档案保管模式与档案后保管模式

付玉霞

档案是重要信息的载体，对于以后工作的顺利开展具有重要的指导意义，因此，做好档案的保管工作就非常有必要了。档案的保管可以分为保管模式与后保管模式，本文对这两种模式进行了非常详细的阐述，并对它们的特征进行了深入的分析研究，从而为从事档案保管的工作人员提供一定的指导。

随着科学技术的不断发展与进步，档案的保管工作也获得了长远的发展，各种先进的保管模式应运而生。传统的档案保管模式已經不适应档案的发展要求，其在档案管理中的问题越来越突出，影响了档案管理水平的不断提高。合理的档案保管模式能够提高档案保管工作的效率，并且还能够在档案管理工作中充分的运用各种现代化的信息技术，推动我国档案管理水平的不断提升。

档案保管模式的基本内涵

档案保管是指按照标准规范的要求，对重要的数据资料进行收集、整理、归档，并进行储存保管工作，进而为以后工作的顺利开展提供资料支持。在实际的档案管理工作中，必须要坚持“统一领导、分级管理”的基本档案管理原则，这是进行保管工作规范化的基本要求。不同单位的档案保管工作不尽相同，要根据单位档案的具体情况，制定有针对性的档案管理模式和设置合理的档案管理机构，才能将单位的档案管理工作做好，进而推动单位的长远发展。我国目前主要的档案管理机构主要有：各政府机关、企、事业单位等；并建有完善的专业档案馆和国家档案馆等；新型的档案管理机构有档案中介、档案事务所以及文件中心等。随着科学技术在档案管理中应用的不断深化，高科技信息技术被广泛的应用于档案的管理工作中，各种新型的档案保管模式如雨后春笋般出现，促进了我国档案管理水平的不断提高，从而推动了我国档案管理事业的发展。

档案保管模式的主要特征

通过对档案保管模式进行细致的分析，发现其主要特征主要有以下两个：

进行文件与档案的分阶段管理。文件管理与档案管理是不同的两个具有独立性的运行系统，在运行过程中具有各自的特征。在文件与档案的实际管理工作中，管理目标要按照一定的规则分解到各个管理阶段，并在工作中逐步实现各个阶段的小目标，从而完成文件与档案管理的管理目标。单位的各项活动一般都会以文件的形式进行记录，通过记录可以对单位以后活动的顺利推行提供依据。文件管理与档案管理都存在保管时间与实用价值的问题，虽然实用价值可能在保管过程中降低，但是仍具有一定的参考价值，为工作的进行提供参考依据。因此，被保存的文件和档案一般都是具有一定参考价值的，随着社会的发展，对文件与档案的保管要求也不同，使档案保管模式具有阶段性的特征。

文件来源较唯一。一般情况下，档案资料都是以实体的形式进行保存的，因此，档案资料与保管机关具有唯一性，与档案保管工作的性质相一致。通过一定的分析得出，档案保管模式的首要联系是关于形成者与档案之间的内在联系。因此，只有对档案形成者有了全面的了解之后，才能明确档案资料的真实价值。

档案后保管模式的基本内涵

随着社会的不断发展，后现代主义在西方国家中快速传播，档案管理也在后现代主义的潮流中获得了不小的发展。后现代主义在西方档案管理界产生了巨大的影响，极大地改变了西方档案界的思维惯性，从而为档案学的研究提供了良好的发展机会。随着电子档案的出现，传统的档案管理模式无法适应这种新式的档案资料，促使档案管理进入了后保管时代，为档案管理的发展起到了巨大的推动作用。

档案后保管模式超越了标准的档案管理模式，根据相关的标准要求进行档案管理，以对文件进行永久保存为前提，适应了社会发展对档案管理的要求，具有科学性和先进性。在实际的档案后保管模式中，仍然依靠档案管理工作人员进行各项操作，但是对档案管理工作人员的要求较高，需要有非常强的专业性。后保管模式关注的主要是文件的内容、格式、文件之间的内在联系、智能等，其中，对电子文件进行适宜的管理是档案后保管模式的重要工作之一。

档案后保管模式的主要特征

档案后保管模式主要是由新来源观、宏观鉴定、知识服务组成，其主要特征主要有以下两个：

文件与档案不可分离。随着电子文件的迅速崛起，文档一体化得到了更进一步的完善，促使了对文档进行一体化的管理变为现实。虽然文件与档案出现的时间各不相同，但是其所包含的社会内涵、物质状态和有关信息等是相同的。传统的档案管理模式通过对文件进行归档用来区分文件与档案，因此，对两者可以进行分别管理。而对电子档案的管理却并非如此，资料都是通过电脑进行起草、整理、归档以及再利用等，促成了文件与档案的一体化管理。在档案的后保管模式中，将科学技术与档案管理工作进行深层次的结合，能够最大限度的提高档案管理工作的效率和对档案资料的利用程度，这是后保管模式存在的真正意义。

电子文件来源不唯一。随着远程通讯技术、网络技术以及互联网的广泛利用，各类数据库之间的联系越来越广泛。同时，跨国网络的出现，给各种机构的联系提供了更便捷的通道，促进了数据一体化的长远发展。因此，电子文件与档案的来源打破了传统模式下的单一形式，向着多元化的方向不断发展。

总而言之，随着社会的不断发展进步，对档案的管理工作提出了更高的要求，为了做好档案的管理工作，必然要打破传统档案管理模式的限制，采用适应社会发展要求的档案管理模式。在实际的档案管理工作中，通过对档案后保管模式的大力推广，可以进一步提高现在档案管理工作的效率，尤其是对电子档案的管理，进而提高我国档案管理的工作水平，从而推动我国的档案管理事业不断发展。