办公室秘书公文写作方法探究与应用

唐晓云+白佗+李维阳+辛飞

【摘要】办公室作为一个单位的参谋助手、综合协调的重要部门，尤其是办公室秘书作为领导干部的智囊和助手，如何发挥好以文辅政的作用，是办公室秘书人员需要深入研讨的课题，本文系统分析了办公室秘书的公文写作方法及其应用，希望对相关工作有所帮助。

【关键词】办公室秘书；公文；写作方法；探究；应用

公文写作是办公室秘书的工作之一，也是办公室秘书需要掌握的重要技能，公文的写作思路和其他文种的写作有一定的联系，也有较大的区别，在难度上并不低于其他文种，行文措辞、谋篇布局都需要字斟句酌。同时在公文写作中，不仅仅要遵循常见的规则，还有一些特殊的规律，这也是公文写作的难度所在。

一、分清公文的种类和特点

目前我国的公文文种较多，根据党政、地区的不同也存在着较大的差异，在应用范围上也会有差别，因此在公文写作之前，需要选择合适的公文文种，如果选择不当，很容易影响最终的公文质量，在公文主旨的表达上也会出现不准确的情况。办公室秘书在实际的公文写作中，需要首先明确公文文种，常见的公文文种包括通知、请示、纪要、报告、讲话等，分辨每一种公文的具体要求和功用，明晰每一类公文的语言风格和用词特点，才能在选择时保证准确，尤其是一些较为相近的文种，更需要进行区分，避免二者混淆。

二、明确写作的要求和主旨

公文写作是需要解决具体问题的，这就注定了公文的目的性较强，特别是工作报告、领导讲话等重要文稿要明确表达企业的管理策略和方向，阐明领导的工作方法和思路，包括面临的形势、应对的措施等等，这些都需要办公室秘书结合实际情况拟稿成文。如何准确掌握并充分表达写作意图？要学会换位思考，站在所在单位和领导的角度想问题、谋出路，表达全局的思想，而非个人的看法，才能保证文稿的立场不偏，内容上要真实准确，保证文字精炼、主线清晰、主次分明。要善于主动学习，特别是刚从业的办公室人员，公文写作容易出现描述粗浅、辞不达意等情况，要更广泛地搜集学习资料，及时沟通交流、掌握领导思路，从而避免主旨不明、立意不准的情况发生。

三、注重材料的收集和分析

一般情况下，公文的写作需要准确，并且和实践相结合，在短时间内需要撰写出公文，并且保证公文质量，这就需要办公室秘书在平时收集资料，做到“工作做在前头、功夫下在平时”，在公文写作时间较为紧急的时候，才能有“资源”可以调用，避免言之无物的情况发生。收集资料是办公室秘书公文写作不可缺少的环节，资料要求的范围较广，包括政治时事、各方形势、企业当前存在问题等等，同时要结合本单位实际针对性地梳理分析，整理成文，这样才能在实际写作上使“巧妇能为有米之炊”，即使在时间较为紧张时也能保证质量。

四、理清写作的思路和脉络

在公文写作之前，确定公文主旨之后，需要根据公文想要表达内容的不同，确定不同的文种和类型，并且确定写作层次和开头结尾的规划。在公文写作中，每一个文种类型大体上都是按照一定的逻辑和思路完成的，因此可以针对不同的文种总结写作思路，这样在实际的写作上，也会更加简便。例如，常见的写作思路总结如下：告知类的公文写作需要明确一件事，并不需要读者进行深入思考，因此写作思路为“事件-原因-表现形式”，在公告、通知、报告、意见等写作上都可以按照这一思路进行，祈使类的公文一般都是告知读者做某件事情的原因和具体行动，因此写作思路为“原因-内容-具体方法”，报告类公文一般都是总结工作业绩，安排下步工作，写作思路为“工作成绩-形势问题-工作部署”。根据公文类型的不同，第一时间理清协作思路，从而保障快速完成文稿写作。

五、学会使用公文惯用语句

办公室秘书在撰写公文时，想要保证公文的质量，就需要学会使用公文惯用语，并且在实践中灵活使用，这就对办公室秘书的综合素质，尤其是语言表达能力有较高的要求。公文写作尽管也是文章的寫作，但是和其他文种有较大的差异，不仅仅是写作时间较短，同时要准确表达领导的意图，并没有充分的时间字斟句酌，但还要保证表达的准确性，这就需要办公室秘书熟练掌握公文惯用语，恰到好处的准确表达。公文惯用语是在众多公文写作中总结积累的“万能用语”，甚至受到公文种类、公文主旨等方面的影响较小，因此可以降低办公室秘书的公文写作难度，也能更为简明的表达，例如，常见的公文惯用语包括“敬请批复”“来函收悉”“特此函复”等。此外，还可以结合单位实际和领导语言特点，针对性地总结提炼惯用语句，这样往往能够极为准确地表达了领导的想法，又不会显得冗杂，这也正是公文惯用语的优势所在。

六、结语

综上所述，公文写作在办公室秘书工作中的重要性不言而喻，地位也逐渐升高，掌握公文写作的方法和技巧能更为准确、快速地表达领导的想法和见解，这在实际工作中极为重要。通过本文总结的办公室秘书公文写作的方法和应用，能使公文写作符合相关规律和原则，更好地提升公文写作的质量。

【参考文献】

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