浅议信息时代电子档案的管理与开发

韩晓烨

（绥化市北林区疾病预防控制中心）

摘 要：在新时期发展的进程中，档案的形式已经朝着电子化的方向转移，这是今后档案发展的一个主要趋势，并且也是信息时代下的主流，可以说这与新时期的发展要求是相契合的，这就需要我们进一步分析与研究电子档案的开发以及管理，将其重要性凸显出来，希望在本文的论述下，能够对今后的电子档案管理与开发工作带来一定的帮助，最大化的挖掘其自身所具有的价值，这样才能更好的为社会服务，这也是目前档案管理工作者所面临的主要问题之一。

关键词：电子档案；管理；开发

在信息化的时代发展下，档案管理的手段推陈出新，呈现出电子化的发展趋势，电子档案所管理的信息都是具有十分重要收藏价值的信息资源，基本上都是与一些重大事件联系在一起的，正是因为如此，就进一步凸显出了电子档案管理的重要性。尤其是在一些事业机关中，电子档案的管理方式就更加重要了，因此，传统的档案管理显然已经不能满足信息时代的发展需要了，下面本文就对此展开进一步的探析，希望可以满足社会的发展需要，更好的提高档案管理的效率。

1 信息时代电子档案管理和开发的重要性

在信息时代的发展下，电子档案的管理以及开发变得越发重要。可以说电子档案能够满足信息时代发展过程中的需要，所以其重要性也就因此而得到凸显。一方面，通过计算机等相关技术的应用能够为电子档案的管理提供一个有效的平台，无论是在接收档案还是传递与存储档案的过程中，都可以实现一体化的效果，让档案得到资源共享，充分的展现出电子档案所具有的服务价值。另外一方面，采用传统的纸质档案管理，在管理以及开发方面的效率都不高，无法将档案信息所具有的功能展现出来，进而也就不能为信息时代的发展提供必要的数据支持。所以将其转化为数字化的方式以后人们可以在网络上进行档案的资源共享，这样对于各行各业来说都具有十分重要的应用价值。除此之外，电子档案可以进行备份，这与传统的档案相比具有明显的优势，一旦出现损坏，也能及时的得到补救。由此可见，加强电子档案的有效管理以及开发是今后的一个主要趋势，这样才能满足更多用户的需要，并且得到进一步的发展。

2 信息时代电子档案管理与开发面临的挑战

在信息时代的发展下，电子档案在管理以及开发的过程中会面临一些问题。我们可以将这些问题当作一项重要的挑战，积极的应对电子档案管理以及开发过程中所面临的挑战，能够带动我国档案管理事业的进步。针对当前电子档案管理过程中存在的不足，主要可以从四个方面来分析。首先，缺少必要的基础设施，这些基础设施是电子档案开发与管理的必要设备，如果配套设备不足，也就无法满足信息时代的发展要求。在基础设施方面，主要可以分为软件和硬件两类。硬件设施中包含我们常说的计算机、存储器等，通过计算机网络的支持，加强对硬件设施的建设，能够充分的实现设备信息化。但是在经费以及后期的维护保养方面需要投入大量的资金，这也就成为制约基础设施得到完善的主要因素。而在软件环境方面，主要包含一些重要的系统软件，对系统软件的开发以及进一步应用，才能够实现电子档案的资源共享，但是软件管理与开发目前受到兼容性的制约，所以电子档案基础设施的问题是需要重点解决的。

其次，档案管理人员缺少先进的管理理念，在信息素质方面有所不足，这是因为很多地区的档案管理依然是纸质的，而电子档案的管理还没有全面的普及开来，在人们的普遍意识中，只是被动的对档案进行保护，而没有做好相应的预防工作，那么档案所具有的服务功能也就得不到充分的显现，在信息时代下，电子档案可以将信息以一种更加高效、快捷的方式传播出去，将档案所具有的价值加以进一步的挖掘，这才能够满足现代化的电子档案发展需要，更好的为人们提供服务。另外，目前大部分档案管理人员只具备基本的档案软件操作水平，缺乏信息处理和软件编写能力，加之人力资源管理投入经费较少，优秀人才难以引进，导致档案管理队伍综合素质不高，一定程度上影响了电子档案的管理和开发工作。

3 信息时代电子档案管理与开发的对策

3.1 建立健全电子档案管理和开发的规章制度，使电子档案的管理和开发标准化、规范化、制度化。对电子档案的形成、流转、处置、归档的各个环节，实行标准化、规范化、制度化管理，确保同一类型的档案在不同部门和人员间产生的电子文档格式、规格、样式一致，如字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向需求用户的服务格式）及数据交换标准。要对电子档案的密级、开放范围进行规定，对电子檔案的异地备份和容灾系统进行规定，要对档案管理人员的职责进行划分，对因管理不当而导致档案信息失泄密的人员进行追查和处罚，等等。

3.2 加强基础设施建设。电子档案的管理和开发，基础设施建设是前提，既包括硬件基础设施建设，又包括信息软件环境建设。要用现代化的观念、技术、方法对档案业务流程和管理模式进行重新定位，建立系统有序的管理机制，并从组织领导、资金投入各方面给予支持，确保档案管理和开发的高质量推进。要开发高效、自动共享的管理平台，研究高性能的档案信息的查询系统，加快档案目标数据库建设，提高档案检索利用效率和服务质量，实现档案信息处理微机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化。

3.3 提高档案管理人员的素质，特别是信息素质。档案信息化和电子化建设需要具备计算机知识和档案知识的复合型人才，因此，适应电子档案的管理和开发工作，档案管理人员不仅要具备传统的档案管理业务能力外，还必须具备一定的硬件设备操作、电子文件、功能软件的使用、网络应用维护和信息安全防护等方面的能力。所以，要加强人才队伍建设，多渠道引进专业技术和管理人才，尤其是计算机和网络技术人才。同时，要加大档案管理人员的业务培训力度，提高法制意识，更新管理观念，打造一支业务素质高、责任心强的档案管理专业人才队伍。

结束语

除了上述的一些重要手段以外，还应该采取行政和技术手段，加强安全防范管理。档案信息化建设逐渐步入信息检索的开放性和传输的网络化，电子档案的安全问题可来自录入、传输、调用、存储等各个环节，必须完善技防、人防、物防措施，从源头抓好安全管理工作。要通过木马监控、防火墙等技术，阻止对档案信息资源的非法访问，阻止非访问权限内容从数据库非法输出，使数据库的信息和结构不受侵犯，等等。

参考文献

[1]吴冬，赖思明，徐科英.电子文件收集中的问题及解决对策[N].中国档案报，2012.5.

[2]陈文英.数字化建设是档案事业发展的必由之路[N].中国档案报，2011.9.

[3]陈英.浅析信息时代档案管理的创新与发展[J].办公室业务，2013（15）.endprint