合同档案管理中的主要风险与管理措施

文雯

【摘 要】在以企业为主体的现代经济活动中，合同档案所扮演的角色愈发重要。因此合同档案的管理工作在企业日常经营活动中的重要性也是日益突出。

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【关键词】合同档案管理；风险；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我国市场经济的持续发展，让以企业为主体的市场化经营成为了中国经济活动的新常态。而在市场化经营过程中产生的各类合同和档案，是保护和证明这些经营活动合法性的依据，因此显得更加重要。然而，由于长期的计划经济体制和经营习惯的影响，使许多企业经营者对于合同档案管理工作采取了漠视的态度，由此也提高了合同档案在管理和使用上的风险等级。越来越多的经验教训表明：只有研究和制定出切实有效的档案管理办法，才能从根本上规避这些风险，保证企业的健康发展和有序经营。

2 合同档案管理风险的主要类型

根据对多个企业合同档案管理工作进行的综合研究可以看出，目前合同档案管理方面的风险已经越来越多，这些风险基本上可归为以下几类。

2.1 管理不善导致的风险

上文讲过，长期计划经济思维和传统经營理念的桎梏造成了合同档案管理工作的严重漏洞和缺位，这一类的风险是目前为止最多的。具体而言，一般表现为以下几条：

①合同格式错误与内容缺失

虽然说中国的市场化进程已经进行多年，但是相关的法制意识还没有跟上。许多企业的合同经手人没有相关的法制观念，对《合同法》的内容知之甚少，以至于其在拟订合同的过程中常常出现合同格式的错误或者必要合同内容的漏填，从而使合同在使用时常常处于被动地位。

②合同档案整理方法不符合要求

在电子化办公模式引入商业领域之后，传统的纸质合同已经逐渐淡出人们的视野，越来越多的合同档案采用电脑填写和印刷的模式制定。虽然这样给人们带来了方便，但也给合同档案管理带来了一些问题：合同原件对于企业来说十分重要，但很多企业档案管理者却只是索要和保留了传真或者复印件这样的合同形式，这样既不符合合同档案管理的要求，也容易带来合同隐患。

③只签不存造成的混乱

在很多企业经营者眼中都有着一个固有的观念，即“只要签了字、盖了章就完事，存不存无所谓”，因此在签订合同时为了图省事或者出于随意性考虑，企业经营者往往只管签字画押，却并没有告知合同档案管理人员及时将合同档案存档，这就使得档案管理工作产生了严重的混乱，例如遗失，调包等等。这样不仅会影响使用，还会产生一定的法律困境。

④“人治”取代合同档案

中国社会讲究人情世故，在商业活动中更是如此，这就让许多企业管理者在与别人订立契约关系时一味依赖口头或者人情关系，而并不是落于纸面的白纸黑字。这样一来就使得档案管理人员陷入“查无此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的违约风险

一般而言，合同档案都是作为证明一段时间内经营活动存在的凭证，只要在规定的时间内都会具有法律效力和约束力。但是必须说明的是，企业经营活动中遇到的情况是随时在变化的，因此违约风险在合同档案使用过程中也是不可忽略的风险类型，必须引起足够的重视。然而现在很多企业经营者法制观念淡漠，契约观念十分滞后，在经营过程中经常出现随意毁约、违约的现象。再加上上文提到的几条风险的共同作用，往往使得企业在违约之后面临严重的法律问题甚至刑事惩罚，这从客观上直接延缓甚至阻碍了企业的正常发展。

2.3 保存过程中的安全风险

合同档案的妥善保存，对于其被正常使用并在关键时刻发挥法律效力是十分重要的，然而，现在很多企业的档案管理者对这一块的责任落实情况令人堪忧。不管是以往的纸质合同档案还是现代化的网络电子档案，安全问题一直都不容忽视。传统纸质合同档案保存管理过程中的防火防盗问题自不用说，在电子化档案时代，网络被攻击、电脑被侵入造成的安全风险也是十分严重的，所以，不论何种条件下做好、做细合同档案的安全保存工作都是不可忽视的。

3 合同档案管理中规避风险的具体措施

上文对企业合同档案管理过程中容易产生的风险的类型和主要表现做了详尽的说明，不难看出，不管是哪一类型的风险，其产生的根本原因都在于合同档案管理工作职责不到位和具体措施不规范。在此，本文特别提出了几条行之有效的规避风险的措施。

3.1 完善企业合同档案管理制度

虽然合同档案管理工作平时是属于专门的管理部门来处理，但实际上却是牵连着企业各个部门的大动作。因此，企业的合同档案管理部门必须根据本企业实际经营情况和业务范围，制定出一个健全且细节化的档案管理制度，并严格要求各个部门或人员在使用或签订合同档案之后应在多长时间内进行合理的归类存档工作[1]。对于平时没有开设或者职责长期不清的合同档案管理部门和人员要进行专职培训，让这些人员充分熟悉企业合同档案管理工作的全部规定和工作流程，从源头上遏制和杜绝合同档案风险的产生。

3.2 提高企業合同档案管理的专业化水平

一直以来，我国企业重业绩轻管理，尤其是对档案管理这一部分更是采取漠视态度，这客观上也成为合同档案管理风险滋生的温床。因此，建立专业的合同档案管理部门，提高档案管理的专业化水平刻不容缓。

具体而言，除了前面提到的完善制度，设置专业队伍之外，还必须加强企业全员对合同档案的保护管理意识和相关的法律观念，使他们随时随地用专业和法律的眼光来对待合同档案管理工作。

企业档案管理人员要树立主人翁精神，在工作中主动督促其他部门完善合同档案管理流程[2]；其他部门对于企业档案管理人员的相关工作也要做到密切配合，主动给予有效帮助。此外，要与时俱进，不断提高专业化、信息化合同档案管理水准，进而提高企业合同档案的管理效率。

3.3 合同档案管理法制化

市场经济环境下的经营活动必须有足够的法治精神作为支撑，而与法律最为挂钩的合同档案的相关管理工作也要遵循法制化的思路[3]。具体而言，企业在管理合同档案的过程中，要根据实际和相关法律法规制定行之有效的内部管理规范，杜绝人情管理、腐败管理等情况的发生。同时，合同档案管理人员也要对相关法律做到牢记在心，随时用法律法规对自己的工作进行规范。

除此以外，在与外部企业发生合同联系时，也要根据法律法规做好合同档案的保护工作，以切实维护好自己的合法权益，保证企业的正常经营和发展。

4 结语

现代市场经济条件下的企业经营活动，其规范性和合法性都需要各类合同档案作为支撑和凭据，因此，除了经营盈利以外，合同档案管理工作应该成为企业经营活动中的重中之重。虽然在实际经营活动中，不可能绝对规避本文所提到的合同档案管理风险，但是，只要完善合同档案管理规范，做到以法治精神和规则心态来进行管理，那么风险的发生几率自然也会随之降低。此外，随着经济活动的不断深入和扩大，除了本文所述类型以外的各种新型风险也会不断产生，这就需要企业的合同档案管理人员不断学习，与时俱进，研究和改进自身的工作方式，提高应对风险的能力，从而推动企业的健康发展。

【参考文献】

【1】赵秀玲.浅析事业单位电子档案管理的主要措施[J]. 黑龙江科技信息，2016（23）：169.

【2】付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J]. 黑龙江科技信息，2016（21）：186.

【3】王嘉漪.刍议企业合同风险管理及控制措施[J].企业改革与管理，2016（12）：41.