城乡居民养老保险档案管理的现状与对策

周世忠

【摘要】近年来我国社会养老保险制度改革发展很快，需要进一步加强档案管理工作，充分借助先进的管理技术，实现档案管理工作效率的提升，确保将档案应用的价值发挥出来。本文将简述加强城乡居民养老保险档案管理的意义，并分析档案管理工作的现状，有针对性地提出解决策略。

【关键词】城乡居民养老保险；档案；管理

随着城乡居民养老保险覆盖范围的不断扩大，越来越多的人参加了养老保险，如此一来就形成大量的档案资料，增加了档案管理工作的难度。因此，档案管理部门与工作人员要提起重视，主动创新城乡居民养老保险档案管理方法，充分应用科学的管理手段，提升档案管理工作效率，切实保障人民群众的利益。同时在当前社会快速发展的过程中，对于城乡居民养老保险档案管理工作而言，也要跟上时代发展步伐，明确档案管理标准，将各种先进设备配置齐全，确保档案管理工作顺利开展。

一、加强城乡居民养老保险档案管理的意义

（一）促进城乡居民养老保险制度改革。当前，我国很多地区的城乡居民养老保险档案制度提前实现了并轨，而在全国统一推行并轨制度以后，增加了很多新的内容，并提出了新的要求。对于城乡居民社会养老保险部门来说，除了要承担起社会保障责任以外，还要为超过60岁的老人提供社会化服务，并履行对其的管理职能。在这个庞大、复杂、系统的社会工程下，如果个人资料记录的不够准确与完整，就会对城乡居民社会养老保险档案管理工作带来不利影响，并导致居民社会养老保险部门工作无法顺利进行。因此，通过加强城乡居民养老保险档案管理，可以解决以上问题，加快城乡居民社会养老保险制度改革步伐。

（二）保障城乡居民的切身利益。城乡居民参加养老保险以后，自参保手续的办理到离退休享受社会养老保险待遇，期间经历的环节很多。在参保手续办理过程中，需要将收集完整的个人信息，形成原始资料，同时保存在个人档案中。之后无论是保险费的缴纳，还是划拨个人账户或计算利息，都需要记录在个人档案中。此外，在新老农保制度衔接、居民与职工养老保险流动以及保险关系转移、基金转入转出等手续的办理过程中，也要在个人档案中详细记录下来。这些档案资料是参保人享受社会养老保险的重要保障，因此通过加强城乡居民社会养老保险档案管理，可以让他们的利益得到保障。

（三）提升经办部门的工作效率。从档案资料收集与整理本质来看，主要是对业务工作的梳理与归纳，回顾、整理和总结已经完成的业务工作，并获得经验教训。如此一来，在今后工作的开展过程中，才能以此为鉴，少走弯路。此外，加强城乡居民养老保险档案管理工作，还能让决策者获得全面、准确的数据，从而确保制定的决策更加科学，实现工作效率的提升。

二、当前城乡居民养老保险档案管理的现状

（一）档案管理意识不强。一些领导在思想上忽视了城乡居民养老保险档案管理工作，错误地认为档案管理工作无法获得效益。如此一来，在档案管理上的投入就很少，各种软硬件设施无法及时得到更新，同时也没有安排专业的档案管理人员，缺乏足够的资金，不利于城乡居民养老保险档案管理工作的顺利开展。个别乡镇社区还缺乏专门的档案室，很多重要档案资料归档不及时，也没有妥善进行保存，在防火、防盗和防潮等方面，也未能做到位，容易出现安全事故。一些负责经办业务的人认识也不到位，对概念模糊不清，加之自己手上的工作都做不完，更缺少时间去收集、整理数量庞大、工作繁琐的资料，从而对城乡居民社会养老保险档案的完整性带来不利影响。

（二）档案管理标准不明确。现阶段城乡居民养老保险档案还处于起步阶段，相比于其他社会保险档案，管理对象不一样，未将管理规范明确下来，标准也不统一，因而管理水平存在很大差异。比如没有明确资料的归档范围、整理归档的方式、销毁措施，也没有实行分类和分级管理。同时也没有明确需要集中统一管理的资料类型、管理方式等，运行机制还有待完善。因此，必须让管理制度与程序更加标准化与规范化，才能提升城乡居民养老保险档案管理水平，并充分发挥出档案资料的作用。

（三）管理方式落后。自我国全面启动城乡居民养老保险以后，业务量逐年提升，虽然很多经办机构已经实行档案信息化管理，但是因为软硬件设施、人才队伍等方面还存在问题，不能将应有效能发挥出来。对很多城乡居民养老保险机构而言，管理模式非常落后，以人工操作为主，效率不高，在查阅档案资料的过程中，通常需要耗费大量的时间与精力，特别是数据统计工作更难开展，为城乡居民社会养老保险档案管理工作带来了不利影响。

（四）档案管理人员业务能力不强。从城乡居民养老保险档案管理人员现状来看，很多是兼职，就算有专职档案管理人员，大部分是由其他专业改行而来。这些档案管理人员很少接受专业、系统的知识培训，缺乏必要的档案管理专业知识，尤其是信息技术应用能力不强，在档案管理工作中仍然采用落后的管理方式，无法确保档案管理工作质量。如此一来，就无法真正发挥出档案资料的作用，无法保障群众的利益。

三、加强城乡居民养老保险档案管理的策略

（一）做好宣传，增强档案管理意识。要运用各种宣传方法，不断拓展宣传渠道，切实增强领导干部和每个公民的社会保障意识，对于城乡居民养老保险档案管理工作，在思想上引起高度重视。各级党委、政府领导也要提起重视，给予更多的支持，增加资金投入，安排足够的人手，解决城乡居民养老保险档案管理工作中资金、人员、软硬件设施、库房等不足问题。要主动创造条件、營造良好氛围，推动城乡居民社会养老保险档案管理工作的建设与完善。要为经办人员提供学习档案知识的机会，切实增强档案意识，尽快更新观念，在档案管理工作中保持高度的责任心，不断提升档案管理工作水平。

（二）完善制度，对管理程序进行规范。要根据《档案法》《社会保险法》等政策法规，制定城乡居民养老保险档案分类大纲，并将保管期限明确下来。对各类档案而言，要制定相应的管理制度，形成健全的制度体系，确保档案管理工作有章可循。在收集和整理各类档案资料时，要将档案程序明确下来，确保档案资料能够及时移交和存档，并得到妥善保管。不仅要满足工作进程，还要与档案管理要求相符。对于各种文书材料、业务报表、台账、图表、会计账薄等，都应及时做好立卷和归档工作。

（三）增加投入，采用先进管理方式。城乡居民养老保险管理部门要解决资金不足的问题，将微机等设备配置齐全，建立专门的档案室。要实行统一的标准，尽快实现计算机联网，让城乡居民养老保险档案信息得到共享。要加大档案管理软件的开发与应用力度，上级城乡居民养老保险部门负责统一组织实施，软件功能主要有档案自动编目、自动检索档案信息等，从而提升档案信息查询速度，便于做好统计工作。

（四）提升档案管理人员的业务能力。为确保城乡居民养老保险档案管理工作顺利开展，需要尽快完善管理制度，定期组织开展对档案管理人员的培训工作，让他们熟悉档案管理流程。要认真开展对纸质档案的存档与排序工作，同时及时做好维护，特别是对一些珍贵的档案来说，先做好备份，之后进行封存保管。只有提升档案管理人员的素质与能力，才能让城乡居民养老保险档案管理更加规范化。

四、结语

总之，城乡居民养老保险档案中记录着群众保费缴纳等情况，加强档案管理工作，确保其安全、真实和完整，让参保群众利益得到保障。因此，地方政府和城乡社区要主动履行好职责，认真开展养老金发放工作，同时运用先进的手段，不断提升档案管理水平。只有这样，才能充分发挥档案资料的作用，促进社会的和谐发展。

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