科研档案管理中的问题分析及对策研究

高明慧

摘 要：随着我国经济快速发展，信息量也不断呈现出向上攀升的趋势，为了更好的迎接信息化的趋势与潮流，我国的事业单位在档案管理工作中进行了改革与调整。科研档案是作为信息储备的重要载体，是国家宝贵的科研资料是保障，是事业单位取得长足进展的重要基石。但是由于技术引进的初始阶段，科研档案管理工作上还是存在一定的弊端与疏漏，只有做好科研档案的有效管理工作，才能有效对单位的合法权益进行维护。本文针对单位科研档案管理现状进行分析，并提出切实可行的改进意见促进我国事业单位科研档案管理的进步。

关键词：科研档案；管理现状；解决措施

科研档案资料是科学研究中总结出的以数据、文字、声像、图表为载体的重要文献资料，这点也就导致了在科研档案存储过程中，需要经手大量形势复杂、种类各样的科研资料，只有确保科研资料能够完好的保存，才能为科学事业提供系统、准确、完整的参考资料，奠定我国科学事业的扎实基础。

一、科研档案管理特点

科研档案在管理过程中有显著的来源多样化的特征，并且级别所属也会有差异。例如根据课题的验收文件的格式、类型，文件名称等因素，都会形成不同的归档文件；并且科研的研究往往需要进行对外合作，并且涉及的层次、范围与方式都存在一定差异。同时，科研研究课题所占据的比例也有所不同，所包含的科研文件在细节上也会产生一定差异，增加了科研档案管理的不确定、不可控性。科研档案的类型有多种形式的划分，有白头文件、红头文件、设计文件、实验研究文件等多种类型。科研档案的形式也涵盖众多，包括实验数据、软件代码、设计图纸、研究报告、3D模型、论文、影音图像、ppt材料等多种形式的资料。

二、当前科研档案管理工作中存在的问题

（一）科研档案管理“四同步”没有落实

“四同步”原则是科研档案管理的重要行为准则，科研档案部门与管理部门都要对“四同步”理论建立一定的概念。但是由于工作中没能严格根据“四同步”指导理论进行落实，导致档案管理暴露出档案管理工作不及时，档案资料保管有遗漏的地方；档案部门也没有实时的跟进科研流程，缺乏虽资料的了解，导致档案管理没有具体的计划，导致科研档案在管理过程中往往会出现规范性、完整性与有效性上的失衡。

（二）档案管理制度过于陈旧

科研档案管理的“三规范”准则在实际的档案管理中发挥了一定的优势，但是由于制定过久，已经不能契合当下信息丰富、形式各样的档案管理工作，缺乏对信息管理与建设的具体规划[1]。“三规划”档案管理以时间、流程等要素为出发点，缺乏对电子档案的有效管理机制，并且缺乏对跨部门、跨国度、跨机构等科研资料的有效监管，只具有较强的理论意义，但在实践上乏善可陈。

（三）科研工作者轻视档案建设

存在一定的科研工作者对档案管理不够重视的现象，导致档案管理工作很难顺利开展下去。科研工作者隶属于科研部门，更加重视对科研成果的研究，并且缺乏对档案管理意义的深入了解，并且科研档案管理工作不会对科研研究人员形成直接的正向反馈，导致科研人员缺乏科研资料建设的践行力度。

（四）科研档案收集困难

科研档案在文件的内容、形式与载体方面会显示一定的差异，增加科研档案资料的收集难度。档案资料在收集过程中显著的问题是资料不可靠与资料不完整。往往是由于存在科研人员为了满足一己私利，有意的更改科研资料的客观内容，导致资料失去客观的真实性，增加档案管理的难度。

（五）科研档案利用率低

档案管理的重要意义是用来参考使用。但是有些科研档案存档工作只进行到了案卷与目录的编纂阶段[2]。还存在一定的纸质档案不利于查询工作；资料检索方式没有健全电子查询模式，现场查询方式不利于資料的快速查询。并且档案管理缺少横向的合作机制，不能为科研人员提供多渠道的参考方式。

三、科研档案管理的解决措施

（一）加快制定档案管理制度的步伐

科学规范的管理制度是确保档案管理工作有效开展的重要前提。随着我国科研项目逐渐增多，档案种类逐渐庞杂，需要尽快制定出规范的科研档案管理条例，有效保证档案管理工作能有章可依。新的档案管理制度的建设需要结合当下的科技信息手段。以电子档案管理的角度出发，制定科研制度的整体规划[3]。并且档案管理制度应该调整“重管轻用”的方式，将用户的诉求摆在首要位置，立足于科研工作人员的实际状况，基于这种基础进行档案管理工作，更好的为人民、建设与科研提供服务。并且科研资料的管理制度建设需要以“文件连续”为准则，注重科研过程的实时监管，详实记录科研从初始到结束的全部动态过程。

（二）加强科研档案管理人员的培训力度

科研档案的建设除了科研人员的辛勤付出，还需要档案管理人员进行收集整理，是经手科研资料的第一人。因此，档案管理部门需要加强档案管理人员的知识与技能素养，加强管理人员的档案建设意识与档案管理能力，并定期对档案管理人员进行培训，保证档案管理人员可以跟进最新的管理知识。同时，科研工作人员也是档案管理过程中的重要帮手，档案管理部门要在思想态度上加强科研人员对档案管理的重视程度，保证科研人员可以客观公正的进行科研资料的记载，保证科研资料在源头上能保证真实客观。同时可以在科研院与档案管理部门之间开展学习交流活动，通过相互借鉴学习，提高双方的业务水平。

（三）改进宣传方式

科研档案的收集缺乏高效的收集力度，很大一部分原因在于科研档案管理人员在档案管理工作上缺乏足够的认识深度，对科研档案的知识产权、科研档案的利用方式、科研档案的保管意义都缺乏系统的认识。因此，必须强化科研档案管理工作的重要意义。档案管理人员应该以身作责，根据国家建立的相关明文规范，创新档案管理的宣传工作，更好的促进档案管理人员认识档案管理、知识产权保护、研究经费的节约等方面的重要性。

（四）加强档案管理的顶层设计

想要实现信息化、流程化的档案管理，必须要搭建档案管理的顶层设计，将科研档案管理工作与科研的进程管理进行有机结合，进行统一的有机管理，借助电子档案管理手段实现档案管理的科学规范效果。“四同步”原则是某种程度上的全流程管理理念，通过“前端控制”的理念，将科研项目的进程管理与科研档案的收集管理进行结合，将科研档案的管理工作纳入到优化的科研资源管理与资源配置的工作层面当中。在实际的实践操作过程中，有效进行全流程的科研管理将为信息的收集与建设提供有力保障，信息化建设也会反过来有效极加强流程管理中的操作能力。并且，只有在科研进行过程中实时采用电子手段进行信息的记录与收集，才能充分发挥科研档案信息建设的重要意义。只有打破现阶段科研档案信息管理与科研项目进程过程中的隔阂，才能有效保证科研项目进行全流程的管理，将“四同步”切实的落实到实践过程当中。

（五）以用促管提取科研档案的有利价值

一方面可以进行检索工具的编制，提高科研人员档案查询与利用的效率。另一方面，加强档案管理部门与政府机构、社会企业、科研所之间的横向交流，通过共同开发与合作存储的手段加强档案信息的流动，不能只通过档案管理部门的单方面管理监督作用，要采取密切合作的关系，加强档案信息的管理效率，并通过完善电子检索方式，便于科研人员进行资料的搜索，也可以通过在线检阅方式，打破资料检索的空间制约，形成正向循环的效果，使科研人员深刻认识到档案管理的重要意义，从而提升档案管理的收集、整理与归档工作。

四、结语

综上所述，科研档案管理是档案管理中的一项组成部分，科研成果的详实记錄可以有效的为科研工作提供有力借鉴，促进科研工作的长足进步。为了有效的保证科研工作的档案管理工作，档案部门需要制定适应当下现代化的电子档案信息管理模式，通过编纂索引等模式，方便科研人员进行资料查询，同时要切实加强档案管理人员与科研人员对档案管理工作的重视程度，保证档案资料可以真实、完整的记录科学研究，同时与相关的企事业单位进行密切合作，保证科研资料有效流动，通过相互交流与借鉴，提高档案管理工作的技术素养与重视程度。

参考文献：

[1]倪晓燕.浅析当前科研档案归档管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2013（05）：42-44.

[2]李晓虎.档案管理在事业单位中的问题和解决对策分析[J].现代经济信息，2015（12）：57-58.

[3]汪芳.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].东方企业文化，2015（15）：95.