浅谈环卫档案管理中存在的问题及对策

王健

摘要：近年来，伴随着社会的不断发展，环卫档案工作得到了越来越多人的重视，可以说档案工作也发生了很大的变化，尤其是信息时代，不但给人们和社会带来了好处和方便，也为环卫档案工作提供了更多的管理方式，促进了环卫档案工作的管理，也给所有的档案管理工作提供了方便。本文首先介绍了当前环卫档案管理工作中存在的问题，然后提出可行性的发展对策。

关键词：环卫档案；管理；问题；对策

随着我国环卫事业的发展，环卫科技含量的增强，环卫科技档案的管理工作也逐步成为环卫科研人员极为关注的问题。严格、有效地管理环卫科技档案，是进一步开发、利用其价值的基础和前提，对于城市环卫事业的发展有着极为重要的意义。

一、环卫科技档案的特点

首先，环卫科技档案的特点是种类多、范围广、综合性强。它既包括环卫专用机械、设施的研究、制造，垃圾无害化处理和综合利用方面的问题，又包括对大气、水、土壤、规划建设、居住条件等自然和社会因素的研究，还涉及居民小区的卫生要求和标准。由于环境卫生是多学科的专业，有些科技档案不易分档。如一个公厕的规划设计、建造，与城市规划、建筑、环境科学等都有着密切的联系。因此，严格、有效地管理环卫科技档案必须保证其完整性，根据各项活动联系的密切程度进行整理。其次，由于我们环卫科研所从事的是环境卫生科学的基础研究，研究周期长，认真收集、整理和保管好环卫科研过程中形成的各种有保存价值的材料，并进行归档保存，使它完整、系统、准确，是非常重要的。

二、目前环卫档案管理中存在的问题

1.环卫档案管理工作人员业务水平还有待提高

伴随着社会的快速发展，信息时代正在不断向前推进，就当前我国环卫档案管理工作来说，我们的环卫档案管理工作人员的业务水平还不够高，已经不能适应现代环卫档案事业的发展需要。从实际情况来看，大部分环卫档案管理人员对环卫档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够专业，接受的档案管理工作培训不多。所以说我国环卫档案管理工作人员的业务水平亟待提高。

2.环卫档案管理不规范

经过调研和不完全统计，大多数城市环卫档案管理普遍存在管理不规范的问题，主要表现在档号不够规范和标准、案卷标题不统一、案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重。在材料的归档方面，往往疏于管理和严格把关，将一些不够真实的数据资料进行了归档，给环卫档案管理带来了严重的不足，失去了其应有的价值。并且存在档案收集不及时的现象，不能将有价值的数据资料快速归档，错过了资料收集的最佳机会，造成大量原始数据遗失，不能保证环卫档案的完整性。

3.信息化水平不高

环卫档案信息化管理是环卫档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升环卫档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来，环卫档案大力推进管理信息化建设，力图使档案工作与城市建设发展同步。但是，目前大量环卫档案不能做到信息化管理，

相关目录和索引没有进行数字化管理，不能快速有效地进行检索和查阅，始终停留在过去传统手工检索的基础上，影响了城建档案管理的效率。

4.对环卫档案管理的投入较少

在环卫档案管理过程中，设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套需要投入大量的资金，同时还需大量的资金支持维护。由于落后思想观念的制约，环卫档案管理工作不能带来直接的经济效益，致使管理者无暇顾及环卫档案工作中的硬件更新，配套资金不能到位，有时经费还会被一些更为紧急或者重要的工作所临时挪用，因而无法购置好的硬件设备和建立高起点的档案网络，更谈不上对硬件设备的及时更新，致使环卫档案管理基础设施建设投入不足，档案柜等设施落后，库房、档案室建设简陋、条件差，为档案资料的长期保存带来较大困难，制约了档案管理的现代化进程。

三、对环卫档案管理的对策建议

1.加强档案专业技术培训，提高环卫档案管理人员素质

人才匮乏是环卫档案管理需要面对的一个严峻问题，综合性人才尤其是计算机人才的紧缺需要引起相关部门的重视。要加强人才的培训，树立“以人為本”的观念，培养出一支高素质的队伍，保证管理工作能够顺利实施。要对从业人员进行定期培训，不断更新最新知识，提高自身素质，加强工作效率和工作质量。另外为了适应现代化发展的要求，还需要管理人员熟悉掌握现代化办公软件，以便更好地为管理工作服务。

2.完善环卫档案规章制度、实现标准化、规范化管理

在档案管理工作中，要始终把档案制度的建设与落实放在重要位置，没有健全的档案管理规章制度就难以确保环卫档案工作的顺利开展。建立科学的环卫档案管理体系和健全的档案管理规章制度是档案管理的关键。通过建立与环卫工作相适应的科学档案管理体系，理顺环卫档案管理体制，完善档案收集网络，逐步形成责任落实、人员到位、职责明确、分工合理、制度健全的档案工作管理机制，将环卫各个门类、不同载体的档案体系进行统一管理，使档案管理与环卫业务同步考核、同步发展。加强档案管理工作重要性的宣传，增强档案意识，要将环卫档案管理工作当成是一个重要的项目，让档案管理工作有章可循。在管理档案的过程中要做好各个环节，力求档案管理工作科学化、规范化。同时还要建立一个健全的网络管理系统，以便更快地搜捕网络信息。

3.加强环卫档案信息化建设

随着现代信息化的发展，传统环卫档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使环卫档案信息管理工作从传统的纸质档案馆藏转向以网络信息资源为主。信息化为环卫档案管理提供了新的途径，也为推进档案事业的发展提供了强有力的支持。只有改变以往的档案保存、利用、检索方式，建立健全适合现代化管理模式的档案信息化体系，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，才能使档案管理工作适应社会潮流，避免档案管理变成单纯的收藏，才能有效地保护城建历史档案，可以有效节约资源，提高环卫档案管理工作效率，创造更多的社会和经济效益。环卫档案管理信息化应重点加强以下方面的建设：信息化的基础设施建设，如服务器、计算机等硬件基础设施，应用系统、档案信息网络等软件基础设施；档案信息资源建设，重点从信息的储备和数字化两方面加强相关工作；档案的信息标准化和规范化建设，主要包括电子文件的归档和电子档案管理等；档案信息化的应用体系开发与维护；信息化人才队伍建设。

4.确保环卫档案管理资金投入

有效、充足的资金投入是确保环卫档案事业顺利发展的保证。环卫档案管理资金的投入主要包括馆舍建设与维护、档案柜、办公器材、计算机、扫描仪等硬件设施投入；人才引进、人员学习与继续教育、软件开发、网络支持系统购买等软件设施的投入。要制订资金投入计划，做到专款专用，使相关投入发挥最大效用，全面提升环卫档案管理软、硬件设施档次和水平。

四、结束语

综合所述，我们必须正视环卫档案管理工作中的问题所在，并且去积极地解决问题。同时人们必须认识到环卫档案管理工作的重要性，才能对其进行全方面的完善，更好地提供主动服务，赢得人们的理解和支持，不断发挥环卫档案工作的作用。