档案信息资源质量评价

潘景璐

（北京临近空间飞行器系统工程研究所 北京 100076）

数字兰台

档案信息资源质量评价

潘景璐

（北京临近空间飞行器系统工程研究所 北京 100076）

为建立客观、合理的档案信息资源质量评价指标体系，探索科学、可行的档案信息资源质量综合评价方法，基于构建的档案信息资源质量评价指标体系，通过采用群决策层次分析法（AHP），对航天某研究所的档案信息资源质量进行具体分析。评价结果表明：该航天研究所在档案信息组织方面具有一定的优势，而档案信息使用和档案信息内容方面表现相对较差；其档案信息资源质量在档案信息内容方面具有真实性和完整性，在档案信息组织方面具有稳定性和多样性，而在档案信息使用方面具有易用性和及时性。

档案信息资源 质量评价 指标体系 群决策层次分析法

档案信息资源是适应生产力的发展水平，通过人类参与而获取的可利用档案信息[1]34-35。信息化管理环境和管理手段要求对企业档案信息资源的合理配置管理。企业的档案信息资源全面发展，档案管理体系的智能化服务功能充分发挥，档案信息资源的价值全方位体现出来，是企业档案工作未来发展的理想状态。信息时代，人们越来越关注如何获取有效的信息，同时也重视获取信息的质量[2]88。档案信息资源在社会发展中占据着重要地位，质量将日益直接影响到档案信息资源的合理利用，只有对档案信息资源进行有效的管理和评价，才能使档案管理系统整体变为有序的信息空间，从而实现档案信息资源效用的最大优化。由于已有的档案信息资源相关研究主要集中在档案信息资源的建设、规划及逻辑老化，档案信息资源及其共建共享策略与整合性服务，档案信息资源开发与网络环境，“云时代”下构建利用档案信息资源的管理模式新平台等定性方面，而涉及档案信息资源质量评价的研究较少。本文在构建档案信息资源质量评价指标体系的基础上，采用群决策层次分析法（AHP）对档案信息资源质量进行综合评价，并通过航天A所的具体案例进行应用分析。

一、指标体系

对于一个完整的档案信息资源质量评价，其主要指标应当包含档案信息内容、档案信息组织和档案信息使用三个方面的具体内容。

1.档案信息内容评价指标。档案信息内容是档案信息资源质量评价中所包含的核心要素，指档案管理系统中承载的具体信息属性，包括档案信息内容是否科学、真实和完整，更新程度是否较高等方面。信息内容的科学性，指档案信息资源的论点客观公正，数据准确有效，具有一定的科学依据与价值，能够客观、准确地反映出事实，科学性的内涵和外延包括档案管理工作的广度和深度，深度是指提供利用的档案信息资源具体到何种层次，广度是指档案信息资源的主题范围覆盖了哪些方面。信息内容的真实性，是指档案信息资源具有可靠来源，能够如实反映事物情况，以及档案信息鉴定机制成熟的程度，通常有两种理解：（1）从时间维度来看，信息内容的真实性表现在档案在形成过程当中的真实及档案在形成之后的真实两个方面；（2）内容与事实相符的准确特性，档案兼具原始性和记录性于一体，原始记录性是档案的本质属性，因此，对档案信息内容的真实性鉴定，首先应是从形成过程上注重对其原始的“真伪性鉴定”；其次才是“准确性鉴定”和“完整性鉴定”[3]63。信息内容的完整性也是档案信息最基本的质量目标之一，对于完整性，有两层含义：（1）每份档案的内容、结构等信息没有残缺；（2）作为社会活动真实记录具有有机联系的档案与其他形式的相关资源数量是否齐全。在考虑建立企业档案价值的鉴定标准时，信息内容的时效性是管理、分析档案信息内容的重要方面，指档案信息内容的新旧程度，内容是动态的还是静态的，更新速度和周期怎样，以及最新的动态和进展行情。时效性是档案价值发挥作用的规律之一，包括档案与利用者需求之间关系的时效性以及档案价值形态的时效性，信息内容的时效性在很大程度上制约档案信息的客观效果，有些档案信息资源过了时效之后就失去了应有的作用。信息内容的独特性，也称初创性或原创性，指的是档案信息经创作产生并具有的差异性和非模仿性。

2.档案信息组织评价指标。作为档案信息资源质量的评价基准之一，档案信息组织具有协调性、稳定性、多样性和层次性，其优劣包括档案信息载体即档案管理系统本身色彩是否协调，页面设置是否合理美观，是否使用多种表达，以及是否具有清晰的层次结构等。信息组织的层次性，就是按照一定层次将大量的档案信息因素组织成有序状态，使整体分类科学、框架设计合理、具有清晰的层次结构，从而表明档案的属性。信息组织的稳定性，既指档案信息组织长期存在、结构稳定、运营状态良好的一贯性，也指档案信息系统受到外在环境干扰后，具有回复到原来状态的能力。信息组织的协调性，是指企业档案部门和档案人员在不断完善档案管理体制设计注重协调企业文件资料生成与归档之间关系；协调企业规划发展与档案工作之间关系；协调企业各项管理制度与档案工作制度之间关系；协调企业档案管理各项标准规范之间关系，以及协调企业业务办公自动化系统与档案管理信息系统之间关系，从而形成全局意识和系统化管理思想，不断提升管理效率和档案工作水平过程中档案信息系统各要素之间愈发体现出的协调配合和紧密衔接性，通常指界面布局合理、信息格式一致且色彩协调美观。信息组织的多样性，是指档案信息组织中相互关联要素的复杂多样性及表达要素形式和构成的区域群体多样性。

3.档案信息使用评价指标。档案信息使用是对档案信息资源质量进行评价不可或缺的要素，指有效档案信息被使用者所应用的情况。信息使用的可达性，判断用户是否可以准确、快速地进入综合档案管理系统的WEB端并进行档案信息获取，是所有可访问档案信息资源及授权访问数据所具有的特性。信息使用的友好性，指档案信息搜索引擎易上手，可操作性强，有助于促进人机交互，给予信息使用者美观、大气、舒适的感官体验。信息使用的及时性，是衡量档案信息资源运作效率的一个重要指标，指信息资源使用者是否可以在较短时间内获得所需要的档案信息资源。信息使用的易用性，是档案信息可用性（包括可以查询得到、可以借阅利用及可读可再现）的一个重要表现方面，指综合档案管理系统能够提供快速、便捷的多种档案信息检索方式，且检索效率较高。信息使用的参与性，是在组织制度建设档案产生和管理全员性、全过程性的影响下，企业档案管理体制的设计所愈发体现出的特点，指综合档案管理系统拥有较高的注册用户数、用户访问率及较长的用户驻留时间。信息使用的安全性，指档案部门采取一系列措施以确保档案信息质量、保密和防卫安全，一方面是确保综合档案管理系统具有一定的防毒、抗毒能力；另一方面要防止将重要的档案信息泄露给无关的用户。

根据以上所述档案信息资源的主要评价指标，形成档案信息资源质量的评价指标体系，如图1所示。

二、评价测定

图1 档案信息资源质量的评价指标体系

为了有效地利用图1所示的指标体系对档案信息资源质量进行评价，以航天A所的档案信息资源管理作为评价案例。需要说明的是，在使用上文构筑的档案信息资源质量评价模型对航天A所的档案信息资源管理进行实际测定时，评价数据由随机抽取的5位航天A所档案管理专家分别来完成。为了表达方便，采用简写符号来代替各评价指标，具体表示如下：档案信息内容AIC，档案信息组织AIO，档案信息使用AIU，科学性SCI，真实性TRU，完整性INT，时效性TIM，独特性UNI，层次性LEV，稳定性STA，协调性HAR，多样性VAR，可达性REA，友好性FRI，及时性PRO，易用性USA，参与性INV，安全性SAF。

首先，选择采用层次分析法中向量加权几何平均集结的方式来计算群决策的专家数据，分别对档案信息内容、档案信息组织和档案信息使用三个方面包括科学性等五个评价子项目、层次性等四个评价子项目和可达性等六个评价子项目进行两两比较，相对排序权重计算结果见表1。从表1中可以看出，评价者比较重视档案信息内容的真实性和完整性，而不太重视其时效性；比较重视档案信息组织的稳定性和多样性，而不太重视其层次性；比较重视档案信息使用的及时性和易用性，而不太重视其友好性。

表1 方案层中要素对决策目标的排序权重

同样，总目标档案信息资源质量下3个评价项目的重要度计算结果见表2。从表2的判断结果看，评价者比较重视档案信息资源的信息组织，其次是信息使用，最后才是信息内容。

表2 中间层中要素对决策目标的排序权重

三、评价结论

本文基于层次分析法的基本原理建立了档案信息资源质量的评价体系，并根据所建评价体系对航天A所的档案信息资源管理进行了评价。由于档案信息资源管理的技术、服务等成本指标与图1中给出带有主观色彩的指标之间缺乏可比性，因此本文在档案信息资源质量的评价体系的构筑及对航天A所档案信息资源质量评价体系的测定中没有包括成本。

从二级指标的评价结果来看，航天A所在档案信息组织上占有一定的优势，在档案信息使用和档案信息内容上则表现较差。在三级指标的评价中，航天A所以其档案信息的易用性、及时性和安全性在档案信息使用方面获得了优势。档案信息内容在二级指标评价中整体表现较差，但在档案信息的真实性和完整性上排到了前面，表现出了自己的特点。

航天A所的档案信息资源在档案信息内容方面具有真实性和完整性，在档案信息组织方面具有稳定性和多样性，而在档案信息使用方面具有易用性和及时性。在评价者看来，航天A所的档案信息资源管理十分重视用户体验，尤其在资源稳定性、多样性和易用性方面突出满足用户需求。航天A所档案信息资源管理的稳定性使其在面对突发事件时具有极强的处理能力。综合档案管理系统WEB端的搜索引擎内容丰富多样信息量大，而且，初级操作者容易上手可操作性强。

[1]曾娜.档案信息资源评价指标问题研究[J].档案管理,2005（5）.

[2]路小玉.如何加强数字档案信息资源的质量管理工作[J].黑龙江档案,2015（2）.

[3]黄世喆.关于档案信息内容的真实性[J].档案管理,2008（6）.

Quality Evaluation of Archives Information Resources

Pan Jinglu

(Beijing Institute of Nearspace Vehicle's Systems Engineering,Beijing 100076,China)

To establish an objective,reasonable quality evaluation system of archival information resources,and explore the scientific,feasible comprehensive evaluation methods of archival information resources quality,based on the quality evaluation system of archival information resources,this paper specifically analyzes the quality of archival information resources of an aerospace research institute by using Group Decision Making Analytic Hierarchy Process(AHP).The evaluation results show that:The Space Research Institute has certain advantages in terms of archives information organizations,while performance of archives information use and archives information content is relatively poor;the quality of archives information resources boasts authenticity and integrity in archives information content,stability and diversity in archives information organization,and ease of use and timeliness in the use of archives information.

archives information resources;quality evaluation;index system;AHPmethod of group decision-making

潘景璐，北京临近空间飞行器系统工程研究所馆员，管理学博士。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.08

DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.09

G270.7

A

2017-01-17