，可以为档案网站提供丰富的信息化档案，可效果却差强人意。造成这种局面的一个主要的原因就是出于网络安全的考虑，使得档案网站在发布档案上畏手畏脚。有学者在检查中“发现了加载页面部分存在病毒或恶意代码等安全问题”[7]。近期，比特币病毒风险事件使得英国超过40多家医院的网络遭到攻击，俄国、中国、美国等国家都受到不同程度的影响，其中美国仅仅在2016年，“勒索软件”攻击事件发生的频率达到300%[8]。这在一定程度上使得档案工作人员更加谨慎地在网上推送档案信息。

2.4 档案网站维护制度有待完善

尽管20世纪档案信息网站就建立起来，但一直以来相应的维护运营制度与评价体系却有待完善。尽管当前国家在2017年6月1日出台了《互联网新闻信息服务管理规定》，但对于大部分档案信息网站而言，尚缺乏专门、具体的档案网站维护制度与评价体系，其行为具有滞后性，使得档案网站的监督与管理在一定程度上还存在管理的漏洞。

3 相关发展建议

档案信息网站建设的意义在于对社会公众提供良好的服务，实现信息共享。因此，在建设的过程中，应该秉承服务的理念，从更加人性化的角度进行建设，增加档案信息发布的数量和质量，通过交流，了解社会公众的需求，使档案信息网站能在众多的网站中脱颖而出，具有强大的服务功能，形成一定的影响力。

3.1 提高档案网站系统安全系数，正确定位档案网站功能

在档案信息化不断推行的今天，如果档案信息化的最终目的是保存，那么档案利用的局面将难以改变。网络病毒风险无处不在，重视档案信息资源安全是必要的，档案网站应该不断加强风险监管与预测及与技术部门的合作，提高档案系统的安全。但档案馆作为服务性机构，其功能定位应该落到具体上，应该以档案服务为主导，拓展档案服务受众面。作为一个档案信息资源型的服务网站，档案信息资源所占的权重就应该最大，增强人性化服务建设，并不断适应社会发展的需要。

档案信息网应该具备合理的数据库体系，包括全文数据库、目录数据库与专题数据库等，并尽快把信息化的档案推到线上，以供查询，实现共享。天津市档案信息网在这方面就可以成为众多档案网站的榜样，其设置了《在家看档案》与《专题档案》，并且截至2017年8月11日，档案查阅栏提供全文查阅与目录检索，其中全部目录数约175万条，全文目录为29万余条，案卷级和文件级目录为145万多条[9]。还有上海档案信息网的《一站式服务查询》都是档案信息资源实现共享的成功例子。

3.2 增强用户需求调研，优化档案信息发布的结构与质量

档案信息网站是联系社会的窗口，应加强对用户需求的调研与分析，围绕用户利用需求展开。档案利用的类型被划分为3种：学术利用、档案普遍利用与休闲利用。围绕3种利用需求开展用户需求的调研与分析，及时提供与开发和国家发展、民生密切相关的档案信息资源，有序开展档案信息化，增加公开出版编研成果，建立多种类型数据库，优化档案信息资源结构，加强对档案信息资源广度与深度的挖掘，推动其向文化、知识方向发展。采取措施优化档案信息发布质量，满足社会公众对信息知识文化的追求。

3.3 完善互动功能，提高档案网站服务的实用性

互动是获悉档案用户需求动态的良好渠道，也是增强档案馆与用户之间黏度的有效方法。在档案网站上设置互动功能，持续关注用户需求情况的变化，并及时回复用户的提问，尽可能地在上班时间回复用户提问。这一方面有利于档案馆增强对档案用户需求的认识，在一定程度上还可以减少调研的成本，提高档案服务的效益；另一方面有助于提高档案馆的形象建设。

笔者认为，馆藏和档案信息化数量与结构决定了档案信息网站上的信息资源的数量与结构。只有数量丰富、结构合理的馆藏资源，才能从根本上满足社会对档案信息资源的需求，进而提高档案信息的实用性。首先在档案信息收集、整理的过程中，要保证档案信息的完整性、可靠性、安全性等。其次，在提供丰富的档案信息资源的前提下，传播的过程中也要保证其可读性与可获取性，提供正式检索语言与非正式检索语言，以供用户更方便地获取档案信息。

3.4 建立维护制度与评价体系，及时更新档案信息资源

档案网站应该建立合理的运营维护制度与评价体系。合理的运营制度应该落实到每个部门，包括档案网站安全管理制度、档案信息发布制度、档案利用制度、绩效评估制度、激励制度等。此外，合理的评价体系需要细化评价指标，包括馆藏资源（包括特色档案、全文数据库、目录数据库等）、服务方式（检索方式、检索级别、检索结果等）、互动交流（包括互动的渠道、互动效果等）。这些具体的运营维护制度与评价体系有助于改进档案网站的运营，及时更新信息资源，引导档案网站向健康的方向发展。

在全国档案事业发展“十三五”规划中，档案信息化成为重要的发展趋势，各个档案馆通过多种方式开展档案信息化工作，一定程度上丰富了数字化档案资源。在这样的基础上，档案信息网站应该及时更新档案信息，满足用户多样化的需求。

4 结语

也许从“四不问题”对档案信息网站进行评价尚不够全面，因为这只是基本的要求，但围绕这个标准可以发现，当前档案信息网站确实存在不足，档案部门应该从根源上对其行为进行反思，以增强档案网站的服务能力。

参 考 文 献

[1]天津档案网.馆藏指南[EB/OL].http：//www.tjdag.gov.

cn/tjdag/gzjs21/gzzn/index.html，2017-08-11.

[2]天津市档案信息网.在家看档[EB/OL].http：//www.tjdag.gov.cn/eportal/ui？pageId=300842，2017-08-11.

[3]周林兴，吕维.从“独白”到“对话”：我国档案网站互动功能调查研究[J].浙江档案，2016（1）：18-20.

[4]青岛市档案馆.青岛档案信息网[EB/OL].http：//www.qdda.gov.cn/，2017-8-12.

[5]上海市档案信息网.你对上海档案信息网修改版的意见[EB/OL].http：//www.archives.sh.cn：8082/pub/trspoll/

201204/p910.htm，2017-8-12.

[6]佚名.北京市档案信息网编研目录[EB/OL].http：//www.

bjma.gov.cn/bjma/300494/303668/327227/index.html，2017-8-12.

[7]张宁，夏天，王浩，等.2015年我国省级档案网站建设测评项目综述[J].中国档案，2016（1）：38.

[8]佚名.比特币勒索病毒席卷全球！中英同时“沦陷”！大家小心！[EB/OL].http：//news.youth.cn/jsxw/201705/

t20170513_9752301.htm，2017-8-12.

[9]天津档案网.档案查阅[EB/OL].http：//www.tjdag.gov.cn/eportal/ui？pageId=300839，2017-8-12.

[責任编辑：高海明]