拒绝敲键盘 在Word中快速建立目录

愚人

大家知道对于文章内容、结构比较复杂的文档，我们通过建立文档目录可以方便阅读者浏览，同时也便于后续对文章内容的查找和管理。不过很多朋友大多是在文章完成后，或者撰写之前手动撰写文章目录，这些费时费力的方法，用Word（2013及以上版本）中的自动创建目录功能就能解决。

亡羊补牢 快速创建已生成文档的目录

对于一篇已经写好的文档，我们可以使用Word快速为其生成目录。首先在Word中打开需要生成目录的文档，然后切换到“视图→大纲”，在大纲视图的模式下，按住Ctrl键后依次选中1级大纲的文本内容，将选中的内容设置为1级，将显示级别设置为“1级”，这样所有1级文本内容会全部显示（图1）。

操作同上，继续按住Ctrl键选中2级大纲的内容，将全部选择文本设置为2级大纲。检查一下1、2级大纲的内容看看是否与原文的目录结构一致，如果没有问题，切换到“页面视图”模式，将鼠标定位到需要插入目录的地方。点击“引用→目录→自动目录1”，这样即可自动生成文章的目录内容了。以后需要查看具体章节内容时，我们只要按住Ctrl键，然后在特定目录页上点击即可快速切换到实际内容页中（图2）。

未雨绸缪 自动创建自定义目录

通过上述方法可以看到，在文章内容已经撰写完毕的情况下要生成目录，我们必须要进行1、2级（如果有更多级别则需要进行更多子级别的设置）目录的手动设置，这样才能自动生成最终目录，而且如果目录的字体、字号等有其他要求还需要一一进行设置。显然如果原文的内容较多或者结构较为复杂，这种事后的设置操作起来费时费力。如果需要更快速地生成目录，我们可以预先进行样式的设置。比如某校论文格式要求是，一级标题：宋体三号，二级标题：宋体四号，正文部分：宋体五号，单倍行距。这时我们可以利用Word的样式快速生成符合要求的目录。

首先根据自己的论文结构设置好目录结构，建议使用记事本输入无格式文本，这里目录的文本内容可以使用大纲、简洁的结构，因为Word目录可以根据后续实际文章进行同步更改，完成目录结构文字的输入后将文字全部粘贴到Word中（图3）。

同上切换到“视图→大纲视图”，然后依次設置好目录的1、2级目录（显然这里只有目录内容，所以设置起来要简便得多），返回页面视图，选中1级大纲的内容，切换到“开始→样式→标题”，右击选择“修改”，在弹出的窗口中，名称设置为“论文1级目录”，格式为“宋体三号”（图4）。

同上，选中2级标题，将其名称设置为“论文2级标题”，格式为“宋体四号”。随意输入一些内容，选中“正文”样式，名称设置为“论文正文”，格式为“宋体五号”，点击“格式→段落”，将其行距设置为“单倍行距”（图5）。

这样我们就完成了论文所需格式的设置，在后续论文的撰写中，对于1级标题的文本输入，完成后按提示选中1级标题的内容，点击“开始→样式→论文1级目录”，即可快速套用，其他2级标题、正文套用类似（图6）。

同上点击“引用→目录→自动目录1”，生成目录。由于目录结构内容已经完成，后续我们只要按提示展开目录文本开始论文内容的撰写即可（图7）。

这里要注意的是，如果有新的章节，新章节的1、2级目录一定要按照上述方法进行设置，同样的对于删除的章节也要注意将1、2级大纲内容彻底删除。这样在最终完成论文的撰写后，点击“引用→目录→更新目录→更新整个目录”，就可以同步更新目录的内容了（图8）。

从上可以看到，要在Word中生成目录，首先要设置好目录文本的样式，接着输入目录的文本结构并设置好1、2级大纲，这样使用引用目录的方法即可快速生成目录，后续的修改直接使用更新目录的方法即可同步目录。