人事档案数字化技术应用浅析

洪艺维

摘 要：人事档案数字化技术是对传统人事档案管理工作的技术革新，能够实现对纸质档案文献的收集、整理、保管、传递、统计、利用等日常工作的数字化管理。本文从多个方面论述了实施人事档案数字化管理的优势，并从法律、技术以及行业规范三个角度分析了人事档案数字化管理的现实意义，为人事档案数字化技术应用的工作者提供借鉴，为档案数字化工作的决策者提供参考。

关键词：人事档案 数字化 技术应用浅析

一、档案数字化技术的应用实践

数字化是指把一切信息转化为计算机可以识别的0和1。这个过程涉及到数字的转换、存取、处理、传输、控制、压缩等技术，是光纤技术、半导体技术、计算机技术等高新技术综合发展引起的信息技术革命。它实质上是把人的所有生物特征都转化为可处理的数字信息，使人与数字融为一体。数字化信息的基本单位是一个0或一个1，称为一个比特。因此，1995年，美国未来学家尼葛洛庞蒂（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》一书中指出，比特作为“信息的DNA”，正迅速取代原子成为人类社会的基本要素，数字化的生存环境将改变人们的生活方式。

首先，数字化生存的含义在于，计算不再只是和计算机有关，它决定我们的生存，伴随着网络革命，人们周围的越来越多的信息被数字化，人们将生活在数字化信息空间中。其次，数字化生存方式通过“创造完美的人性世界”、“图形幻界”、“虚拟现实”而实现。再次，数字化生存使人们进入了后信息时代，而从原子到比特的飞跃，是划分信息时代和后信息时代的标志。在后信息时代，一切都将被即时而廉价的电子数据传输所取代。数字化生存不仅改变了人们的生活方式，而且还将改变传统的国家观念，民族观念。数字化生存具有分散权利、全球化、追求和谐、赋予权利等基本特征。

数字化技术应用的重要性主要体现在四个方面：一是数字化是计算机技术的基础。因为计算机的一切运算和功能都是用数字来完成的；二是数字化是多媒体技术的基础。数字、文字、图像、语音、动态影像等各种信息通过采样定理都可数字化，数字化后的信息不仅适合计算机处理，还可以用来发声音、打电话、发传真、放录像、看电影，用数字媒体表示多媒体的形象，描述千差万别的现实世界；三是数字化是软件技术和智能技术的基础。软件中的系统软件、工具软件、应用软件等以及信号处理技术中的数字滤波、编码、加密、解压缩等都是基于数字化实现的，例如图像的数据压缩、图像受到干扰后的滤波等，都只有经过数字化处理后才能进行；四是数字化是信息社会的技术基础。只有通过数字化技术，才能使各种家用电器设备、信息处理设备等向数字化方向发展，使计算机技术在信息领域得以全面应用，实现信息的网络化和虚拟化处理。

档案数字化技术是使各种纸质档案文献信息转化成计算机和通信网络能够识别、处理和传输的数字信号的过程。包括档案文字信息的数字化、文献图像信息的数字化、声像档案、声音信息、视频信息的数字化等，通过档案文献的数字化工作，可使档案的文字、电话、电报、数据、传真、图像、声音、动态影像等各种信息均变成数字信号，在同一综合档案管理系统网络中进行传输和处理。2010年国家档案馆颁布的《数字档案馆建设指南》首次明确了数字档案馆的概念，2014年国家档案局发布的行业标准《电子档案基本术语》为数字档案馆的定义进行补充，数字档案馆的建设成为新时代的发展趋势，档案数字化技术正在广泛的应用实践中得以不断完善和发展。

二、人事档案数字化势在必行

1.人事档案数字化势在必行是由人事档案自身的特殊属性所决定的人事档案，是指在组织人事管理活动中形成的，并经组织审查或认可的，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案，它记录并反映了个人的经历和德才表现等，是国家档案的重要组成部分。人事档案自身有着特殊的复杂性，与传统档案相比，人事档案具有可更改性和可剔除性，人事档案数字化有利于人事档案的更改和剔除；人事档案数字化还有利于纠正档案中的错误，補充完善个人的人事档案；人事档案数字化有利于现代化办公信息系统的建设，有效提高组织协调的利用水平，对人力资源的管理也是有力的促进。

2.人事档案数字化势在必行是方便人事档案储存、鉴定、分类、统计和利用工作的必然选择每个人的学习和工作经历都有着自身的独特性和复杂性，很难完全按照某种模式来统一整理。通过数字化的整理，能够有力地帮助单位提高人事档案信息查阅、审核准确性和利用提供的能力。进而为人事档案在干部选拔任用、考核评价、人力资源合理配置等具体业务中提供更加科学有效的支撑。此外，通过数字化的档案储存方式，能够为档案的分类、整理和统计工作提供极大的便利，有利于提升档案管理的效率，是方便人事档案储存、鉴定、分类、统计和利用工作的必然选择。

3.人事档案数字化势在必行是未来信息社会发展的必然需要数字化是21世纪人类社会文明的显著特征，已在通信、广播电视、信息网络等领域得到广泛应用。以数字化、网络化和智能化为主要特征的智慧城市建设中，数字化是技术手段，网络化是方法路径，智能化是要达到的社会环境和管理目标。档案数字化，特别是人事档案的数字化工作也是智能化档案管理的重要方面。

三、人事档案数字化的现实依据

1.法律依据

在国家档案局《关于印发全国数字档案馆（室）建设推进会文件的通知》（档办发〔2013〕6号）之后，国家档案局又先后发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《档案事业发展“十一五”规划》等文件，提出了“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标；并印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，明确数字档案馆（室）建设的具体内容；还发布了《档案事业发展“十二五”规划》，提出要“加快数字档案馆建设步伐”。国家对于档案数字化的总体建设提出了高标准和严要求，各单位应当贯彻落实国家政策，积极响应国家档案数字化建设要求，不断提升档案利用的效率。