远程办公：影响、挑战与策略

杜盛楠++++张永军

远程办公概念诞生于上世纪70年代的美国石油危机时期，指一个地理上分布的组织，其成员在长期的共同利益或目标作用下，通过信息技术交流、协调他们的工作，即工作位置远离中央办公室或生产设施，员工与同事也没有个人接触，但他们利用新技术能够持续进行沟通。与传统工作方式相比，远程办公依赖于一个完全不同的技术、组织形式与中央雇主相联系，是允许员工使用一部分工作时间，利用信息和通信技术在远离中央工作集合区完成工作任务的一种新型工作安排方式，组织、位置和技术是构成远程办公的三个核心要素。

一、远程办公的潜在影响

1.远程办公对组织的影响。①提升企业效益。研究发现，选择远离固定办公场所工作的员工通常会比那些待在固定场所工作的员工有更高的主动性和工作热情。由于能更加灵活地安排工作时间，员工会表现出更高的工作效率和生产力，而这些都将直接影响企业的效益。Mann和 Holdsworth（2003）研究指出，通常情况下选择远程办公的员工为了证明远离集中场所办公比在办公室办公更优越，他们会更努力工作以提升企业效率。②降低企业成本。最初远程办公的实施是为了减少通勤，节省成本和时间。办公室办公需要占用大量的场地、资源，产生较多费用，而远程办公则可以节约大量费用，比如办公场所的租用、购买与折旧，相关的电费水费以及办公场所的管理费用、支付写字楼或者办公场所的维修费用和日常开销等；也可以节省员工上下班交通费用和时间成本。Overmyer（2011）经过数十年对分布式工作的研究发现，平均实现一个可持续远程程序可以使预期设施成本减少35%，培训成本下降25%。Mahler（2012）也曾指出远程办公不仅能够减少办公室需要的成本，还可以节省时间和停车成本等其他费用。③提升企业服务水平。远程办公多元化的工作时间、地点组合，可以打破企业经营服务的时间、区域位置限制，提升企业服务水准。越来越多的公司提供24小时服务，特别是机械化信息交换产业。研究发现，跨时区工作可以为工作流程和客户服务提供更大的便利；微软和甲骨文等公司可以提供横跨世界的24小时办公服务。④降低员工流失率。从传统集中式到远程办公方式的转变，意味着工作条件、办公环境更加现代、舒适，也说明组织的管理更加人性化，这对提高员工工作满意度、降低流失率将起到不可忽视的作用。携程网的实验表明，在9个月的时间内，与在办公室工作的员工相比，260名自愿每周在家工作四天的员工不仅业绩增加12.2%，离职率也下降了50%。⑤增加员工多种来源。远程办公的选择有助于企业扩宽劳动力来源。由于不太受工作时间、办公地点的限制，允许员工根据自身条件选择合适的工作方式，远程办公可以吸引更多的候选人，丰富劳动力来源。研究发现，远程工作增加了残疾人就业率，吸引了那些需要承担照顾孩子和老年人的员工。

2.远程办公对员工的影响。①提高工作效率。不用每日乘车往返于住所与办公室、工作时间灵活、穿着随意，不受同事、领导和办公室规范的干扰和约束，远程办公打破了传统朝九晚五机械式上班方式，更容易调动员工的工作积极性、主动性和投入程度，从而提高了工作效率。据统计，远程办公人员的生产力往往提高30%-40%。根据一些抽样调查的数字推算，当雇员由在办公室工作改为在家工作时，他们的有效劳动时间由50%上升至89%，生产力大幅提升。②促进工作-家庭平衡。上下班通勤时间减少、工作安排更加灵活，远程办公可以为员工节省更多的时间，更好地应对工作-家庭冲突，促进工作-家庭平衡。比如，节省的上下班时间可以用于照顾老人和孩子，也可以处理如机器维修等各种紧急事件。同时，由于在家办公更加灵活，在提高工作效率的同时也能让员工更好地扮演家庭角色，维持融洽的家庭关系，进一步促进工作-家庭平衡。

二、远程办公带来的挑战

1.远程办公给组织带来的挑战。①公平挑戰。远程办公可视为企业对员工的一种弹性工作福利，但也可能诱发公平性问题。比如，一周三天远程办公，员工在周一和周三请病/事假，毫无疑问，这将被其他人视为超长的周末，容易造成组织中不同工作方式员工之间相互妒忌，甚至演化为更严重的人际敌视。此外，组织不清楚员工在远程办公过程中受到的伤害是在正常工作中导致的，还是在其他非工作活动中遭受的，因此在员工的补偿性问题上难以确保公平性。②伦理挑战。与传统办公室办公中的领导视察、同事监督不同，远程办公所采用的互联网虚拟技术将对人性带来极大的考验，容易引发工作场所中偷懒、泄密和造假等伦理问题（Moon & Stanworth， 1997；Trevino et al.， 2014）。比如，由于缺少主管和身边同事的指导与监督，远程办公可能会诱发素质不高的员工实施更多的偷懒和网络闲逛行为；由于缺乏必要的保护措施，远程办公可能加剧组织数据安全的风险，造成人为泄密事件的发生；虚拟环境也可能促使员工实施更多的欺骗、造假、说谎话等不诚实行为（Moon & Stanworth，1997）。③团队挑战。团队是当前比较流行的工作方式。然而，远程办公所强调的分散性、独立性，必将对团队协作造成一定的冲击。由于组织中很多创造性工作需要员工面对面交流、频繁的沟通，这就要求员工更多采用集中办公。远程办公不利于信息交流、知识共享，及时通信技术也无法像面对面沟通那样直接、高效，从而阻碍了员工之间的团队精神和协作，也会对员工的人际关系造成影响。④管理挑战。为了更好地对员工进行监督和管理，远程办公对管理人员提出了更高的管理要求。除了要掌握先进的技术对员工进行监督以外，多种工作方式组合、不同员工时间和任务的安排、进度的把控、沟通与反馈、紧急情况的判断与处理、情绪的安抚等，都要求领导掌握更多的管理技能。Trevino等（2014）就指出各级领导需要具有较高的管理才能，用来消除员工在远程办公过程中的组织脱离感，员工只有和直接领导亲密感较高时才能更好地完成工作任务。

2.远程办公给员工带来的挑战。①心理挑战。远程工作者与同事/领导直接接触较少，非正式交流机会有限，彼此之间难以建立社会情感链接，很容易产生隔绝感和陌生感；电子通讯工具缺乏丰富性和现实存在性，沟通成本高、时间长，这也会给员工带来一定的心理压力。由于长期不在办公室办公，游离于企业之外，员工缺乏与领导与同事之间的感情沟通，不利于塑造企业文化，也难以培养员工的归属感。②干扰挑战。不同于只有工作、领导和同事的办公室办公，远程办公由于缺乏工作氛围，各种随机事件较多，导致员工很难杜绝其他非工作因素的干扰。③隐私挑战。当员工把生活和工作放在相同的物理空间，其心理和时间在家庭和工作之间的界限就会变得更加模糊，员工的个人生活和隐私难免会受到不同程度的干扰和侵犯 （Basile & Beauregard，2016）。由于新生代员工自我意识较强，很注重保护个人隐私，当管理人员对他们进行监督时，员工的隐私权就难以保证，势必会导致管理人员和员工的关系变得更加紧张。

三、远程办公的优化策略

1.招聘/遴选高素质员工。毫无疑问，高素质员工是组织推行远程办公的先决条件之一，员工素养的高低将直接影响远程办公效果的好坏。鉴于此，组织可通过个性测试、情景模拟、评价中心等方式招聘高素质的员工进入企业。在自愿的基础上，尽量遴选那些诚信、自律、责任心高、积极主动的员工参加远程办公计划。

2.加强对员工的监督与管理。过往诸多事实表明，高科技企业似乎更适合实施远程办公。为了提高远程办公的效率，避免可能会出现的各种问题，组织需要不断引进和更新各种高科技，通过面部识别签到、工作视频直播、远程实时监控等各种视频、文本和办公软件，加强对远程办公人员的线上监督和管理。

3.定期召开正式和非正式会议。定期召开正式和非正式会议，有利于工作的安排与管理，对加强员工情感联系，消除由此所产生的孤立感、排斥感也非常有帮助。实践中，组织可每隔固定时间到单位召开工作例会。另外，利用周末、节假日组织各种联谊活动，强化员工的情感纽带，减少职场边缘化现象，提升员工对组织的认同感和归属感。

4.营造相互信任的组织文化。组织文化是一种行为场，规范和约束着员工行为。由于远程办公难以实现线下监督，组织是否拥有一种相互信任的文化显得至关重要。当员工与同事、领导和组织之间彼此信任，个体的工作态度和工作效率已无关于何种工作方式。即便是远程办公，大家都会尽职尽责、相互配合，愿意为企业努力工作，多做贡献。当然，营造相互信任的组织文化，需要各级领导公正无偏、言行一致，充分发挥模范带头作用，做一个受人尊重的诚实型领导。

5.为工作设置固定的边界。鉴于在家办公会出现各种干扰，组织可在家中为员工构建一个类似于常规办公空间的区域，用以隔离家庭与工作事务。设置固定工作边界需要组织投入一定的资源，比如在条件许可的情况下划定一个独立空间，配置必要的工作设施，要求員工在规定的时间内完成工作。研究发现，为员工设置固定的工作生活边界，可以有效避免非工作因素的影响，让员工工作更专心，不仅可以提高远程工作的工作效率，还能节约员工和企业双方的时间。[基金信息： 河南省教育厅人文社科重点项目“多层次视角的伦理型领导对员工反生产行为的影响机制研究”（2016-zd-005）资助；河南省高等学校青年骨干教师资助计划（2015GGJS-030）资助。]

（作者单位：河南大学商学院）