企业档案数字化工作探索

张冬

摘要：信息时代的来临让信息技术的应用范围越来越广，不论是人们的生活还是工作中，都离不开信息技术的支持，它对于现代社会的经济发展和文化发展都有着非常深远的影响。一个企业想要在日益激烈的竞争中获取生存空间，得到更好更快的发展，就要让企业实现现代化、信息化。而对于企业档案的数字化管理的建设就是企业信息化的一部分，为了顺应时代的发展，企业的档案管理也要从原来传统的实体文件保管转变为数字化的虚拟信息管理。本文主要阐述了当前企业档案数字化管理的重要意义及企业在档案数字化管理建设过程中存在的问题，并给出了一些建议，希望能够促进企业档案数字化管理的建设，为企业谋求更好的发展。

关键词：企业档案；数字化；探索

随着电子信息技术和网络技术的飞速发展，信息时代来到了人们的身边，在人们的生活工作中，数字化、信息化深入其中，信息资源已经成为人们社会活动和经济活动的主要资源来源。目前，为了高效的利用信息资源，企业的档案数字化管理也成为各个企业的研究目标。在数字化的背景下，企业的档案数字化管理虽然能够使得企业的档案信息资源得到高效的利用，但是对于大多数企业来说，在企业档案数字化管理建设的过程中企业所付出的代价远远超过档案数字化管理所带给企业的效益，在企业的档案数字化管理建设中还存在较多的问题。

一、企业档案数字化的意义

数字化，简单的来说，就是复杂多变的信息通过计算机语言，被计算机理解和处理，在当今的信息时代，信息的数字化越来越被人们重视，信息的数字化能够将大量的实质的信息进行最小化的储存，为信息的使用者对于信息的高效利用提供方便[1]。对于企业来说，档案文件就是企业生产经营、管理活动、人员变动等过程中产生的具有保存价值的各种形式的文件，企业档案的数字化建设成为了一些企业对于企业档案信息资源的高效利用和管理的重要途径。档案的数字化建设对企业来说有以下几点重要意义：

（一）提高企业的经济效益

实现企业档案的数字化管理，能够将大多数纸质文件和实体文档（光盘、录影带）等通过计算机语言转化为计算机内部的虚拟文档，就企业而言，这样做可以减少大量的档案储存空间，当企业的管理人员或者企业工作的员工需要查阅某些文件时，也可以很大程度的缩减档案保管员或资料使用者在查找文件时所要耗费的时间，不需要再从大批的纸质文件中翻找所需要的文件，降低纸质文件在印刷和管理方面的耗费人力、物力资源，从而降低企业在档案管理这方面的管理费用[2]。在长期的积累过程中，这些费用对于企业来说也是一笔不小的财务支出，所以，企业档案的数字化建设，也可以提高企业的经济效益。

（二）提高企业的资源利用

实现企业档案的数字化管理，能够有效的改善企业档案资源的利用方式，使档案资源的利用空间最大化，提高档案资源的利用率，让企业档案资源的作用发挥到极致。企业档案实现数字化后，使用者想要查阅某些信息就可以通过网络进行信息资源的查阅，不用担心档案保管员下班或者不在办公区域是无法查阅的情况。还可以实现多人同时查阅同一份文件，不存在档案原件数量不够的问题，提高了企业档案资源的共享程度。使用者能够通过网络在任何时间，任何地点对于需求的档案资源进行查阅，使得企业档案资源的利用不再受时间、空间的限制，最大限度的满足使用者的需求，更加的方便、快捷。

（三）对于企业档案的原件有保护作用

对于企业来说，企业档案是长期存放在档案保管室内，以供企业管理人员或企业工作者进行反复的查阅和利用的，这就使得企业的档案原件在存放或者查阅过程中出现损坏或者遗失的现象，使得企业的档案在档案管理和档案利用方面存在着矛盾[3]。而企业档案的数字化管理能够完美的解决这一问题，档案实现数字化管理之后，就可以让使用者通过网络进行档案信息资源的查阅和利用，避免档案管理人员和使用者直接接触档案的原件，以减少对企业档案原件的使用频率，降低原件文本的损毁率，同时还可以根据使用者管理阶层的不同，设置不同的权限，以确保某些重要文件或资料的安全，从而从根本上解决企业档案利用与档案保管之间产生的矛盾。

二、企业档案数字化的过程中存在的问题及对策

企业的档案数字化管理对于企业的档案信息资源的利用率有着极大的提高，在企业的发展过程中有重要的作用，但是，在企业的档案数字化建设过程中，在仍然存在一系列的问题需要我们去解决。例如企业档案的数据库不够完善，企业档案管理人员对于档案数字化管理缺乏技术指导，企业的档案管理制度不够严格以及档案信息资源的安全问题无法得到保障等。

（一）建立完善的企业档案数据库

企业档案的数字化管理需要企业建立一个庞大的数据库，这个数据库可以包含企业所有研发设计、生产经营、人事变动等方面的具有保存价值档案资料，这样大批量的信息资源需要企业的档案数据库里做出分类储存。所以，首先要建立档案数据库目录，主要是将档案分类并按照不用类目录入到计算机中。数据库目录的完善便于企业员工查找资料，同时对档案管理人员的管理也有一定的帮助作用。其次，需要建立档案的状态数据库，這样，企业的工组作人员只需要通过网络就可以将企业的信息和企业相关的资料录入，做到数据库的及时更新，这样，就能使得档案资料的使用者及时的获取更加新颖的数据资料或信息[4]。

（二）提高企业档案管理人员的技术要求

目前大多数企业的档案管理人员都不是专职人员，他们同时要兼顾档案管理、文秘等工作，档案管理人员的素质高低也存在差异，而且对于档案的管理方式大多停留在传统的手工管理阶段。企业档案数字化管理在技术知识层面就要求企业的档案管理人员需要具备较高层次的知识水平，不但要掌握原始的档案保存管理方法，还必须要能够熟练使用电脑计算机，扫描仪器等办公用品，要具备使用和管理数据库，多媒体，数字摄影等多项技能，只有这样，档案的管理人员才能够更加快捷的对各种档案进行分类，并快速的完成档案资料的分类，以便让企业档案的数字化管理更加的有条理。

（三）落实严格的档案管理制度

企业档案的管理工作是非常繁琐的，在这一方面，企业的管理人员应该给予高度的重视，广大员工也要对档案管理人员的工作给予支持，这样才能够更好的落实企业的档案管理制度，才能给企业档案管理水平创造提升的条件。首先，企业档案管理部门要建立完善的管理制度，并保证每个员工严格按照部门管理制度进行工作安排。其次，在企业档案数字化建设的过程中，还要求企业提供多种现代化科技技术和多功能设备，这就要求企业具备一定的财力，以支持企业档案数字化的建设。所以，为了企业的档案数字化建设，企业应该尽可能的为档案管理工作提供良好的企业氛围和良好的物质环境支持，尽快完善企业的档案管理制度，为企业的档案数字化管理工作提供政策支持、人员支持和资金支持[5]。

（四）保障企业档案资源的安全

企业档案的数字化管理的建设，一方面为企业员工使用企业资源提供了便利而另一方面又让某些高技术不法分子有了可乘之机，所以企业的档案数字化管理在资源信息的安全方面也要多加关注。对于内部员工，要根据员工管理阶层的不同划分不同的档案资料查阅权限，而不是资源人人共享。对外则要建立优质的网络安保系统，防火墙等等，避免高技术网络犯罪分子通过互联网窃取行业信息或商业机密。其次，对档案管理人员进行合理的配置，尽可能的保持人员的穩定性，降低企业档案管理人员的流动，避免档案信息资源的外泄。

三、结束语

企业档案的数字化建设并不是一朝一夕就可以完成的，它是一项漫长而艰巨的任务，它使得企业的档案管理更加的方便、快捷，能够使企业的档案信息资源得到更加有效的开发利用，为企业提供更加优质的服务，在企业档案的有效传播和长期的完好保存方面有着重要的作用。因此，在顺应信息时代的技术变革的过程中，为企业建立完善的档案数字化管理是非常有必要的，在企业资金、技术、人力资源等方面的支持下，企业必须加强对于档案数字化管理的建设，建立更加完善的企业档案数据库以及企业档案管理制度，从而促进企业的整体管理水平，为企业能够更好更快的发展贡献力量。

参考文献：

[1]徐骁.企业档案数字化建设探析[J].云南档案，2016（04）：57-59.

[2]温青玉.浅谈企业档案数字化建设[J].机电兵船档案，2015 （05）：60-62.

[3]吴俊.企业档案数字化工作探索[J].上海航天，2014（31）：105-109.

[4]屠星敏.企业档案数字化管理探讨[J].现代国企研究，2016 （24）：49.

[5]曾维义.企业档案数字化建设探析[J].中国电业（技术版），2015（11）：178-180.