试论基层单位档案管理的信息化建设

王洪民

【摘要】目前，基层单位传统的档案管理不能完全适应现代社会发展的需求，存在着档案管理意识淡薄、档案人员素质不高、档案管理手段滞后等问题，应通过：树立档案管理理念现代化、培育档案管理人员科技化、完善档案管理设施网络化、推进档案管理资源数字化、实现档案管理服务高效化等途径，加快基层单位档案管理信息化建设。

【关键词】基层档案；信息化；建设

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：“到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化……”基层单位档案管理是整个档案工作的基础，是国家全部档案不断补充的源泉。过去主要采用人工管理的传统档案管理模式，已经不能完全适应现代社会发展的需求。

一、基层单位档案管理信息化的必要性

传统的纸质档案容易受温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火及机械磨损等因素影响被破坏，声音、影像、文字、图表等档案单独储存，占用空间大、维护成本高、查阅不便；随着科学技术的不断发展，特别是光盘技术、电脑扫描技术、微缩技术等广泛应用，增加了档案信息资源的存储量，可以将这些资料同时储存起来，占用空间小，保存长久，查阅方便，大大提高档案的利用效率。电子政务和办公自动化的发展，也使得人们对网上档案信息资源的需要日益强烈。因此，基层单位档案管理信息化建设势在必行。

二、基层单位档案管理信息化建设中存在的主要问题

（一）档案管理意识淡薄。基层单位对档案工作不够重视，在确定档案人员时有较大的随意性。档案人员责任心不强，工作兼职又多，有时心有余而力不足，面对大量的材料，只能进行简单的收集、整理和保存，没有时间和精力挖掘更丰富的档案信息资源，导致档案资源浪费现象严重，收集不齐全或未整理或整理不规范，档案的服务功能和作用不能充分发挥出来。

（二）档案人员素质不高。基层档案管理人员接受系统性、专业性的培训机会少，业务不精，素质不高，导致在归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，发生档案不按时立卷归档和未及时移交等情况；对现代化的计算机网络技术了解不够，没有掌握熟练的操作技能，直接影响了基层单位档案管理的信息化进程。

（三）档案管理手段滞后。基层单位档案室条件简陋，设备老化，甚至档案柜都不统一，更别提现代化的档案管理设备。即使配备了计算机，在实际的操作过程中，利用率很低，其它相关的管理设备配置很少。电子文件只是简单归类和保存，管理有待规范化、系统化和科学化。档案主要是以纸质载体作为实体，以手工操作为主。遇到档案的查找、编辑、分析等时，工作量巨大，步骤也繁琐。

三、加快基层单位档案管理信息化建设的有效途径

（一）树立档案管理理念现代化。在信息化社会，需要树立档案管理现代化的观念。要逐步实现基层单位档案管理的网络信息化，首先就要树立网络信息化的档案管理观念，转变传统的利用人工对档案实体进行收集、整理、保管和利用为主的管理模式，加强计算机网络技术对档案管理的应用，提高网络技术对档案管理的责任意识，促进档案管理逐渐实现网络化、信息化。

（二）培育档案管理人员科技化。基层单位的档案管理人员不仅要具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备信息化工作所需要的智力、知识结构及现代化管理能力。基层档案室的上级部门和主管业务部门应定期对档案管理人员进行教育培训，提高他们的档案管理专业知识，熟悉计算机网络技术的使用，更新、引进、消化、适应信息技术成果，把档案管理人员培育成既是档案专业业务又是计算机网络技术的行家里手。

（三）完善档案管理设施网络化。全面推进基层单位档案室计算机和网络普及应用，提高计算机管理档案的普及率，实现计算机及相关配套设施逐步统一；逐步实现基层单位档案室与本部门、本系统的办公网络链接；加快不同行業的档案管理部门与市档案局之间的局域网建设，与政府办公网络平台联通，力争实现一、二级档案单位专网联通，逐步建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。

（四）推进档案管理资源数字化。利用计算机网络技术对档案资源进行收集、加工、处理、利用，对传统载体档案全部数字化，逐步建立起全文数据库和多媒体数据库；根据相关标准和规范，加强电子文件的归档和整理，做好电子档案的容灾备份工作，提升电子档案管理水平，实现电子档案长期保存和安全利用；实现档案信息检索方式向智能化、网络化发展，促进基层单位档案管理信息化。

（五）实现档案管理服务高效化。加强档案信息建库入网工作，把档案数据库作为重要信息资源，纳入政府电子政务总体格局，为社会提供更方便、更准确、更高效的服务；充分利用和发挥互联网网站、微博、QQ群、微信群的作用，宣传档案工作，开展档案信息服务，提高档案的社会透明度和知名度，增强社会的档案意识和档案信息有效利用。

总之，基层单位档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势。要采取行之有效的措施，加快基层单位档案信息化建设步伐，让基层单位档案管理更好地服务于经济、服务于社会、服务于民生。

【参考文献】

[1]周玉莲.浅谈基层档案的信息化建设与管理，建材发展导向，2011.

[2]李洪涛.浅谈基层档案馆信息化建设途径，黑龙江史志》2012.

[3]郭慧.浅谈基层单位档案工作信息化建设，办公室业务，2013.