企业档案保管期限标时法应用及难点分析

张子敏

摘 要：档案的保管期限是衡量和表示档案价值的一种标识，能够为档案鉴定工作提供统一的标准及参照执行的依据。

关键词：档案保管；期限；依据

一、三分法与标时法

根据笔者对不同企业档案保管期限划分方法的调查，各家单位现以使用三分法及标时法为最多。其中三分法的优点如下：1、三分法包含了一定的时间幅度，灵活性较高；2、划分难度较小，对档案人员的文档业务水平要求较低；

而三分法的劣势也较为明显：1、三分法在对长期及短期进行划分时，只对最长期限作了规定，企业在对档案进行到期鉴定时，一般习惯于从长处理，大量档案的生命被无意义延长；2、馆藏档案无法及时进行到期鉴定，不利于馆藏档案结构及质量的优化；增加了档案的管理成本，也影响后续档案资源的开发利用。

与之相对应，标时法可以有效解决上述弊端：1、标时法保管期限的划分直观、明确、界限清晰；2、标时法有利于定期开展档案的到期鉴定工作，能够加快剔除无利用价值档案的频率，优化档案资源结构及质量，减轻档案保管工作的压力。

当然，标时法也有其劣势：1、标时法在对档案保管期限的具体划分上缺乏弹性；2、标时法的划分难度较大，加大了档案到期鉴定工作的难度，对档案人员的业务水平要求较高。

可以说，三分法与标时法的应用在企业档案管理工作中各有侧重及利弊，与三分法相比，标时法划分难度更大，但从长远角度考虑，在档案鉴定、档案资源优化及开发等层面，标时法具有不可替代的优势。

据国家档案局发布的《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）、《企业文件材料归档范围和保管期限规定》（以下简称《规定》），企业档案保管期限应统一采用标时法。由于《规定》以令的形式颁布，属于国务院部门规章，其效力高于其他规范性文件，是以各企业应按照《规定》中要求，梳理并制定本单位的档案保管期限表。

二、档案保管期限鉴定工作的问题

与各机关单位相比，企业档案涉及业务领域更广、档案类型更为丰富，因此在档案保管期限鉴定工作方面也有更大的难度：

（一）行业内缺少深入有效的指导、参照文件

企业档案保管期限标时法最主要的指导文件即为《规定》，而由于各企业所产生的文件材料内容差异较大，《规定》的保管期限表中只列出了管理类档案。

根据国家档案局编写的《<规定>实施指南》，“管理类以外的文件材料保管期限可以参照现有的办法或标准规范。如基本建设类、设备仪器类可参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、及《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）。”但DA/T28中所列保管期限表所采用的依然是三分法，DA/T42虽然适用于大中型工业企业，由于未能按照行业进行具体区分，许多行业也无法直接参照进行编制。由此可见，对于档案保管期限标时法，现阶段许多企业仍未有较为深入有效的指导及参照文件。

（二）同行业企业在档案工作中缺少深入交流

根据《<规定>实施指南》，“如企业无现成的办法或标准规范的可借鉴相关企业现成的样本，结合企业实际制定。”从当前情况来看，同行业內的各家企业在档案工作上基本上都是“各自为政”，缺少深入有效的交流，各企业的档案工作局限在内部小范围施展，档案业务标准化工作缺位，各家企业在档案保管期限的编制工作上也很难有所借鉴。

（三）档案保管期限表编制工作挑战较大

企业档案保管期限标时法的制定，需做好充分的前期调研及准备工作，包括组织准备、文件学习、业务职能分析、工作方案制订等。在编制过程中，除了文档部门统一组织及协调外，作为档案保管期限鉴定的主体，各业务部门需负责对本部门产生的文件材料进行梳理并对其保管期限进行鉴定。在完成档案保管期限表的编制后，应由文档部门上报相关主管单位进行审查，以使之更为完善和科学。

从上述编制过程可以发现，档案保管期限表的编制是一项系统性工作，工作周期长，涉及业务广、参与人员多，企业在人力及时间安排上都面临着较大的挑战。

（四）项目档案保管期限统一性问题

许多企业会产生工程项目档案，其移交主体为工程承包单位，而由于工程项目一般情况下建设周期较长，如在项目档案移交过程中修改档案保管期限的划分方法，为保证企业档案管理制度的一致适用性，除企业内部产生档案按照新制定的标时法执行外，工程项目档案势必也需要将保管期限做相应修改，这就导致同一工程下的同类档案出现两种保管期限方式，使得项目档案的管理模式较为混乱，对之后的档案到期鉴定工作也存在一定影响。

三、建议

为解上述问题、笔者有如下几点建议：

1、主动向档案及企业所在行业主管单位寻求指导，就工作中的难点寻求相应的处理建议或意见、指导性文件或培训资源。

2、同行业之间的企业应加强档案工作的沟通交流，建立行业内档案业务交流渠道，通过开展档案业务对标工作等形式的交流，互相借鉴学习，推动行业间档案业务标准化的建立，以求共同提升企业的档案工作管理水平。

3、企业内部应重视档案管理工作，建立完善的档案工作制度并投入足够的人力、物力、财力资源，自上而下支持并推动档案管理工作，成立档案保管期限表编制小组，且小组应有系统科学的组织架构。

4、做好衔接及准备工作、选择合适时间推行档案保管期限标时法。为保证企业工程项目档案保管期限的一致性，应完成在建项目的档案验收工作后，再选择合适时间启动档案保管期限标时法的制定工作。

企业档案保管期限的划分是企业档案鉴定工作的重要基础，也是一个值得各家企业长期学习探索的课题，希望各企业能够以《规定》为指导，结合企业自身情况，加强与同行业间企业的业务交流，不断提升档案管理工作水平。

参考文献：

[1]陈兆.加强档案保管期限的研究[J].兰台世界，1996（02）.