探究信息时代企业档案管理工作实践

郎继荣

（山东寿光港投集团 262700）

摘要：随着信息时代的来临，计算机被广泛地应用到各个领域，企业档案管理工作对于企业发展起着极为重要的作用。文章提出了加强企业档案管理的具体措施，力求使档案管理工作与信息时代同步，更好地为企业现代化服务。

关键词：信息化；企业档案；档案管理；服务

信息时代下的企业档案管理工作，与传统意义的档案管理相比，有着明显的不同。无论是对企业档案管理重要性的认识，还是对档案管理的方法、手段，乃至对档案管理人员的素质，都提出了新的更高的要求。因此，加强企业档案的管理和利用，使之跟上信息时代的发展步伐，就成为了一项十分紧迫的任务，不可等闲视之。

1企业档案信息化和办公自动化协同发展

将企业档案信息化和办公自动化统筹考虑、协同发展。目前，很多企业在设计和开发办公自动化系统时，企业档案部门不能及时参与其规划和设计，档案管理系统与企业办公自动化系统各自为政，缺少统一规划，使企业办公自动化系统的设计功能无法满足企业档案管理系统的归档要求，或者出现企业办公自动化系统与档案管理系统不兼容等现象，使档案管理系统难以有效地投入使用和发挥作用。企业在进行档案信息化建设时，需要与信息中心加强合作，建立电子文件档案数据中心，将前期的文书处理与后期的归档管理及档案利用综合考虑，把企业文书处理和档案管理两个不同性质、不同阶段的工作紧密结合起来。同时，树立前端控制思想，在设计文件处理流程时，充分考虑到后期归档管理和档案利用的需要，将企业档案管理功能纳入其中，对文件归档和目录生成以及提供利用等档案管理模块的设计提出了具体的要求，这样，电子文件档案数据中心是企业信息资源库的重要组成部分，实现了企业档案信息资源的共享和利用。

2加强企业档案信息系统的安全管理工作

在开展档案信息化工作中，企业需要坚持现代化的信息处理技术与企业档案管理工作相结合，树立安全风险防范意识，加强企业档案信息系统安全防范规划。如电子档案入网后，在进入、传输、使用等三方面采取安全保密防范措施，层层设防确保安全。为防止外部攻击，采取防火墙、攻击检测技术和数据恢复技术等措施；为防止内部成员泄露，建立电子归档管理与电子档案安全利用管理制度，并进行身份认证，设定访问权限和用户角色等防护措施，还根据文件的密级情况进行有效的访问控制，如哪些用户能够登录到服务器获取资源，哪些用户只能在终端机上进行查询，哪些用户能够访问哪些目录、公文和资源等都有明确的规定和控制。同时，为防止失密、泄密等事件发生，制定非公开的档案信息一律不得上外网的规定，以确保企业档案信息的安全。

3提高企业档案人员的综合素质，实现企业档案管理人员专业化要求

由于现代化的企业档案管理工作是以计算机为手段，通过网络技术来实现的，这就对企业档案管理人员的综合素质提出了较高的要求。与传统的企业档案管理工作相比，不光需要熟悉档案管理的基本原理、方法和手段，还要掌握计算机管理和网络管理等新技术和新知识，并利用这些新技术和新知识完成企业的档案管理工作。具体来说，企业档案管理者应掌握以下三方面的知识和技能：一是具有多元化的知识结构。学习和掌握现代科学技术的理论、管理和文化等多方面的知识，尤其是计算机等科学知识，它们对企业档案管理的現代化、信息化具有直接的作用。二是掌握档案管理专业知识，如档案学、文书学等等，具备档案著录、检索、标引、编研等有关方面的技能。三是具有运用档案管理现代化技术，进行档案信息研究与分析，提供给企业高层次的档案信息服务与咨询的能力。综合掌握这三方面的知识，就要求企业档案管理人员必须不断的学习。为此，企业需要采取档案人员离岗深造、专业培训和企业内部档案人员以强带弱、以老带新、互帮互学的方法，使企业档案人员的综合素质得到明显提高，从而促进了企业档案信息化工作的发展。

4改变工作方式，转移工作重点

在企业档案信息化工作中，企业需要改变传统的档案工作方式和工作重点：一是企业档案业务指导工作的重点由过去指导整理立卷转移到指导对文件流程的跟踪控制和企业档案价值的鉴定工作上来。企业办公自动化系统可以自动实现文件的分类，文件归档后其主题标引和档案分类号都可以由系统自动完成，文书处理人员和企业档案人员的工作量都大为减少，案卷和档案编目质量得到明显提升。在这种情况下，文书处理人员和企业档案人员就可以将工作重心更多地集中到企业档案价值鉴定和流程的跟踪控制上来。档案价值鉴定是脱离企业系统辅助，需要靠人工来独立完成的工作，这是确保企业档案管理质量的重要环节；而流程的跟踪控制，对于及时掌握文件流转情况，确保文件的准确、真实和完整都具有极其重要的作用；二是公司的档案利用服务由过去的手工调卷转变到提供多途径、多渠道网络环境下的高效率服务，可通过日期查询、立卷部门查询、主题词查询等多种检索方式，向利用者提供档案全文阅览服务；三是公司的档案部门由过去的独立工作模式转变为与文件形成部门、信息技术部门的经常性沟通和合作模式。在企业信息系统中，任何一个变化和修改，都需要建立在双方良性沟通和协商的基础之上，需要双方的共同理解和把握。

5畅通网络环境下档案信息服务的反馈渠道

档案信息利用效果的反馈，是掌握和了解企业档案信息利用价值的客观依据，也是做好企业档案信息开发和利用工作的重要前提。收集和整理企业档案信息利用效果，是企业档案信息服务的重要组成部分，也是企业档案部门在网络环境下及时掌握和了解企业对档案信息的需求，掌握和分析企业档案信息利用动态，不断加强和改进企业档案信息服务工作，提高网络环境下企业档案信息服务质量的有效途径。企业在加强企业档案信息利用效果反馈工作中，以完善档案信息利用等相关制度为基础，建立了利用信息效果反馈系统，使企业档案管理人员和利用者在共同完成档案信息利用效果收集工作中有制可依、有章可循，从而达到用规章制度规范企业档案信息利用反馈工作的目的。另外，挑选了部分档案信息利用实例，编制《档案信息利用实例汇编》，并在企业内部公开发表，畅通了网络环境下档案信息服务的反馈渠道，从而为信息时代进一步开展好档案信息利用工作打下良好的基础。

结语

总之，信息化时代必须要加强企业档案管理工作，要充分利用网络构建信息平台，完善基础设施和信息安全建设，适应档案信息化建设的需要，更要注重软件建设，统一信息化标准，抓好档案信息资源建设、创新企业档案管理模式、提高企业档案服务意识和加强企业档案的利用是信息时代加强企业档案管理工作的重要内容。在信息时代，档案管理人员必须找准定位，跟上时代的步伐，要努力提高的综合能力，合理利用信息资源，为企业创造更高的效益。

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