浅析高校二级学院办公室管理

李燕

（西南交通大学 外国语学院，四川 成都 611756）

摘 要： 本文通过回顾国内文献，界定二级学院办公室管理职能和分析高校办公室管理工作特点，并结合实际对新形势下办公室管理问题进行反思，提出建议，改进院校二级学院办公室管理方式，使其更好地为广大师生服务。

关键词： 高校二级学院 管理职能 管理特点

一、高校学院办公室管理职能

职能指的是人或者机构应当起到的作用。职能是在管理的语境下而来的，是为实现管理目标，保证工作计划顺利实施而确定的。“从高校内部来看，调整高校的组织结构和权力结构，无疑将对高校内部部门产生重大影响。高校办公室作为高校党政综合办事机构，是学校各项工作的枢纽，研究其在现代大学制度背景下的职能定位与调整具有示范意义”[1]。国内关于中国高校二级学院的办公室职能研究成果主要有三种：第一种是将高校二级学院办公室职能进行分解，得到参谋职能、综合协调职能、窗口职能。日常的办公室将充分发挥这三种职能，起到承上啟下、联系左右的重要作用。第二种是重点强调核心职能。廖远标指出，高校办公室核心职能就是协调职能。协调职能就是充分调动已有资源，传达上级命令，收集下情，协调各部门实现工作目标。梁克东认为办公室最重要的职能是服务职能。为广大师生提供贴心服务，增强服务意识是做好办公室工作的重要保障。第三种是对于新时期下高校办公室职能转变与更新的研究。有学者指出，在当前社会大背景下，高效办公室应学习商业管理的高效优点，将工商管理技术中的管理咨询引入，作为二级学院办公室调查研究的延伸和拓展。

1.行政职能。

行政职能主要由参谋决策和综合协调两项组成。参谋决策指的是学院应该积极参与院系日常事务的决策，为领导出谋划策。办公室应当提前进行信息的收集，整合并形成政策建议，为领导提供参考。其次，办公室人员应当熟知国家教育法律法规和学校日常政策，研究各项规定，把握政策取向，抓住问题重点和事物之间的内在联系，从而在宏观和微观层次上都能做到把握管理问题核心，才能为领导提供科学有效的建议。

综合协调职能指的是在上下级之间起到中介作用，与其他部门保持密切联系，对学院领导布置的任务做好督促落实。这就要求院办公室应当按照严格的办事流程：首先明确任务计划和任务完成的时间。同时把任务分解，通知各个职能部门。在工作期间，二级学院办公室应当尽到督促各部门的义务。同时，办公室应当收集整理有关文件，为各部门完成任务提供资料。

2.服务师生。

首先，服务师生职能可以说是高校二级学院最基本的职能，这项职能从校院系创立之初就存在。院系是教师工作、学生学习的最基层单位，作为院系窗口的办公室维系院系和学生之间的感情。人本服务意识能够增强院系与师生之间的凝聚力。院系办公室要及时将学校发布的有关教师的信息传递给各位教师，如课题申报，教学检查、成绩登录，并积极为各位教师的工作生活提供便利条件。在教学管理中，办公室要根据学校规定，及时完成课表的制定、教室安排、教学设备安排、考试组织等有关教学的部分内容。同时，办公室要发挥教师和学生之间的纽带作用，及时将学生的意见传达给教师，将教师的反馈传达给学生，将师生对学校的建议传达给上级。

其次，办公室要主动担负起营造学院文化的任务。一个学院就有一种独特文化氛围，这是师生归属感的来源。学院办公室应当在开学之初，主动制订迎接新生的计划，给予新生关爱。对于已经毕业的学生，他们的需求也属于办公室的职责范围，比如补开证明，寄送成绩单等。这些琐碎细小的工作处处体现的是学院的精神风貌，营造的是团结友善的氛围。

3.信息管理。

当前社会是一个信息化的社会，信息的数量规模与传递方式不可以同日而语，高校管理技术手段也在更新。高校信息汇集的中心是办公室，教育部的政策、学校的政策、上级领导的指示、本学院的重大事件最终都要汇集到学院办公室。每日大量的信息汇集使得办公室应当做好信息收集和整理工作，为提高办公效率打下基础。首先，院系通过各种渠道收集信息，去伪存真，去粗取精，留下重要信息，对信息按重要程度进行排序。其次，将信息按照部门类别传达给相应部门，等待反馈。办公室可以被比作节点，各方面的信息最终汇总，传向四面八方。办公室信息管理的另一个重要方面就是利用层出不穷的新技术。随着计算机和网络的发展，出现了数据库、办公软件、即时通讯等管理工具。办公室人员应当熟练掌握这些常用软件，极大提高办公效率和信息的收集贮存效率。总而言之，在信息化社会，高校学院办公室信息管理职能应当注重信息快速收集与传达和信息化管理工具的使用与更新换代，二者是相辅相成的关系，一方的进步能够促进另一方的发展。

由此可见，不同维度下，高校二级学院办公室具有参谋决策、检查监督、定期反馈、协调工作、信息管理等不同的职能。笔者认为行政职能作为核心职能，在高校规模不断扩大的背景下，越发凸显出其重要性。随着高校三级管理体制的不断完善，二级学院办公室管理思路和管理方式也在发生变革，行政职能的内核——服务意识进一步彰显，优良的服务意识能够使学院办公室搞好服务，贯彻以人为本的理念。随着各个学院为争夺教育资源，努力参与竞争，学院办公室在其中发挥着重大作用，例如负责协调学院内部各部门之间的关系，提高文件流转效率，处理师生综合事务，防止出现教学事故。

二、高校二级学院办公室管理的特点

学院办公室作为学院的综合部门，主要具有以下特点：

1.综合性。

学院办公室管理的综合性指的是，作为核心部门的办公室，承担着职责范围较广，除了调查研究、资料收集和文件整理、档案管理、机要保密这些常规的办公室工作外，还要进行会议举办，公务接待、与上下级单位交流等政务性工作。“有许多交叉环节需要管理者之间互相合作，共同解决，很容易责任分工不明确，出现管事的人多，干事的人少的现象”[2]。大量的工作任务使办公室人员必须具备综合素质，才能效率和质量兼顾。其次是行政信息的综合性，包括党和国家的教育方针、上级单位的指示；本单位的总体战略与计划、目标管理内容、上级领导决策形成的文件资料；各单位在日常行政中工作状况的信息搜集、师生意见与建议，来自四面八方的信息涌入办公室带来的不仅仅是工作量的增加，还有对办公室人员学习能力和适应能力的挑战。

2.服务性。

高校学院办公室管理还有一个重要特点是服务性。不论是日常的事务性活动，还是管理性的政务性活动，都离不开作为管理主体的高质量的服务。作为服务机构的办公室具有自身的特殊性，首先办公室是具备执行和参谋职能的有机体，但不具备完全的决策权和纯粹的执行义务。在参谋方面，办公室仅仅是提供可行性建议，绝对不能代替领导决策，更不能私自决策。在执行性方面，一部分任务是需要下放给不同的部门的，不能所有事务都由办公室来执行，时间和效率都不允许。认识到这一点后，办公室应当明确自己的服务性是为其他部门或者领导提供协助，并且通常情况下，学院领导身兼学术带头人和行政岗位领导，平日里任务繁多，行政性管理只能通过办公室实现。办公室要有自觉性，主动为领导服务，减轻领导工作中的重担，强化前期准备工作的服务意识。

3.协调性。

协调性是指作为中枢的办公室需要承上启下，联系左右，保证学院教育管理系统日常运行的顺畅。当出现工作争议或者工作问题时，要及时排查，找出原因，告知上级领导处理的要及时上报，需要多部门共同解决的，要尽快牵头成立相关委员会，召开会议。办公室工作应树立整体观、大局观，熟悉全方位的工作，对外界变化和内部矛盾熟稔于心，这样才能及时协调学院系统，保证效率。“根据系统论的观点，系统的结构决定系统的功能。而从一般意义上说，结构就是整体的各个组成部分及其间的关系、关联。结构不是各个部分的简单罗列堆积，而是一种整合、有机结合。可以说，如果把一个高校的一个院系视为一个整体，那么要使其成为一个有机的系统，要发挥‘1+1大于‘2的系统功能，协调与组合的作用是至关重要的”[3]。

4.保密性。

办公室工作不同于其他常规性部门的工作，时常会接触到机密性文件，诸如文件、试卷、科研成果等。范围广、时效长是办公室保密工作的重要特点。另外，由于经常接触学院领导，一些机密消息的泄露将成为最大隐患。每个办公室人员都具有高度的保密意识，自觉遵守保密规则，不透露、不打听成为基本要求。但是应清楚政务公开和工作机密不是同一关系，公开是消除疑虑的最佳方式，按照要求公开的文件信息要及时公开，绝对不能把工作机密当幌子，导致不信任感和舆论的导向偏离。

三、高校二级学院办公室管理存在的问题及对策

1.固守传统管理模式。

二级学院办公室管理作为教育系统管理，自然有別于工业企业管理，具有独特性。许多工作人员固守传统的管理方式，工作严重缺乏创造性，不积极主动参与学习。三级建制完成后，中国高校权力下移，办公室成了拥有部分实权的部门。从之前仅负责简单程序化工作到增大参谋指挥职能的比重，增加了工作的技术含量。信息化社会，信息技术的发展和信息数量的增多，传统管理模式已经不再适用，迫切需要变革。目前高校二级学院办公室人员没有接受过高标准专业化的训练，一切经验都需要从实际工作中提取总结，部分适应力差的工作人员只能固守传统，导致工作进度跟不上内部职责不明确。并且“由于高校之间竞争加剧，高校发展压力增大，越来越多的高校办公室发挥中枢协调作用，将学校不同部门、院系凝结成缩微版的大学参与社会网络中的资源竞争，这是实践发展的必然也是高教改革使然”[4]。

一方面二级学院办公室拥有众多对外职能，一方面内部人员各有分工。但是内部人员时常因为分工不明、分工不均引发各种各样的矛盾，使得工作效率严重下降。责任是权力的伴随品，具备多少权力就应履行多少职责。但是对于办公室内部级别平等、权力无差的工作人员来说，要想提高效率就必须由众人协商共同制定办公室工作规章制度，设置不同的工作岗位，明确划分个人职责，制定奖惩措施，否则就会出现“三个和尚没水喝”的局面。

2.对口部门过多，任务集中且繁重。

在改革教育体制之后，学院成为独立的个体，许多工作都需要通过学院办公室完成，一个二级学院办公室的对口单位达到数十个之多，包括财务、教学、科研、党建、接待部门等。内部工作人员不但要承担着对外职能，还要承担着学院内部教学事务管理职能，任务量远远超过改革之前。大量任务往往会集中在一段时间，自然形成工作淡季和旺季。这就要求高校学院根据实际情况灵活配置工作人员，在工作旺季增配人手，适当将权力下放到各系，避免造成人力资源浪费和工作不能按时完成的后果。

3.改进高校学院办公室管理的对策。

（1）树立科学管理观，以人为本。科学管理是任何管理的基础，树立科学管理观，首先，应当掌握科学管理理论，将理论与现实结合，形成具有特色的高校办公室管理模式。其次，办公司管理的本质为广大师生提供服务，协助学院领导进行决策，办公室工作人员应当提高工作主动性，变被动地提供服务为主动服务，从而为广大师生提供高效、主动、贴心的服务。上级学院领导要瞄准办公室工作条件的需求，提供资金和进行定期培训，提升人员待遇和素养。学院领导也要下放权力，给予办公室充分的自主权，不能大事小事都要求上报进行决策，工作上属于办公室职责范围的事务就应交给办公室全权处理，上级领导进行宏观把控即可。

（2）加强现代信息管理手段的应用，提高工作效率。随着信息化时代进程的加快，管理技术手段不断更新，办公自动化极大地提高了学院办公室管理效率，增加了工作量。但是因为学院办公室工作人员素质不均衡，部分是引进人才的家属和被教师岗位淘汰的教职工，年龄和学习能力成为学习办公自动化的最大障碍。学院需要组织培训，提高他们的工作积极性，定期考核，办公自动化的学习难度一般，但是对于工作效率的提高却有着非比寻常的意义。传统的任务下达和工作交流需要人力通讯，费时费力，而即时通讯则可以在数分钟之间传递到位，打破地域限制。

（3）划清岗位职责，规范工作规章制度。无规矩不成方圆，只有严格遵循高效的工作制度才能提高工作效率。明晰的岗位职责是执行制度的前提，要结合个人优势和岗位特点，为每一位工作人员制定合适的岗位，同时创立定期轮岗制度，熟悉不同岗位，有助于工作中默契度的培养。“制度建设是管理之本，要使管理工作规范、高效，必须建立一套适应新时期要求的二级学院办公室管理制度”[5]。加强制度化建设，在完善办公室各项规章制度的基础上，优化工作办事流程，从经验式的工作流程转变为科学化、规范化的工作流程。

四、结语

“十三五”规划落实中，高校学院办公室管理会面临着层出不穷的问题。但是只要办公室管理强化职能意识，以学院工作为中心，树立高度的服务意识，坚持科学管理理念，不断总结工作中的经验，勇于发现问题、解决问题，充分发挥主观能动性，就能适应当前工作新形势，就能保证工作效率。不能忽略考核机制和监督机制的建设，工作质量的评估将会有效督促工作人员积极改进工作方式，提升办公室的形象，提高效率。

参考文献：

[1]宋清涛.我国高校办公室职能拓展与强化[J].江苏高教，2010（3）.

[2]胡雪黎，沐泽凤.关于高校学院办公室工作的思考[J].高教论坛，2014（11）.

[3]赵军.高校院系办公室管理职能研究[D].长春：东北师范大学，2007（6）.

[4]孙伟，王世龙.高校办公室中枢协调职能运行机制研究[J].高教论坛，2010（12）.

[5]蔡荣荣，胥亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能研究[J].邢台职业技术学院学报，2013（2）.