档案信息化建设进程中几点问题的探讨

狄悦

【摘要】随着信息社会的到来，档案信息化建设已经成为新时代档案管理追求的目标，本文论述了信息化给传统档案工作带来的挑战、机遇及加快档案关系信息化建设要做好的几点主要工作。

【关键词】档案；信息化建设；进程

档案的信息化建设是指在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。

一、档案信息化建设现状

档案以传统的纸质档案存储形式最为普遍，纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。由于其直观性的特点，纸质档案更真实、更可靠，档案的鉴定也比较简单，这一点是数字化档案无法替代的，但是纸质档案在保存中对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有着极密切的关系，档案信息的利用率也会低于信息化档案。由此可见，档案信息化建设是一项重要而紧迫的任务，特别是在国家电子政务建设全面展开的形势下，必须加紧档案信息化建设工作。

（一）旧的档案管理模式已不能适应时代发展需要。旧的档案管理工作一直是重保管轻利用，对档案信息资源仅限于收集、保管。而现代社会信息资源日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，如何共享这些档案资源，如何对档案资源进行分类、提取、分析、加工、管理，已经成为档案工作的出发点和发展方向。因而，传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

（二）资金问题困扰着新时期档案工作。档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化受到资金的制约。要搞好信息化，就需要購置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备、打印、复印等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些都需要大量的资金投入。仅靠政府有限的拨款只能是杯水车薪，不能满足创建工作的需要。

（三）资源共享下的档案信息安全。档案资源共享环境下，存在着诸多不安全因素。如信息来源的可靠性和真实性甄别起来难度非常大；管理一时适应不了新要求，造成信息受到破坏，甚至丢失；电脑病毒横行，黑客的恶意攻击等等。所有这些，使得档案信息的安全和保密受到威胁，我们必须要高度重视，并加以研究解决。首先，可实行档案保管的“双套制”，即同一内容但不同载体的两种档案的双套保存（即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存）。双套制正好融合了纸质档案和信息化档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。

二、档案信息化建设是挑战也是机遇

面对迅猛发展的社会信息化趋势，档案信息化建设不能墨守成规，必须把握机遇，迎接挑战，使档案信息化建设跟上社会信息化发展的潮流，并且有所作为。

当今社会是信息爆炸的时代，已经有越来越多的人认识到档案信息资源的重要价值，档案部门作为信息资源管理部门的作用日益显现。尤其是大量科技、经济活动档案的开发利用，产生了一定的经济效益。如教育档案、医疗档案、信用档案等等的建立，使档案与社会每个公民就业、保险、医疗、教育等权力联系得越来越密切，从而也使社会公民的档案意识得到明显增强，给整个档案事业的发展提供良好的群众基础。伴随着电子政务与办公自动化、电子商务、计算机辅助设计、制造、教学等的发展，档案的载体和含义及管理也将发生根本性的变化。传统的手工管理模式将逐渐消失，电子文档、数字化档案馆、档案信息共享系统、网上服务等都将应时而生，档案现代化进程也将大大加快。

三、档案信息化的建设是未来档案工作的目标

档案管理信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。要加快档案管理信息化建设，主要做好几方面的工作。

（一）提高认识。加快档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，使档案信息化有一个明确的领路人。同时，部分档案管理人员仍停留在档案为保管而保管的状态中。各级档案主管部门应在提高现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现有知识结构。以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（二）加大投入。加快档案信息化的建设，要加大财力投资，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。要确定合理的人员编制，保障档案工作顺利进行。

（三）培养人才。信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。这种情况下，尽快改变档案管理队伍素质结构，以适应新形势的需要，已经成为刻不容缓的事情。

档案工作信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用，档案工作必须与社会接轨，与国际接轨、与未来接轨，同时也需要档案工作者及各级档案业务管理部门的共同努力，只有大家齐心协力，档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。

【参考文献】

[1]许秀萍，郑秀玲.迎接挑战加快档案信息化建设.黑龙江档案，2004（01）.

[2]富霞.加强档案信息化建设迎接新世纪的挑战.职大学报，2004（03）.

[3]彭澍.档案管理现代化面临的挑战和对策.天中学刊，2004（05）.