灵活办公的4种新可能

王玉昊+郑晶敏

今年3月，乐高中国正式启用了新的办公总部，有近200名员工搬入了位于上海环贸广场二期的30层和31层。在这里，他们将享受与乐高的伦敦总部和新加坡总部的同等待遇—正式告别固定工位时代。

而他们每天工作的第一步都从自己的储物柜开始。由于取消了固定工位，没有人知道自己第二天还会不会坐在之前的位置上，一些办公用品包括私人物品被保管在标有员工姓名的储物柜中。他们的办公流程大概是这样的：开启储物柜、寻找当天想去的办公区域和办公桌、开始新一天的工作。在乐高上海，这个流程适用于所有人，包括公司高层。

“这是我十年来第一次进入一个没有自己办公室的办公环境，但是我们都需要渐渐适应这个环境带给我们的好处。”乐高中国总经理兼高级副总裁Jacob Kragh说。这种被称为“New Way of Working”的工作方式，最早于2014年在乐高伦敦总部推出，之后推广到了新加坡，然后是上海办公室。

但取消固定工位的办公模式并非乐高首创，它最早出现在美国硅谷的技术公司内，被称为灵活办公或移动式办公（activity-based working）的升级版。相较于从前的人，员工渴望更自由的办公环境，于是家庭和咖啡馆成了他们的第二个“办公室”。但个人分散式办公并不利于团队的系统化协作和繁琐的跨部门项目，于是又诞生了这种限定在办公室内部的“灵活办公”。

在现代开放式办公室兴起的20世纪初，它还只是一种由人们用简单粗糙的钢梁结构扩出的更开阔的空间。到了1960年代，一些公司开始在办公室中有条理地摆放绿植，以划分不同办公区域，改变原本沉闷的气氛。之后的二十年，办公室又逐渐出现小隔间，这其实是空间开阔进程的倒退。它让公司人在办公室中有更为私密空间，同时，也无形中增加了员工之间的沟通成本。

希望摆脱束缚的诉求并没有消失。千禧年后，因无线技术普及，人们有能力再一次摆脱隔间了。英国超过95%的雇主允许员工弹性工作，并将娱乐设施搬进工作领域。最近十年，人们更加重视团队意识，鼓励员工集体解决问题并营造幸福感，拥有舒适环境的联合办公空间逐渐流行。

乐高上海的员工可以选定不同的区域来安排自己一天的工作，如果想要相对安静的环境可以选择不许交谈的Silent Room，以及一些可以单独设立的小隔间，门口的电子显示屏设置为“已被占用”的红色提醒，这样便创造出了一片私人的区域。

同样，乐高还设置了普通的办公区域和开放式的讨论区。普通办公区类似于传统的“格子间”，但隔板都被设计成了有隔音功能的绒面隔板。开放式讨论区则取消了座位间的搁板，有的地方還配备了电脑，更方便小团队或者跨部门沟通。

为了让员工能够更方便地找到彼此，乐高还制定了一套全球通用的App系统，会根据手机接入的Wi-Fi连接点来确定员工的位置，如果需要找人，只需点击员工头像或者输入员工姓名便可以知道他所在区域的楼层和办公室信息。另外，通过这个App还可以预订空余的会议室。

“我们需要大家坐在一起讨论一些东西，实现部门间的无缝连接，因为我们毕竟是在同一个公司，并且销售着同样的产品。如果能够使得不同功能的部门实现整合，可以有效提升工作效率，并理解乐高的品牌价值。”Kragh说。

突破部门壁垒，让员工实现有效互动，是乐高推出这种办公模式的主要目的，这也是近几年办公室设计改革中最重要的部分。为提高工作效率，越来越多的大公司开始把办公室设计成联合办公空间，即使不像乐高一样完全打破“固定工位”，它们也不同程度地探索了通过改变办公环境来提供工作效率的可能性。

A

追求“纯天然”的工作环境

根据空间设计机构Human Spaces发布的职场人性化空间报告，在自然光线、安静空间、明亮色彩、活株绿植、美丽景观这5个工作空间元素中做挑选，有42%的雇员认为，自然光线是工作环境中最重要的元素。

鞋履品牌Clarks的设计总部，位于英国萨默塞特郡的一个面积约300平方米的仓库。由于工作人员多为对着图纸和电脑做设计的设计师，在改造空间时，他们就特意保留了旧工厂原有的大型窗户，使整个工作室拥有充足采光，并大面积运用白色来延展光线，会议室和储存室也都采用光面板材和透明的玻璃推拉门。天气晴朗时，办公室的阳光覆盖率达到80%以上。

作为经常加班的职业，广告公司的办公室除了极具设计感，通常还配备舒适的自然环境以缓解员工压力。电通安吉斯在上海总部的办公室里做了一面约200平方米的新鲜绿植装饰墙面，地面则铺设大量竹木地板，配有PM2.5空气过滤系统，室内织物饰品也以天然羊毛制品为主，为员工制定模拟生态环境的工作场所。

自然光的透入和自然元素的运用，能让创意工作者不会因为外在的自然原因影响工作进度，同时也降低了工作中不稳定情绪发生的可能性。

B

将办公室与家连接在一起

办公室设计的另一趋势是将家居与办公室融合，这是为了配合越来越多生活与工作难以区分的专业人士的需求，以帮助他们完成“家模式”和“公司模式”的迅速切换。

基于这个逻辑，Google总部拓宽了每个员工的工位面积，并允许员工自行设计改造，同时也可以带着孩子、宠物来上班。eBay的旧金山总部将公共区域作为改造重点，沙发、茶几、地毯、立式台灯和装饰艺术画等被搬到了公共区域的各个角落，这些客厅化的布置就是为了有效地让员工在休息时间减负。

这样的工作区域同时也提醒着员工，他们不单单选择了一位雇主，更是在选择一种生活方式。1990年代末的技术泡沫时期，硅谷的技术公司开始为员工提供桌上足球、打盹仓、充气城堡以及免费午餐，这些设置都颠覆了传统的工作场所，而如今它们已经普及，重点依旧是为员工提供能够帮助他们节省时间的便利设施，并且让他们感觉像在家里一样，以便有更良好的精力投入下一阶段的工作。

C

用办公室设计传递企业文化

“你选择了这个公司，就是选择了这个公司的企业文化。”一般公司的管理层通常都会用口头宣扬的方式来证实自己的公司确实有着某种文化。其实不用口头吆喝，每家公司的企业文化都会通过办公室的空间设计传递给它的雇员，以及来访的应聘者。

做“租房生意”的技术公司Airbnb把它在美国旧金山总部的办公区改造成了样板房，最有特色的是会议室。Airbnb并没有像普通公司那样给每一个会议室都取个名字，而是把公司内部的每个会议场地，都设计成App中出租屋列表上某个住所的样子，比如其中可能会有一个位于摩洛哥的贝都因（Bedouin）式帐篷。

此外，这家共享住宿公司专门有一间办公室，原原本本复制了几位创始人最初创办Airbnb时租住的公寓。“每一处细节都准确无误，包括壁炉上身披红丝绒的耶稣雕像。”Airbnb的创始人之一Joe Gebbia说。

将每一个会议室标注为目的地民宿，不仅可以时刻提醒员工公司的每一步开拓计划，还能让他们产生“天天都在旅行”的错觉。在这种环境中办公，要找辞职理由都有点难。

D

增設创意空间

很多公司都希望创新业务能在未来给公司创造收入。为提高员工的创造性，许多管理者容易首先想到物质奖励。这种想法没什么错，但有设计感的办公环境对提高员工的工作效率有无可替代的价值。

研究办公场所人类行为的机构Steelcase的一项调查显示，创新取决于人与人之间的互动、探索和实验。这意味着，能否在现实或虚拟环境下把人们聚集到一起，对创新结果非常关键。而这个过程中，办公环境扮演着重要角色。

欧莱雅巴黎总部添置了一处名为“露营地”的数字空间，其中运用了虚拟现实设备、3D打印机、数字检测设备等技术元素，激发团队的商业构想、增强他们的数字意识，并鼓励员工借助设备实现各种无限制的猜想，然后汇聚到最终的产品研发设计中。

HBO在西雅图办公室设立的Code Labs是HBO数字产品灵感诞生的实验室，它将一切设计都变得可以移动，高低可调节的桌椅让员工无论是站是坐，都可以用最舒适的姿势完成工作。最有特色的地方是，它将公司走廊的一整面墙壁变成了可书写的白板，方便员工随时记录下突然冒出的想法。

当然，也有人认为，开放式办公只适合年轻员工，而忽视了那些40岁左右的中年员工，他们因工作空间的流动性增加而不堪其扰。这些人可能需要更加稳定和安静的办公区域，才能专注工作。但无论如何，应该没人愿意再在死板的格子间里工作了。