英语商务信函的书写策略

摘 要：本文探讨英语商务信函书写中出现的问题及解决的途径，旨在培养学生掌握英语商务信函的书写特色， 提高英语商务信函的书写能力。

关键词：英语商务信函；书写；策略

1 英语商务信函的写作意义

随着世界经济的快速发展和全球一体化进程的加速，英语商务信函扮演着越来越重要的角色。在快节奏的现代商务活动中，写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流。它是国际商务往来最常用的联系方式，也是对外贸易活动的载体。写出一份准确严谨、简洁明了、规范得体、彰显个性的英语商务信函不仅能够促成交易的达成，而且可以发展同客户的良好关系，以及达成新的业务方面起着积极的促进作用。

2 英语商务信函书写常出现的问题

2.1 词汇错误

在商务英语信函的写作中，同一个词汇在商务中具有完全不同的含义。 “credit “本意“信誉、声望”，在商务中“信用证”。“offer” 提供，在信函中"报价”。Promotion “提升“，在信函中”促销“。Confirm “证明”，在信函中“保兑”。在信函写作中，不要用其他词代替信函中的意思，严格遵守它的含义。

2.2 词汇陈旧

隨着时代的发展和进步，商务英语词汇的规模在不断扩大。国际经济的快速发展和计算机技术的高度发达，许许多多商务英语词汇应运而生。“a going concern，” 盈利企业。”a leap in the dark “ 冒险举动。这些新的商务词汇的出现，为商务英语信函的交流提供了便利。在写作中，要不断地跟上时代的发展，与时俱进，更新词汇，保持商务信函的新鲜度，与世界接轨。

2.3 主动语态多

在商务信函中，被动语态使用较多。为了使信函的表达准确无误，严谨周密，不引起歧义，提高交流的效率，使用了大量的被动语态。主动语态是表示主语是谓语动作的使动方的语态，信函中有时动作的参与者和发出者是谁不清晰，主动语态使用较少。

3 解决途径

3.1 书写层面

（1）大写

在英语产品介绍信函和产品推销信函中，为了给读者留下深刻印象达到过目不忘，产品名称的所有字母大写。In the brochures， MOUNTAIN 10 is very useful for the kitchen.另外，为了突出产品特点，吸引客户眼球，使读者快速抓住重点，迅速做出决定，交易马上达成，表达产品特点的词组所有字母也大写。CONVENIENT AND ECONOMICAL .

（2）逗号

在英语商务信函中，逗号使用较多。逗号用在复句内各分句之间的停顿，用逗号隔开表达了不同的意思，又糅合在一个完整的句子里，避免意思含混不清，帮助读者正确理解信函内容，顺畅做成交易，避免误入歧异。

（3）冒号

在英语商务信函中，冒号的使用常用来引导下文。Quantity： 1000cases. Payment ： by L/C.商务信函需要用简洁明了的语言表达内容，冒号引导下文节约了字数和空间，读者简易轻松理解大意，快捷抓住内容核心，节省了时间，方便了业务。

3.2 词汇层面

（1）古词

在英语商务信函中，古词的使用具有鲜明的文体特点-庄重、严肃、正式。We hereby mail one catalogue.恰当使用英语古词提升整篇信函的庄重性和严肃性，英语商务信函代表企业或公司的形象，商谈业务涉及企业之间巨大的经济效益，严肃认真的态度是商务信函必备的态度，古词的使用表明了其特点。

（2） 数词

在英语商务信函中，准确的数字对于双方贸易上的交往成功非常关键。A discount 5%.数字的使用不能有半点马虎随意，否则会造成重大经济损失和亏本，有时直接影响到公司的声誉，产生法律纠纷。

（3）形容词

在英语商务信函中，积极乐观的词可以给客户带来身心愉悦之感。快乐高兴的心态对于商务交往非常重要和关键。顺利达成交易和成功奠定业务基础为未来的贸易往来打下了牢固的基础。Glad， excited， suitable， convenient， pleased.这些词对商务交易达成起着积极的作用。

3.3 句法层面

（1）虚拟语气

在英语商务信函中，良好的沟通和交流非常重要，保证了整个商业业务流畅进行和运作。使用虚拟语气委婉含蓄，商讨交流的余地较大，对方容易接受。If you could consider， I would appreciate it.这样的交流语气，有利于维护双方的合作关系和保持良好的友谊。

（2）被动语态

英语商务信函被动语态使用较多。Your goods has been delivered to another company.它是商务业务往来通信， 表达上需要准确和规范；措辞和语气上需要礼貌委婉，严谨周密。信函涉及双方权利和义务，可作为解决双方争端的法律依据。

（3）复合句

英语商务信函对简洁性和严谨性都有一定的要求，为了保证严密的逻辑性和信函的正式性，信函需要复合句As this falls within the scope， we are desirous to establish relation with B.复合句结构复杂，表达严谨周密，商务信函中，复合句使用较多。

3.4 语篇层面

（1）省略

英语商务信函具有“节约经济”特点，双方繁忙的业务交往需要快捷简洁交流，为了避免繁琐，信函中常用省略。同时尽速突出新的商务信息，紧凑衔接语篇。We hope this shipment will be examined by more（shipment ）.

（2）重复

重复指某个语言成分多次出现的现象。在英语商务信函中，为了突出致函方的意图，加深阅读者对这一主题的印象，希望对方引起关注和重视。We have trouble in shipment.the trouble is the cargo.

（3） 连接

在英语商务信函中， 表示时间、因果、转折、递进、并列、条件等连接词的使用体现了信函的逻辑性和连贯性。这些连接词的前后关系非常紧密，巧妙衔接前后两部分内容，读者清晰知道信函内容，有效提高了信函语篇的粘结度。As soon as， as， therefore， when， where， so that 等。

4 结束语

作为当今社会活动不可缺的一分子，英语商务信肩负着建立贸易关系、沟通商务信息、塑造商务形象的社会职能。它代表公司形象，是公司的脸面，是企业对外公共宣传关系中的重要手段，对于公司树立良好的形象极为重要。希望写作策略的研究使英语爱好者能够深入了解其特点，学习写英文商务信函，提高英语写作能力，增长见识，开阔视野，更好服务于经济社会。

参考文献：

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3.钱瑗.实用英语文体学[M].北京： 北京师范大学出版社，1991.

4.张学芳.基于商务英语的语言特点谈商务英语翻译技巧[J]. 才智，2014，7（21）： 271-272.

作者简介

刘宏杰（1966-），女，吉林，硕士学位，汉族，北京信息职业技术学院，副教授，英语语言学。