对症下药 解决Excel“违规”数据

俞木发

大家知道，Excel具备强大的数据处理能力，不过这个强大能力的前提是要在Excel中“合规”输入数据。但在实际工作中，很多用户会根据自己的习惯，“违规”输入很多数据，这样导致Excel在后期操作中无法发挥其强大的处理能力。那么，平时大家会在Excel中输入哪些违规数据？我们该怎么进行规避并合并有效数据呢？

1. 单元格合并不规范

对于一些同类项目的输入，很多人为了表格的美观，经常会将一些单元格合并处理。这样做是美观了，但是在后期进行诸如排序、汇总的时候，却会带来很多不便。比如下表对其中的“产量”单元格合并，这样在排序的时候就会提示错误，提示“所有合并单元格的大小需要相同”，因为Excel将合并单元格看作一个“整体”，但是这个整体却包含其他单元格，所以导致排序出错（图1）。

解决方案：使用跨列居中模拟合并单元格

对于横向单元格的合并，Excel提供“跨列居中”实现类似效果。因此要实现上述合并效果，可以先取消B1、C1的合并，接着选中B1、C1，右击选择“设置单元格格式→对齐”，水平对齐选择“跨列居中”，垂直对齐选择“居中”。这样就可以实现合并单元格的效果，同时又不会对后续操作带来不便。同样，纵向单元格也建议少用合并，比如上述“季度”可以分开在单元格中输入（图2）。

2. 日期、货币单位输入不规范

对于日期的输入，很多朋友喜欢使用诸如“2017.5.8”之类格式；价格则喜欢画蛇添足地输入“元”。在Excel中，这类数据并不会被认为是日期或者数字，这样在后续的日期计算、排序中，同样会带来不便。比如销量统计就无法直接求和，因为“XX元”这类数据，Excel并不认为是数字而导致求和出错（图3）。

解决方案：使用“查找与替换”快速转换

从上述输入可以看到日期中的年、月、日是通过“.”分隔，销量则是每个数字后都带有“元”。因此我们可以借助查找与替换进行批量替换。以日期为例，点击“开始→查找与选择→替换”，查找内容为“.”，替换为“-”（即Excel中日期正确分隔符），这样即可快速将违规日期转换为合规输入。销量数据替换类似（图4）。

3. 字符输入不规范

在正常的情况下，英文使用半角输入，中文使用全角输入。但是在日常录入操作中，总是有很多朋友将英文全角、半角、中英文标点符号混用，这样文档就会显得不美观（图5）。

解决方案：ASC和PROPER函数

A S C函数可以快速将指定单元格全角字符转换为半角，PROPER函数则可以将单词首字母转换为大写。进入Excel编辑窗口，在A列后插入一个辅助列B，选中B2输入函数“=ASC（A2）”，然后向下填充。继续插入一列辅助列C，选中C2，输入函数“=PROPER（B2）”，向下填充（图6）。对于中英文标点符号的混用，可以复制到Word中进行快速替換。

4. 数量单位输入不规范

为了简便，在日常工作中，一些朋友在录入带单位的数据时（如桶、件等），经常将单位和数字混合输入，由于这些带单位的数据不是纯数字的数据，后期排序、汇总同样无法直接操作（图7）。

解决方案：使用“分列”规范数据

可以看到，上述数据包含各种单位，现在可以使用分列将数量和单位分离出来。由于分列需要统一的分隔符，这里我们可以给单位添加“-”方式作为分隔符。点击“开始→查找与选择→替换”，查找内容为“部”，替换为“-部”（同样，将其他单位也改为“-单位”）的形式。这样每个数量格式就变为“数量-单位”的格式。选中B列数据，点击“数据→分列”，分隔符号选择“自定义→其他→-”，这样即可完成数据和单位的分离，让数据变规范（图8）。